7 Schritte zur erfolgreichen Intranet Einführung

Hybride Arbeitsformen sind in den letzten Jahren explodiert, doch die neue Flexibilität geht oft mit Problemen in der internen Kommunikation einher. Laut dem Microsoft New Future of Work Report 2022 haben Remote-Mitarbeiter vermehrt Schwierigkeiten, den Kontakt zu ihren Kollegen aufrechtzuerhalten, was zu einem geringeren Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen führt. Ein modernes Intranet kann die Zusammenarbeit und den Informationsfluss im Unternehmen erheblich verbessern, doch eine erfolgreiche Einführung bedarf einer sorgfältigen Planung und Umsetzung.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind und welche Expertentipps Sie beachten sollten, um ein Intranet erfolgreich einzuführen.

Schritt 1: Von den Anforderungen zur perfekten Intranet-Lösung

Jedes erfolgreiche Intranet steht und fällt mit einer sorgfältigen Planung. Im ersten Schritt sollten Sie ausgehend von Ihren Anforderungen die optimale technische Lösung für Ihr Intranet identifizieren und dabei wie folgt vorgehen:

• Anforderungen ermitteln: Ermitteln Sie die Anforderungen der Organisation und der Mitarbeiter an die neue Intranet Lösung.
• Notwendige Funktionen bestimmen: Leiten Sie aus den ermittelten Anforderungen die notwendigen Funktionen des Intranets ab – etwa eine Dateiablage für eine effektive Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, eine Nachrichtenfunktion, um die Erreichbarkeit aller Mitarbeiter sicherzustellen oder einen Kalender für die effektive Terminplanung mit mehreren Beteiligten.
• Technische Anforderungen berücksichtigen: Die Intranet Lösung kann nur dann effektiv sein, wenn sie möglichst nahtlos mit den vorhandenen Systemen integriert werden kann. Stellen Sie sicher, dass das Intranet die technischen Anforderungen der Organisation erfüllt und mit vorhandenen Systemen integriert werden kann.
• Budget festlegen: Auf Basis der technischen und sachlichen Anforderungen, der benötigten Funktionen und der bestehenden Infrastruktur ermitteln Sie das Budget für die Einführung des Intranets in Form Lizenzgebühren, Entwicklungs- und Implementierungskosten sowie Aufwände für Schulungen.
• System auswählen: Identifizieren Sie die Intranet Plattform, die Ihre Anforderungen am besten erfüllt und sich technisch in die bestehenden Systeme einfügt. Im Idealfall entwickeln Sie Ihr Intranet auf der Basis einer bestehenden, im Einsatz befindlichen Plattform wie Microsoft 365.

Schritt 2: Benutzergruppen definieren

Die Planung, Entwicklung und Umsetzung eines Intranets ist auch deshalb kompliziert, weil viele verschiedene Nutzergruppen mit unterschiedlichen Anforderungen bedient werden müssen. Damit die Intranet Lösung am Ende alle Anforderungen abdeckt, sollten Sie bei der Planung die folgenden Schritte durchführen.

• Nutzer definieren: Identifizieren Sie die wichtigsten Nutzergruppen des späteren Intranets wie Mitarbeiter, Manager und Abteilungsleiter, um eine Übersicht über die spezifischen Anforderungen zu bekommen.
• Key User Group festlegen: Definieren Sie eine Key User Group, welche die späteren Nutzer und ihre Bedürfnisse in der Entwicklung repräsentiert und wertvolles Feedback liefert, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.
• Feedback strukturieren: Durch eine klare Definition der Anforderungen schaffen Sie einen strukturierenden Rahmen für das Feedback der Key User Group und stellen sicher, dass die Vorschläge entlang der Anforderungen formuliert werden.
• Workshops organisieren: Organisieren Sie einen Kick Off Workshop, um das Konzept des Intranets vorzustellen und die Beteiligten mit den Zielen und Anforderungen vertraut zu machen. Nutzen Sie bereichsspezifische Workshops, um die genauen Anforderungen und Bedenken der einzelnen Abteilungen zu ermitteln.

Schritt 3: Konzept für das Intranet erstellen

Erstellen Sie ein Gesamtkonzept für das Intranet und leiten Sie daraus konkrete Anforderungen ab, um sicherzustellen, dass das Intranet den Bedürfnissen der Organisation entspricht.

• Spezifikationsdokument: Fassen Sie die Anforderungen, die erforderlichen Funktionen und Limitationen in einem Spezifikationsdokument als Basis für Aufwandsbewertung und Entwicklung des Intranets zusammen.
• Audit bestehender Inhalte: Analysieren Sie bestehende Inhalte, die in den neuen digitalen Arbeitsplatz integriert werden können, um Redundanz zu vermeiden und wertvolle Ressourcen zu sparen.
• Aufwandsbewertung: Auf Grundlage des Spezifikationsdokuments, der wiederverwerteten Inhalte und der notwendigen internen Ressourcen führen Sie eine Aufwandsbewertung für Entwicklung und Implementierung der neuen Intranet Lösung durch.

