Workflow Automatisierung – Vorteile, geeignete Prozesse, Ablauf & Tools

Als Peter 1996 als Praktikant in einer Werbefirma angefangen hatte, musste er noch Grußkarten in Umschläge packen und per Post verschicken. Mittlerweile hat Peter als Head of Marketing & Sales eines mittelgroßen Industriebetriebs ein mehrköpfiges Team unter sich und gemeinsam arbeiten sie daran, Kunden zu finden, zu binden und zu begeistern.

Die größte Herausforderung für den Teamleiter stellten anfangs die vielen kleinschrittigen Tasks in zwei vollkommen autonom agierenden Abteilungen dar, die unfassbar viel Zeit, Ressourcen und letztlich auch Nerven kosteten. Denn jeder kochte im wahrsten Sinne des Wortes sein eigenes Süppchen und hatte aufgrund vieler manueller Einzelaufgaben kaum Zeit für den Austausch und die Abstimmung mit anderen. Diese Challenge hat Peter mittlerweile dank Marketing Automatisierung gelöst, denn die Lead Generierung, Kommunikation, Kundenbetreuung, aber auch das Projektmanagement finden zu einem großen Teil automatisch, zentral sowie integrativ zwischen Sales und Marketing Abteilung statt.

Warum sich die Workflow Automatisierung im Unternehmen lohnt und wie sie gelingt, welche Prozesse hierfür geeignet sind und inwieweit es sich um einen Microsoft Trend handelt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was bringt die Workflow Automatisierung?

Der Marketing & Sales Leiter aus unserem Beispiel hat mit der Integration von Marketing Automatisierung in seinen Prozessen für mehr Effizienz und eine gewinnbringende Zusammenarbeit zwischen zwei Abteilungen geschaffen, die in Zukunft immer verzahnter miteinander arbeiten werden. Weitere Vorteile von Workflow Automatisierung sind außerdem:

• Abschaffung der Zettelwirtschaft
• Transparente Prozesse
• Fehlerreduktion
• Produktivität & Effizienz im Geschäftsalltag
• Kosten- & Ressourceneffizienz
• Entlastung der IT
• Zeitersparnis
• Beseitigung von veralteten, unproduktiven Prozessen
• Steigerung des Mitarbeiterengagements
• Außenwahrnehmung als moderner Arbeitgeber

Welche Workflows lassen sich automatisieren?

Grundsätzlich lassen sich alle Prozesse automatisieren, doch bieten sich manche natürlich besonders gut dafür an. Vor allem für Firmen, die noch recht am Anfang der Workflow Automatisierung stehen. Aber Vorsicht, wer einmal begonnen hat, will danach nicht mehr aufhören.

In der Regel gibt es in Unternehmen viele unterschiedliche Prozesse, die noch nicht ganz optimal laufen. Wiederholende, monotone, zeit- & ressourcenraubende Tätigkeiten werden oft als erste potenzielle Optimierungsquelle erkannt. Denn die menschliche Ressource bringt an anderer kreativer und/oder strategischer Stelle einen viel höheren Mehrwert, z.B.

• Sales: Die automatische Lead-Generierung erleichtert die Kontaktaufnahme und Kundenbetreuung, da Leads, Tasks, Reminder u.a. nicht mehr rein manuell durchgeführt werden müssen.
• Pricing: Eine enorme Zeitersparnis und sinkende Fehleranfälligkeit entsteht, wenn Mitarbeiter Produkt und Preise nicht mehr kleinschrittig auswählen, sondern automatisierte Vorschläge & Konfigurationen nutzen können.
• Freigaben: Je komplexer die Unternehmensstruktur, desto länger dauern Freigaben für Rechnungen, Prüfungen, Qualität, Reisekosten, Urlaub, Verträge etc. Diese Zeit lässt sich drastisch reduzieren, wenn der Freigabeprozess mithilfe von Remindern, Wertgrenzen, Typ-Kategorien u.v.m. automatisiert wird.
• Einkauf: Nicht nur die systemische Workflow Automatisierung, etwa bei der Eingangs- und Rechnungsprüfung lassen sich im Corporate Procurement optimieren. Sondern auch Vorort-Prozesse, wie die Qualitätssicherung bei der Warenannahme mithilfe digitaler Kameras und einem automatisch ausgelösten Rücksendeprozess bei erkannten Mängeln.
• Ein- & Austritt von Mitarbeitern: HR-Abteilungen haben eine ganze Litanei an repetitiven Tasks beim Ein- und Austritt von Mitarbeitern, die sich prima automatisieren lassen, sodass nichts vergessen wird. Dazu zählen zum Beispiel Einrichtung der E-Mail-Signatur, E-Mail Archivierung und Rückgabe des Equipments etc.

