Kostenfalle Software: So vermeiden Sie ärgerliche Kostenexplosionen

Digitale Infrastuktur | Management
Paul Klapka

Geschafft. Nach mehreren Wochen Überzeugungsarbeit ist der IT-Leiter an Bord und die neue Software wird eingeführt. Abteilungsleiter Werner K. hat in seinem Team alles richtig gemacht, denn die Kollegen akzeptieren die neue Technologie vom ersten Tag an und entdecken voller Begeisterung die neuen Funktionen. Doch eines Morgens schielt die Assistenz der Geschäftsführung verlegen zur Tür herein: “Werner, du sollst zum Chef kommen. Und nur als Vorwarnung: er ist gerade auf Hundertachtzig.” Wie der Abteilungsleiter kurze Zeit später in brüllender Lautstärke erfahren muss, sind die Kosten für das neue Tool nun doch deutlich höher als erwartet. Über die vergangenen Wochen sind immer neue Rechnungen des Anbieters aufgetaucht und aus dem Vertrag kommt das Unternehmen vorerst auch nicht heraus.

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Diese oder ähnliche Kostenexplosionen haben wohl schon viele Firmen erlebt. Wie Sie die Kostenfallen für neue Software Lösungen vermeiden, habe ich daher in 5 Tipps für Sie zusammengefasst:

 

Tipp #1: Lassen Sie sich Zeit bei der Auswahl des Tools.

Die Zahl an neuen Tools am Markt steigt branchenweit kontinuierlich, ebenso wie die Umsätze für Software. Diese liegt laut einer aktuellen Statista-Erhebung etwa bei 27,5 Milliarden Euro allein in Deutschland. Angesichts des großen Angebots ist es gar nicht so einfach, die passende Applikation mit einem transparenten und überzeugenden Kosten-Nutzen-Verhältnis zu finden. Lassen Sie sich daher Zeit bei der Auswahl neuer Software und beantworten Sie für sich selbst folgende Fragen:

  • Welche Funktionen brauche ich bzw. meine Abteilung wirklich?
  • Welche Prozesse lassen sich damit optimieren oder sogar automatisieren: geschäftskritische oder periphere Workflows?
  • Wo soll die neue Software genutzt werden: zentral an einem festen Standort oder mobil über mehrere Länder und/oder Kontinente hinweg?
  • Wer soll das neue Tool nutzen: interne Mitarbeiter oder externe Partner, Lieferanten, Subunternehmer, Kunden?
  • Wie schnell müssen die neuen Funktionen zur Verfügung stehen und zu welchem Preis?
  • Wie agil werden unsere Geschäftsprozesse mit der neuen Software bzw. sollen sie werden, um beispielsweise in Zukunft schnell und einfach Tests durchzuführen?

Für Unternehmen, die IT zentralisieren wollen:

Immer mehr Firmen verfolgen den Best of Suite-Ansatz, d. h. eine zentrale Plattform, wo alle Informationen zusammenlaufen und Drittanbieter-Apps integriert sind. Wenn auch Sie sich für eine zentral organisierte IT-Umgebung in Ihrem Unternehmen starkmachen wollen, dann sollten Sie alle Beteiligten an einen Tisch bringen. Holen Sie sich außerdem Expertenwissen von einem erfahrenen Partner, um den neutralen Blick von außen ebenfalls in Ihre Entscheidung einzubeziehen.

Tipp #2: Vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem.

Da fällt mir immer das alte, aber so wahre Sprichwort ein: “Vergleiche Äpfel nicht mit Birnen.” Es gilt auch für den Kosten-Nutzen-Vergleich neuer Webapplikationen. Beispielsweise macht oftmals ein Produktvergleich von Microsoft Azure mit einem lokalen IT-Infrastruktur Anbieter wenig Sinn, während die Gegenüberstellung von Amazon AWS und Microsoft Azure Ihnen die richtigen Antworten liefern kann.

Achten Sie beim Vergleich nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf spezifische Vorteile, wie beispielsweise

  • Georedundanz
  • Rechenleistung
  • Backup-Speicher
  • Bandbreite
  • Lizenzen
  • Skalierbarkeit
  • Migrationsszenarien
  • erforderliches Spezialwissen für den Betrieb der neuen Software
  • Einbindung in lokale oder hybride Cloud-Umgebungen

 

Tipp #3: Definieren Sie die einzelnen Kosten genau.

Eines der Unterscheidungsmerkmale von Software-Herstellern ist natürlich auch das Zahlungsmodell. Consumption-based Modelle (Pay per Use) sind bereits seit einigen Jahren im Kommen und einer der Trends von Microsoft & Co. Denn herkömmliche Investitionen in IT-Ausstattung (Hardware & Software) sind bis dato mit einer hohen Kapitalbindung und ineffizienten Verbrauchskosten einhergegangen. Agiler und besser steuerbar ist stattdessen die verbrauchsbasierte IT-Finanzierung, die sich im Optimalfall aus flexiblen Kostenkomponenten zusammensetzt. Zum Beispiel ein Betrag für die virtuelle Maschine und flexibel zubuchbare Services nach Laufzeit und Kapazität, wie Microsoft Azure es anbietet.

