Intranet auf Basis M365

Die Pandemie hat die interne Kommunikation in vielen österreichischen Unternehmen auf die Probe gestellt, denn Daten, Dokumente und wichtige Neuigkeiten mussten die betroffenen Mitarbeiter trotz verschiedener Standorte und Wegfall des Flurfunks schnell erreichen. Nicht allen Firmen ist es gelungen, die nötigen Voraussetzungen für eine solche Struktur zu schaffen. So erklärten 48 Prozent der Führungskräfte in einer Studie von Deloitte, dass die interne Kommunikation zumindest teilweise unter dem Wegfall des Büros als Kommunikationsort gelitten hat.

Dabei besitzen viele Betriebe mit der Microsoft 365 Lizenz bereits alle Werkzeuge, die sie für die Umsetzung einer digitalen Informationsstruktur benötigen. Wir erklären, wie Sie mit einem Intranet auf Grundlage von SharePoint Informationen bündeln, für effektive Informationsflüsse quer durch das Unternehmen sorgen und mit operativen Anwendungen die Basis für ein digitalisiertes Dokumentenmanagement schaffen.

Intranet als Informations- und Kommunikationsplattform

Das Intranet ist ein unternehmensinternes Netzwerk für die Veröffentlichung, Verteilung und Strukturierung von Informationen und in seiner Funktion als digitales “Schwarzes Brett” bereits über 25 Jahre alt. Mit SharePoint können Firmen mittels vielfältiger Möglichkeiten die interne Kommunikation optimieren:

• Informationen ortsunabhängig bereitstellen:
  Ein Intranet bündelt und stellt Informationen für alle Betriebsangehörigen bereit, unabhängig von ihrer Abteilung, ihrem Standort oder ihrer Sprache. So stehen wichtige Informationen wie Dienst- oder Essenspläne, Veranstaltungen oder die Vorstellung neuer Mitarbeiter stets jedem einzelnen Mitglied der Belegschaft zur Verfügung.
• Gesamtes Personal in Informationsflüsse einbinden:
  Auch Mitarbeiter ohne Microsoft-Lizenz können über die Mitarbeiter-Apps in das Intranet eingebunden werden, sodass die gesamte Belegschaft in für sie relevante Informationsprozesse Einblick erhält.
• Onboarding verbessern:
  Mit einem allzeit verfügbaren Handbuch für neue Mitarbeiter verbessern Unternehmen die Onboarding-Erfahrung, erleichtern die Einarbeitung und entlasten so zugleich die Personalabteilung.
• Heterogene Systeme verbinden:
  Durch den Einsatz unterschiedlicher Systeme für Business- und Projektmanagement, Marketing und Kundenbetreuung sind Informationen oft verstreut und müssen im Bedarfsfall zeitaufwendig manuell zusammengefügt werden. Das Intranet fungiert in einer heterogenen Systemlandschaft als individualisierbarer digitaler Arbeitsplatz, an dem jeder Mitarbeiter auf relevante Anwendungen und Daten zugreifen kann.
• Feedbackprozesse strukturieren:
  Die Einführung neuer Tools und Technologien bedarf der Unterstützung und des Feedbacks von Mitarbeitern. Über abteilungs- oder themenspezifische Chats oder Foren schaffen Unternehmen einen strukturierten Kanal für den schnellen Austausch von Informationen und die systematische Abfrage von Feedback.

Prozesse digitalisieren mit einem operativen Intranet

Ein modernes Intranet auf Basis von SharePoint kann nicht nur Informationen bereitstellen und verteilen, sondern bietet auch im operativen Einsatz zahlreiche Möglichkeiten:

• Dokumentenlenkung:
  Verträge, Zeiterfassung, Reisekosten, Urlaubsanträge und andere Dokumente können im Intranet zentral gespeichert und die anhängenden Freigabeprozesse abgebildet werden.
• Anforderungen stellen:
  Mitarbeiter benötigen regelmäßig Daten aus anderen Abteilungen. Über das Intranet lassen sich solche Anfragen in einem strukturierten und automatisierten Workflow abbilden, sodass Prozesse schneller, transparenter und effektiver gestaltet werden.
• Fuhrpark-Management digitalisieren:
  Auch Serviceflotten und andere Fuhrparks lassen sich über das Intranet verwalten. Die Fahrzeuge werden in einer Datenbank abgelegt, Mitarbeiter können ein beliebiges Transportmittel anfragen und der Flottenmanager die Anfragen genehmigen oder ablehnen.
• Projekt im Intranet verwalten:
  Mit einem Intranet auf Basis von SharePoint bilden Unternehmen Workflows in beliebiger Komplexität digital ab, sodass die Verantwortlichen jederzeit einen Überblick über das gesamte Projekt haben.