Intranet auf Basis M365

Digitale Infrastruktur | INDIV | Management
Bernhard Rechberger

Die Pandemie hat die interne Kommunikation in vielen österreichischen Unternehmen auf die Probe gestellt, denn Daten, Dokumente und wichtige Neuigkeiten mussten die betroffenen Mitarbeiter trotz verschiedener Standorte und Wegfall des Flurfunks schnell erreichen. Nicht allen Firmen ist es gelungen, die nötigen Voraussetzungen für eine solche Struktur zu schaffen. So erklärten 48 Prozent der Führungskräfte in einer Studie von Deloitte, dass die interne Kommunikation zumindest teilweise unter dem Wegfall des Büros als Kommunikationsort gelitten hat.

Dabei besitzen viele Betriebe mit der Microsoft 365 Lizenz bereits alle Werkzeuge, die sie für die Umsetzung einer digitalen Informationsstruktur benötigen. Wir erklären, wie Sie mit einem Intranet auf Grundlage von SharePoint Informationen bündeln, für effektive Informationsflüsse quer durch das Unternehmen sorgen und mit operativen Anwendungen die Basis für ein digitalisiertes Dokumentenmanagement schaffen.

Intranet als Informations- und Kommunikationsplattform

Das Intranet ist ein unternehmensinternes Netzwerk für die Veröffentlichung, Verteilung und Strukturierung von Informationen und in seiner Funktion als digitales “Schwarzes Brett” bereits über 25 Jahre alt. Mit SharePoint können Firmen mittels vielfältiger Möglichkeiten die interne Kommunikation optimieren:

  • Informationen ortsunabhängig bereitstellen:
    Ein Intranet bündelt und stellt Informationen für alle Betriebsangehörigen bereit, unabhängig von ihrer Abteilung, ihrem Standort oder ihrer Sprache. So stehen wichtige Informationen wie Dienst- oder Essenspläne, Veranstaltungen oder die Vorstellung neuer Mitarbeiter stets jedem einzelnen Mitglied der Belegschaft zur Verfügung.
  • Gesamtes Personal in Informationsflüsse einbinden:
    Auch Mitarbeiter ohne Microsoft-Lizenz können über die Mitarbeiter-Apps in das Intranet eingebunden werden, sodass die gesamte Belegschaft in für sie relevante Informationsprozesse Einblick erhält.
  • Onboarding verbessern:
    Mit einem allzeit verfügbaren Handbuch für neue Mitarbeiter verbessern Unternehmen die Onboarding-Erfahrung, erleichtern die Einarbeitung und entlasten so zugleich die Personalabteilung.
  • Heterogene Systeme verbinden:
    Durch den Einsatz unterschiedlicher Systeme für Business- und Projektmanagement, Marketing und Kundenbetreuung sind Informationen oft verstreut und müssen im Bedarfsfall zeitaufwendig manuell zusammengefügt werden. Das Intranet fungiert in einer heterogenen Systemlandschaft als individualisierbarer digitaler Arbeitsplatz, an dem jeder Mitarbeiter auf relevante Anwendungen und Daten zugreifen kann.
  • Feedbackprozesse strukturieren:
    Die Einführung neuer Tools und Technologien bedarf der Unterstützung und des Feedbacks von Mitarbeitern. Über abteilungs- oder themenspezifische Chats oder Foren schaffen Unternehmen einen strukturierten Kanal für den schnellen Austausch von Informationen und die systematische Abfrage von Feedback.

Prozesse digitalisieren mit einem operativen Intranet

Ein modernes Intranet auf Basis von SharePoint kann nicht nur Informationen bereitstellen und verteilen, sondern bietet auch im operativen Einsatz zahlreiche Möglichkeiten:

  • Dokumentenlenkung:
    Verträge, Zeiterfassung, Reisekosten, Urlaubsanträge und andere Dokumente können im Intranet zentral gespeichert und die anhängenden Freigabeprozesse abgebildet werden.
  • Anforderungen stellen:
    Mitarbeiter benötigen regelmäßig Daten aus anderen Abteilungen. Über das Intranet lassen sich solche Anfragen in einem strukturierten und automatisierten Workflow abbilden, sodass Prozesse schneller, transparenter und effektiver gestaltet werden.
  • Fuhrpark-Management digitalisieren:
    Auch Serviceflotten und andere Fuhrparks lassen sich über das Intranet verwalten. Die Fahrzeuge werden in einer Datenbank abgelegt, Mitarbeiter können ein beliebiges Transportmittel anfragen und der Flottenmanager die Anfragen genehmigen oder ablehnen.
  • Projekt im Intranet verwalten:
    Mit einem Intranet auf Basis von SharePoint bilden Unternehmen Workflows in beliebiger Komplexität digital ab, sodass die Verantwortlichen jederzeit einen Überblick über das gesamte Projekt haben.