Schritt 4: Detaillierten Projektplan ausarbeiten

Ein detaillierter Projektplan ist ein entscheidendes Element bei der erfolgreichen Entwicklung eines Intranets und beinhaltet von der Planung über die Implementierung bis hin zur Schulung der Mitarbeiter die folgenden Schritte:

• Legen Sie fest, welche Aufgaben innerhalb der Zeitspanne erledigt werden sollen, um das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen zu halten.
• Planen Sie regelmäßige Feedbackschleifen, wie beispielsweise 14-tägige Jour Fixe (JF), um den Fortschritt des Projekts zu überprüfen und mögliche Abweichungen zu erkennen.
• Stellen Sie sicher, dass im Falle von Abweichungen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und mögliche Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
• Verwenden Sie agile Methoden wie Sprints, um den Entwicklungsprozess zu optimieren und das Intranet schrittweise zu verbessern.
• Besprechen Sie im JF, ob alle geplanten Aufgaben erledigt wurden, wo Abweichungen aufgetreten sind und was in den nächsten 14 Tagen – bis zum nächsten JF – erledigt werden muss.

Schritt 5: Umsetzung der Intranet Lösung

Die erfolgreiche Umsetzung der Lösung ist ein wichtiger Schritt bei der Einführung eines Intranets und trägt maßgeblich dazu bei, dass das Intranet von den Nutzern akzeptiert und effektiv genutzt wird. Dieser Vorgang umfasst die Entwicklung und Implementierung der technischen Lösung sowie die Migration der für die Wiederverwertung identifizierten Inhalte.  Ein Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung ist die Migration von Altbeständen, da nur vollständig und korrekt übertragene Daten die Kontinuität der Arbeitsabläufe nach dem Go Live sicherstellen.

Schritt 6: Testphase im Kernteam (Key User Group)

Durch eine ausführliche Testphase mit der Key User Group vor dem eigentlichen Rollout identifizieren Sie frühzeitig Probleme mit Technik und Usability. In der Testphase sollten Sie daher folgende Aspekte berücksichtigen:

• Test der technischen Lösung: Die Key User Group sollte die technische Lösung auf Herz und Nieren prüfen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen und Bedürfnisse erfüllt werden.
• Feedback: Sammeln Sie Feedback von der Key User Group und bewerten Sie es sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle Bedenken und Probleme behoben werden, bevor das Intranet breiter eingeführt wird.
• Feinschliff: Stellen Sie sicher, dass etwaige Abweichungen während der Testphase behoben werden, um sicherzustellen, dass das Intranet bereit für den tatsächlichen Einsatz ist. Gegebenenfalls werden hier die entsprechenden Abweichungen behoben.
• Schulungen: Gewährleisten Sie, dass alle Nutzer der Key User Group geschult sind und das Intranet effektiv und effizient nutzen können.

Schritt 7: Rollout & Go Live

Ein gut geplanter Rollout und Go Live ist der letzte Schritt einer erfolgreichen Intranet Einführung und trägt dazu bei, dass das Intranet von allen Mitarbeitern effektiv genutzt wird.

Durch eine schrittweise Einführung stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter langsam an die neue Arbeitsumgebung gewöhnen können, nicht von der neuen Technologie „erschlagen“ werden und der Übergang möglichst reibungslos abläuft.

Ein schrittweiser Rollout fördert zudem die Neugier der Mitarbeiter und kann sie anspornen, regelmäßig selbstständig im Intranet nach neuen Aktualisierungen zu schauen. Die systematische Kommunikation von erreichten Erfolgen ist dabei ein Schlüssel, um die Motivation auch langfristig hochzuhalten. Erstellen Sie idealerweise einen Redaktionsplan entlang des schrittweisen Rollouts, um das Projekt bestmöglich zu begleiten.

3 Expertentipps: So wird das Intranet zum Erfolg

Ob Intranet für einen Sportartikelhersteller oder kollaborative Unternehmensplattform für die Industrie: Mit der Erfahrung aus dutzenden Intranet Projekten wissen unsere Experten von corner4 genau, worauf es bei einem erfolgreichen Intranet ankommt. Das sind unsere drei Expertentipps für Ihr neues Intranet:

1. Kontinuierliche Kommunikation während der Entwicklung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Rollout. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter durch das regelmäßige Teilen von Updates mit auf die Entwicklungsreise und schaffen Sie durch eine aktive Kommunikation gemeinsame Erfolgserlebnisse.

2. Das Intranet ist kein digitales Archiv, sondern eine dynamische Plattform, sodass die Veröffentlichung neuer Inhalte die absolute Voraussetzung für ein erfolgreiches Intranet ist, das auch wirklich genutzt wird.

3. Binden Sie Ihre Key User Group von Anfang in die Entwicklung ein und stellen Sie sicher, dass alle Gruppenmitglieder Ihre Ideen einbringen, um am Ende die bestmögliche Lösung für die Organisation auszuliefern. Identifizieren Sie einzelne Teilnehmer als Botschafter, die in Ihren Abteilungen für die Vorteile des Projekts Werbung machen, Einwände adressieren und Widerstände abbauen können.

Fazit: Effizientes Vorgehen bei der Intranet Einführung

Mit unserer Schritt für Schritt Anleitung und unseren Expertentipps wissen Sie, worauf es bei einem erfolgreichen Intranet Projekt ankommt. Trotzdem gelingt die Einführung nicht immer ohne Stolpersteine. Deshalb stehen Ihnen unsere Experten gerne für weitere Beratung und Unterstützung zur Verfügung.

Kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören und Ihnen behilflich zu sein.