Wie gelingt die Workflow Automatisierung in Unternehmen?

Um Prozesse effizienter gestalten zu können, ist die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue Technologien und die strukturelle Veränderung essenziell. Aus unserer eigenen Erfahrung über viele Projekte hinweg hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Messen Sie Workflows anhand bestimmter Parameter wie Durchlaufzeiten und Kosten- & Zeitaufwand, um Stolpersteine im Prozess feststellen zu können.

2. Führen Sie Audits durch, um mithilfe von außen begutachteten Quantitäts- & Qualitätsmessungen Transparenz und unvoreingenommene Beurteilungen zu erhalten.

3. Schaffen Sie emotionale Akzeptanz in der Belegschaft, indem Sie diese frühzeitig einbinden, den Sinn der Prozess-Analysen sowie der Optimierungsvorhaben erläutern und Richtlinien zum Ablauf klar kommunizieren.

4. Lassen Sie ungefilterte Wunschlisten aller am jeweiligen Workflow beteiligten Personen erstellen, um ein gesamtheitliches Bild über die Anforderungen zu erhalten und Prioritäten festlegen zu können.

5. Priorisieren Sie Prozesse nach Relevanz für Geschäftsziele ebenso wie für Anfälligkeiten bzgl. Zeit, Fehler oder Kosten.

6. Automatisieren Sie Workflows strategisch und schrittweise, denn vieles hat auch Auswirkungen auf andere Bereiche und Chaos gilt es zu vermeiden.

7. Bewerten Sie die Workflow Automatisierung anhand von Zahlen, aber auch an Einschätzungen aus Gesprächen mit Mitarbeitern, um bei Bedarf noch Nachjustieren zu können und wertvolle Einblicke für kommende Projekte zu erhalten.

Womit lassen sich Workflows automatisieren?

Heutzutage stehen ganz unterschiedliche Technologien zur Verfügung, um Workflows zu automatisieren, und die Entwicklungen schreiten recht schnell voran. Während beispielsweise RPA (Robotic Process Automation) vor einigen Jahren einen wahren Hype erlebte, wird es um die Roboter- bzw. Botgestützte Prozessoptimierung seit rund zwei Jahren schon wieder leiser. Stattdessen treten neue Player auf die Bühne der Workflow Automatisierung:

• Microsoft Sharepoint:
  Als eine von vielen Microsoft Office-Lösungen kommt Sharepoint (On-Premises oder Online) bereits seit vielen Jahren zum Einsatz, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Der Hersteller hat bereits vorgefertigte Workflows integriert, lässt aber auch eine individuelle Erweiterbarkeit zu.
• FileMatix:
  Mithilfe der automatisierten Dokumentenablage sind spürbar weniger Arbeitsschritte notwendig, während alle Mitarbeiter Dateien schnell, einfach und von überall aus finden können.
• Microsoft Power Automate:
  Mit Power Automate als Teil der Power Platform automatisieren Unternehmen Inhalte aus der Cloud. Diese reichen von einfachen Prozessen, wie dem automatischen E-Mail-Versand, nachdem ein User Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat, bis hin zu komplexeren Prozessen, etwa Freigabe und Prüfprozesse im Bereich eines Qualitätsmanagement-Systems oder der Abgleich von Informationen mit Drittsystemen (z.B. ERP-Systeme).
• Microsoft Teams:
  Als Produktivitäts-Plattform ist Microsoft Teams eine nahtlose Anbindung an Teams und Abteilungen, die ihre Prozesse automatisieren bzw. bereits automatisiert haben. Zudem lassen sich bestehende oder individuelle Apps, Bots und Dashboards integrieren, sodass die unternehmensweite Zusammenarbeit in einem zentralen System stattfindet. So mancher Workflow ist dann bereits so effizient, dass er gar nicht mehr automatisiert werden muss ;).
  

Fazit: Workflow Automatisierung ist die Zukunft am digitalen Arbeitsplatz

Weder gibt es Prozesse, die nicht automatisiert werden könnten, noch gibt es Abteilungen, die ihre Prozesse nicht automatisieren können. Aber natürlich lohnt sich eine sinnvolle Auswahl und Priorisierung bei der Workflow Automatisierung. Am besten Sie wagen sich Schritt für Schritt heran, denn so entstehen Best Practice Situationen, anhand derer erste Erfahrungen und wertvolle Erkenntnisse evaluiert werden können. Die Automatisierung von Workflows kann in Form standardisierter Lösungen bis hin zur Implementierung ganz individueller Prozessschritte stattfinden. Hierbei sollten Sie die Unterstützung von erfahrenen Consultants in Prozessoptimierung und Change Management in Anspruch nehmen.

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