Kostenfalle Software: So vermeiden Sie ärgerliche Kostenexplosionen

Tipp #2: Vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem.

Da fällt mir immer das alte, aber so wahre Sprichwort ein: “Vergleiche Äpfel nicht mit Birnen.” Es gilt auch für den Kosten-Nutzen-Vergleich neuer Webapplikationen. Beispielsweise macht oftmals ein Produktvergleich von Microsoft Azure mit einem lokalen IT-Infrastruktur Anbieter wenig Sinn, während die Gegenüberstellung von Amazon AWS und Microsoft Azure Ihnen die richtigen Antworten liefern kann.

Achten Sie beim Vergleich nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf spezifische Vorteile, wie beispielsweise

• Georedundanz
• Rechenleistung
• Backup-Speicher
• Bandbreite
• Lizenzen
• Skalierbarkeit
• Migrationsszenarien
• erforderliches Spezialwissen für den Betrieb der neuen Software
• Einbindung in lokale oder hybride Cloud-Umgebungen

Tipp #3: Definieren Sie die einzelnen Kosten genau.

Eines der Unterscheidungsmerkmale von Software-Herstellern ist natürlich auch das Zahlungsmodell. Consumption-based Modelle (Pay per Use) sind bereits seit einigen Jahren im Kommen und einer der Trends von Microsoft & Co. Denn herkömmliche Investitionen in IT-Ausstattung (Hardware & Software) sind bis dato mit einer hohen Kapitalbindung und ineffizienten Verbrauchskosten einhergegangen. Agiler und besser steuerbar ist stattdessen die verbrauchsbasierte IT-Finanzierung, die sich im Optimalfall aus flexiblen Kostenkomponenten zusammensetzt. Zum Beispiel ein Betrag für die virtuelle Maschine und flexibel zubuchbare Services nach Laufzeit und Kapazität, wie es Microsoft Azure anbietet.

Doch ganz gleich, ob Sie sich für ein klassisches oder verbrauchsbasiertes Zahlungsmodell entscheiden. Sie sollten die einzelnen Kosten genau definieren. Und zwar anhand von Metriken, wie

• CPU (Rechenleistung), Memory & Datenspeicher
• Bandbreite, Geschwindigkeit & Leistung
• Geoverfügbarkeit
• Security Services, wie VPN & Firewall
• Applikations- & Datenbankservices

Tipp #4: Wählen Sie flexible, mobile Applikationen

Es kommt wohl nicht von ungefähr, dass Microsoft Office mit 85 Prozent die meistgenutzte Software in Deutschland ist, wie eine von Statista durchgeführte Umfrage zeigt. Längst ist die cloudbasierte Webapplikation Office 365 mehr als eine einfache Office-Lösung. Sie bietet den Anwendern höchsten Komfort für zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten auf benutzerfreundlichen User Interfaces. Gleichzeitig profitiert die IT-Abteilung von einem verlässlichen Hersteller, der größten Wert auf Security und Compliance legt, ohne Unternehmen in Kostenfallen zu locken.

Entscheiden Sie sich daher für flexible, mobile Applikationen von bewährten Herstellern und achten Sie auf folgende Vorteile:

• Lassen sich einzelne Services, wie Security, punktuell mieten, z. B. Geobased Services?
• Wie flexibel ist der Monitoring Service, um den Verbrauch pro Mitarbeiter bzw. Device besser skalieren zu können?
• Stehen die Services international zur Verfügung, damit das System über mehrere Standorte hinweg pfeilschnell reagieren kann?

Tipp #5: Rechnen Sie immer 20 bis 30 Prozent dazu

Rund 15 Prozent beträgt der von Statista prognostizierte Anteil der weltweiten IT-Ausgaben für Enterprise Software im Jahr 2024. Insgesamt sind das 732,29 Milliarden US-Dollar, die für Tools und Programme in Unternehmen ausgegeben werden. Den Vergleich mit Ihren eigenen IT-Ausgaben in der Firma überlasse ich Ihnen, doch es ist offensichtlich, dass die Kosten vielerorts nicht gerade gering sind. Umso wichtiger, bei der Einführung neuer Tools realistisch zu bleiben, statt in eine nachträgliche Kostenfalle zu stolpern. Manch ein Hersteller, der von vornherein Transparenz gewährleisten möchte, bietet Kalkulationsmöglichkeiten an, z. B. Microsoft mit dem Azure Calculator.

Grundsätzlich sollten Sie immer 20 bis 30 Prozent zu den veranschlagten Kosten hinzurechnen und besonders gern vergessene Kostenpunkte im Augen behalten, zum Beispiel Kosten für

• Backup-Speicher
• Netzwerkbelastung
• Testumgebungen
• Zeiten der Überperformance (z. B. Weihnachten)

Fazit: Cloud – der beste Weg, um die Kostenfalle Software zu vermeiden

Erinnern Sie sich noch an Werner K. aus unserem einleitenden Beispiel? Hätte der Abteilungsleiter mit 20 bis 30 Prozent Mehrkosten kalkuliert, wäre sein Chef vielleicht weniger schockiert von der Kostenexplosion. Abschließend will ich aber auch eine Lanze für Hybrid Cloud brechen, denn darin liegt meines Erachtens die Zukunft einer jeden IT-Umgebung. Kosteneffiziente, verbrauchsbasierte Zahlungsmodelle für cloudbasierte Webapplikationen werden bereits von verschiedenen Herstellern angeboten und die internen Kosten sowie Ressourcen werden deutlich reduziert. Unvorhergesehene Kostenfallen wie in unserem Beispiel gehören dann der Vergangenheit an.

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