7 lästige Prozesse vermeiden mit der Power Platform

„Jedes Mal dasselbe: Ein neuer Besucher am Empfang – und wieder weiß niemand, wer das ist.“ Guido am Empfang hat die eintretende Dame an ihrem Gesamtbild zwar als „wichtig“ erkannt, er hat jedoch nicht den blassesten Schimmer, dass es sich bei der Besucherin um die Geschäftsführerin eines potenziellen Großkunden handelt. Wie viel besser und schneller könnte sich der Mitarbeiter um die Besucherin kümmern, wenn die Besucherregistrierung digitalisiert wird!? Ein mächtiges Werkzeug-Kit, das diese und andere lästige Prozesse im Unternehmen optimiert, ist die Power Platform. Wie das funktioniert und welche Use Cases wir bereits erfolgreich umgesetzt haben, lesen Sie im Folgenden.

Alltagsprobleme lösen mit der Power Platform

In jedem Unternehmen finden sich zahlreiche Painpoints und Use Cases, die mit geeigneter Software einfach und elegant zu lösen wären. Redundante Aufgaben, papier- und genehmigungsintensive Tasks genauso wie Projekte, die bis dato nur mit zahllosen E-Mails und Excel-Listen bewältigt werden konnten.

In unserem Beispiel werden die Daten per intelligenter Visitenkartenerkennung erfasst, das Eintreffen der wichtigen Besucherin direkt der zuständigen Kontaktperson gemeldet und Guido am Empfang mit den verfügbaren Besucherdaten in Echtzeit versorgt: Name, korrekte Anrede und auch das eine oder andere persönliche Wort: „Der Chef ist schon unterwegs. Kaffee wie immer: schwarz mit zwei Stück Zucker, Frau Doktor?“

Die Power Platform ist eine mächtige Suite aus kombinierbaren Tools, die es ermöglichen, Daten zu erfassen und zu verarbeiten (Power Apps), zu analysieren und abzubilden (Power BI) sowie Daten und Workflows zu automatisieren (Flow). Externe Daten können mit Data Connectors eingebunden werden, und der AI Builder macht Künstliche Intelligenz für Business-Anwendungen verfügbar.

Benefits der Power Platform auf einen Blick

• Die Tools der Power Platform sind intuitiv zu bedienen, die technischen Herausforderungen meist überschaubar.
• Auch kleine, abgegrenzte Probleme lassen sich damit auf ökonomische Weise und vertretbarem Aufwand lösen.
• Informationen und Daten sind für alle Beteiligten sofort verfügbar.
• Reduktion von Drittanbieter-Apps
• Lizenzen und Infrastruktur (Microsoft 365, SharePoint, …) sind zumeist schon im Unternehmen vorhanden.

Ein weiterer großer Vorteil der Power Platform ist außerdem die zentrale Datenhaltung. Überall werden große Datenmengen abseits der offiziellen Unternehmensdatenbanken wie Excel-Sheets, Verteilerlisten etc. gehortet. Das Problem dabei: Daten und Kontakte werden von vielen Mitarbeitern wie ein persönlicher Schatz behandelt, wodurch leicht Schatten IT durch das Installieren von Systemen und Anwendungen ohne ausdrückliche Freigabe der IT-Abteilung entsteht. Das ist weder im Sinne des Unternehmens noch DSGVO-compliant.

Lesen Sie weiter: Wie Brückner Maschinenbau mit Power Apps seine Prozesse effizienter macht.

Use Case 1: Besucherregistrierung per Tablet oder Handy

Registrierungsaufgaben sind idealtypische Use Cases, die sich mit Power Apps lösen lassen. Gerade bei hoher Besucherfrequenz am Empfang oder bei Messen ist dieser Task problematisch. Boten, Lieferanten und wichtige Kunden sollen rasch, höflich und kompetent in Ihren Anliegen unterstützt werden.

Eine Tätigkeit, die sich nicht nur mit den Tools der Power Platform automatisieren lässt, sondern auch dem Besucher übertragen werden kann: einfach ein Tablet zur Dateneingabe bereitstellen oder per Mobilgerät die Visitenkarte einscannen und schon laufen im Hintergrund die Empfangsformalitäten schneller ab, als Sie „ … nehmen Sie doch bitte einstweilen Platz“ sagen können.

Use Case 2: Beschaffungsanträge

Investanträge und Beschaffungsanträge gehören zu den besonders lästigen Prozessen, weil sie hohen administrativen Aufwand bedeuten. Gelegentlich sind sie zwar bereits teilautomatisiert, ohne entsprechenden standardisierten Workflow ist damit allerdings nicht viel gewonnen. Als Faustregel kann gelten: Müssen viele E-Mails verschickt werden, dann ist der Prozess schlecht und es gibt noch Luft nach oben

Durch die Power Platform werden Freigaben und die damit verbundenen Genehmigungsprozesse zeit- und ortsunabhängig möglich. Die Durchlaufzeit eines Antrags erhöht sich signifikant. Er ist im System transparent, „bleibt daher nicht liegen“ und kann gegebenenfalls zur Wiedervorlage markiert werden.

Use Case 3: Reinigungsnachweise mit NFC-Codes

Es soll geputzt werden, aber der Raum ist versperrt. Bis die Info von der Reinigungskraft über die Reinigungsfirma beim Unternehmen und dort beim Mitarbeiter mit dem richtigen Schlüssel landet, liegt der Staub schon zentimeterhoch. Irgendwann beschwert sich der Kunde und Schuldzuweisungen sind ebenso sinnlos wie unproduktiv.