„Zähe Freigabeprozesse, zerfasernde Projekte und unklare Berechtigungen müssen nicht sein: Hören Sie auf, sich über die alltäglichen Probleme zu ärgern und fangen Sie an, tragfähige Lösungen mit SharePoint und Microsoft 365 einfach umzusetzen!

Bernhard Rechberger, Key Account Manager | corner4 Information Technology GmbH

5 Vorteile eines Intranets mit Microsoft 365 für Unternehmen

Egal, ob informierend oder operativ: Ein Intranet auf Basis von Microsoft 365 bindet alle Mitarbeiter in Informationsflüsse ein und bietet Unternehmen dadurch 5 starke Vorteile:

1. Höhere Produktivität: Zeitkritische Informationen erreichen die betroffenen Mitarbeiter über das Intranet zeitnah, sodass weniger Leerlauf innerhalb von Prozessen entsteht und die Produktivität insgesamt steigt.

2. Reibungen reduzieren: Ein Intranet schafft einen zentralen Sammelpunkt für die automatische Verteilung von Informationen anhand klar definierter Zugriffsrechte und beseitigt so Ineffizienzen bei der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.

3. Digitalisierung in allen Abteilungen vorantreiben: Durch die Erstellung von Apps für spezifische Prozesse, wie die Vertragszeichnung oder den Zugriff auf die Dokumentenablage, lassen sich auch Mitarbeiter in die Digitalisierung einbinden, die nicht über einen PC-Arbeitsplatz mit Microsoft-Lizenz verfügen.

4. Corporate Identity stärken: Im Onboarding fungiert das Intranet als Anker für die Mitarbeiterbindung, stärkt das Zugehörigkeitsgefühl durch funktionierende Informationsflüsse und fördert ein einheitliches Auftreten gegenüber Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit.

5. Kosteneffiziente Umsetzung: Alle nötigen Funktionen für die Umsetzung eines Intranets sind bereits in der Microsoft-365-Lizenz enthalten, sodass keine zusätzlichen Anschaffungskosten für teure Drittanbieter-Software anfallen.

So gelingt die Umsetzung eines Intranets im Unternehmen

Bei corner4 beobachten wir seit Beginn der Pandemie einen Bedeutungszuwachs des Intranets für die interne Kommunikation. Einerseits benötigten viele Unternehmen eine Infrastruktur, um Mitarbeitern auch im Home Office alle wichtigen Informationen zukommen zu lassen, andererseits wird das Intranet vermehrt für operative Anwendungen eingesetzt. Der Anstoß für die Umsetzung kommt unserer Erfahrung nach, vor allem aus der Belegschaft:

  • Die Initiative geht von der Marketing- und Unternehmenskommunikation aus, die Probleme aufgrund ihres Arbeitsalltags früher bemerken und die Vorteile eines Intranets für die gesamte Kommunikation erkennen.
  • Häufig ist die eigene IT bereits im Boot, um die technische Machbarkeit und das Zusammenspiel mit allen anderen IT-Systemen zu gewährleisten.
  • HR und Qualitätsmanagement sind in der Regel erst in zweiter Linie involviert – vor allem für die Umsetzung operativer Anwendungen wie der digitalen Übermittlung von Meldezetteln oder der Dokumentenlenkung.

Letztlich bietet ein Intranet für jeden Mitarbeiter und jede Abteilung die Möglichkeit, eigene kleine Prozesse zu modellieren und sich den Arbeitsalltag zu erleichtern, zum Beispiel über die Einrichtung von Benachrichtigen bei Änderungen an Seiten aus dem SharePoint.

Fazit: Effektiv und krisensicher kommunizieren dank Intranet mit Microsoft 365

Effektive interne Kommunikation birgt in der hybriden Arbeitswelt viele Herausforderungen – vor allem aufgrund der Erkenntnisse durch die weltweite Pandemie wollen laut einer PwC-Studie 70 Prozent der befragten Unternehmen verstärkt in den Aufbau resilienter Strukturen investieren. Ein Intranet ist für dieses Vorhaben ein zentraler Baustein, mit dem Sie die gesamte Belegschaft in Informationsflüsse einbinden, Warte- und Laufzeiten verkürzen und die Produktivität steigern.

Schöpfen auch Sie das volle Potenzial im Unternehmen aus und holen Sie sich eine maßgeschneiderte Intranetlösung auf Basis von M365. Im persönlichen Gespräch ermitteln wir den Bedarf, diskutieren Ihre Optionen und skizzieren gemeinsam Ihren möglichen Weg zum informierenden oder operativen Intranet.

Bernhard Rechberger
Bernhard Rechberger

Bernhard Rechberger ist seit 2017 Key Account Manager bei corner4. Bereits seit 2011 begleitet Bernhard Kunden bei Projekten im Bereich Cloud Services und Software Solutions. Im Vertrieb bleibt er für Sie am Ball, um Ihnen die effizientesten Lösungen anzubieten.

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