Doch ganz gleich, ob Sie sich für ein klassisches oder verbrauchsbasiertes Zahlungsmodell entscheiden. Sie sollten die einzelnen Kosten genau definieren. Und zwar anhand von Metriken, wie

  • CPU (Rechenleistung), Memory & Datenspeicher
  • Bandbreite, Geschwindigkeit & Leistung
  • Geoverfügbarkeit
  • Security Services, wie VPN & Firewall
  • Applikations- & Datenbankservices

 

Tipp #4: Wählen Sie flexible, mobile Applikationen.

Es kommt wohl nicht von ungefähr, dass Microsoft Office mit 85% im Jahr 2020 die meistgenutzte Software in Deutschland war, wie eine von Statista durchgeführte Umfrage zeigt. Längst ist die cloudbasierte Webapplikation Office 365 mehr als eine einfache Office-Lösung. Sie bietet den Anwendern höchsten Komfort für zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten auf benutzerfreundlichen User Interfaces. Gleichzeitig profitiert die IT-Abteilung von einem verlässlichen Hersteller, der größten Wert auf Security und Compliance legt, ohne Unternehmen in Kostenfallen zu locken.

Entscheiden Sie sich daher für flexible, mobile Applikationen von bewährten Herstellern und achten Sie auf folgende Vorteile:

  • Lassen sich einzelne Services, wie Security, punktuell mieten, z. B. Geobased Services?
  • Wie flexibel ist der Monitoring Service, um den Verbrauch pro Mitarbeiter bzw. Device besser skalieren zu können?
  • Stehen die Services international zur Verfügung, damit das System über mehrere Standorte hinweg pfeilschnell reagieren kann?

Für Unternehmen, die programmieren:

Mit einem automatisierten Software Rollout Deployment sind Server-Zugänge in Zukunft nicht mehr erforderlich. Stattdessen profitieren Sie von virtuellen Ressourcen-Gruppen mit granularen Berechtigungen, was wiederum den Administrationsaufwand senkt, versehentlichen Löschungen bzw. Fehlern vorbeugt und das Risiko für gegenseitige negative Beeinflussung zwischen den Applikationen verringert.

Tipp #5: Rechnen Sie immer 20-30% dazu.

Rund 15% beträgt der von Statista prognostizierte Anteil der weltweiten IT-Ausgaben für Enterprise Software im Jahr 2022. Insgesamt sind das 669,82 Billionen US-Dollar, die für Tools und Programme in Unternehmen ausgegeben werden. Den Vergleich mit Ihren eigenen IT-Ausgaben in der Firma überlasse ich Ihnen, doch es ist offensichtlich, dass die Kosten vielerorts nicht gerade gering sind. Umso wichtiger, bei der Einführung neuer Tools realistisch zu bleiben, statt in eine nachträgliche Kostenfalle zu stolpern. Manch ein Hersteller, der von VornhereinTransparenz gewährleisten möchte, bietet Kalkulationsmöglichkeiten an, z. B. der Azure Calculator von Microsoft.

Grundsätzlich sollten Sie immer 20-30% zu den veranschlagten Kosten hinzurechnen und besonders gern vergessene Kostenpunkte im Augen behalten, zum Beispiel Kosten für

  • Backup-Speicher
  • Netzwerkbelastung
  • Testumgebungen
  • Zeiten der Überperformance (z. B. Weihnachten)

 

Fazit: Cloud – der beste Weg, um die Kostenfalle Software zu vermeiden

Erinnern Sie sich noch an Werner K. aus unserem einleitenden Beispiel? Hätte der Abteilungsleiter mit 20-30% Mehrkosten kalkuliert, wäre sein Chef vielleicht weniger schockiert von der Kostenexplosion. Abschließend will ich aber auch eine Lanze für Hybrid Cloud brechen, denn darin liegt meines Erachtens die Zukunft einer jeden IT-Umgebung. Kosteneffiziente, verbrauchsbasierte Zahlungsmodelle für cloudbasierte Webapplikationen werden bereits von verschiedenen Herstellern angeboten und die internen Kosten sowie Ressourcen werden deutlich reduziert. Unvorhergesehene Kostenfallen wie in unserem Beispiel gehören dann der Vergangenheit an.

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Paul Klapka
Paul Klapka

Paul Klapka ist seit Anfang 2021 vertrieblich für corner4 im Einsatz. Davor hat Paul corner4 Kunden als Consultant von der Konzeption bis zur Umsetzung durch Projekte begleitet. Mit dem Prozess im Sinn begeistert er Sie im Bereich Solution Sales.

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