Mit einer in der Power Platform entwickelten App können die Reinigungskräfte über einen Aufkleber auf Ihrem Reinigungswagen den jeweiligen Auftrag abrufen. Was wann wo zu reinigen ist, wird zentral erfasst, Erledigung und Hindernisse werden exakt dokumentiert. Das ermöglicht eine schnelle Reaktion auf außergewöhnliche Vorkommnisse, die Mitarbeiter können ökonomischer eingesetzt und die Routenplanung im Objekt optimiert werden.

Use Case 4: Spesenabrechnung – Reisekosten – Urlaubsanträge

Auch die unheilige Dreifaltigkeit der Büroadministration genannt, ist die Spesenabrechnung steter Quell für Konflikte, Zank und Hader. Die dafür erforderlichen Prozesse sind vielerorts noch immer nicht standardisiert, was eine rasch anwachsende Zettelwirtschaft in Papier nach sich zieht. Ein Problem, das durch den fehleranfälligen Einsatz von Excel nur noch verschärft wird. Hinzu kommt, dass solche Abrechnungen gerne bis zur letzten Minute aufgeschoben werden.

Ein weiterer lästiger Prozess also, der sich mit Power Apps & Co. nachhaltig optimieren lässt. Mobile Endgeräte erlauben Antragstellung und Einreichung quasi im Nebenbei. Der Genehmigungsprozess erfolgt zeit- und ortsunabhängig, was die Durchlaufzeit vom Antrag bis zur Genehmigung signifikant reduziert und damit auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Use Case 5: Mobiles Audit-Management – Baustellenkontrolle

Auch im Bereich Bauaufsicht auf (Groß-)Baustellen gibt es vielseitiges Verbesserungspotenzial mit der Power Platform. Zwar werden alle Infos zentral gespeichert, aber fehlt ein vergessener Plan auf der Baustelle, muss dieser trotzdem erst aus dem Büro geholt werden. Bildnotizen, Sprachnachrichten oder Fotos zur Dokumentation werden oft dezentral gespeichert und erst später ins System übertragen. Ein klassischer Fall von Medienbruch – fehleranfällig und unökonomisch.

Auch hier lassen sich mit der Power Platform elegante und zweckmäßige Lösungen erstellen. Alle zu einem Bauprojekt gehörigen Daten und Informationen werden zentral gespeichert und sind projektorientiert abrufbar. Sprach- und Bildinformationen werden gleich dort eingebaut, wo sie später gebraucht werden, etwa in Protokollen. Der digitale Baustellenakt rückt ein Stück näher.

Use Case 6: Ausleihungen für Mitarbeiter (Dienstauto)

Schon ab geringen Stückzahlen wird das Fuhrparkmanagement im Unternehmen zur Belastung, die sich mit Papier und Excel nicht mehr zufriedenstellend lösen lässt. Insbesondere, wenn zusätzliche Informationen wie Kosten, Finanzierung, Leasing oder außergewöhnliche Abnutzung in die Gesamtbetrachtung einfließen sollen.

Mit der Power Platform kann auch dieser lästige Prozess bald der Vergangenheit angehören, denn Bestand und Ausleihungen lassen sich zentral und komfortabel verwalten:

• Die zentrale Datenhaltung ermöglicht den direkten Zugriff auf die Ressourcen, Anträge werden ohne zusätzliche Instanz direkt abgegeben.
• Kosten können wesentlich transparenter abgebildet und die einzelnen Kostenarten und -verursacher leichter festgestellt werden.
• Das Dashboard erlaubt jederzeit den aggregierten Überblick über die gesamte Flotte.
• Die regelmäßige Überprüfung der Führerscheine kann mit Workflows automatisiert werden.
• Informationen landen nur dort, wo sie auch tatsächlich benötigt werden.
• Ausgabe und Rücknahme von Kraftfahrzeugen kann durch Einscannen der Kennzeichen gestrafft werden – den Rest macht die KI im Hintergrund vollautomatisch.

Use Case 7: Essensbestellung (Kantine)

Auch das Kantinenmanagement ist häufig eine leidige Angelegenheit. Von telefonischen Rundrufen bis zu schriftlichen Menübestellungen per E-Mail spannt sich der Bogen kulinarischer Hindernisse. Nicht konsumierte Mahlzeiten, irrtumsbehaftete Fehlbestellungen oder Mitarbeiter, die die eigene Menüwahl vergessen, sorgen für Mehraufwand. Auch hier kann Power Platform Abhilfe schaffen und die Kantinenverwaltung deutlich entlasten.

Mit Hilfe einer App kann etwa der Menüplan übernommen werden, sodass die Verfügbarkeit einzelner Menüs in Echtzeit möglich ist. Auch Stornierungen werden dadurch vereinfacht. Darüber hinaus stellt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz für die Bedarfsprognose sowie für die Bestimmung des Menüplans weiteres Optimierungspotenzial in Aussicht.

Fazit: Mit der Power Platform lästige Prozesse in flexible Business-Lösungen umwandeln

Power Platform ist eine Suite leistungsfähiger Tools, die in kurzer Zeit ansprechende Ergebnisse für Unternehmensaufgaben ermöglicht. Die schlaue Architektur ermöglicht flexible Lösungen, die individuell an die unterschiedlichsten Anforderungen angepasst werden können. Wenn im Unternehmen M365 bereits verwendet wird, sind Lizenzen kein Problem. Vielfach werden diese aber nicht genutzt, weil Spezialwissen fehlt. Die Power Platform fügt sich nahtlos in das Microsoft-Ökosystem ein, mit Hilfe intelligenter Schnittstellen können aber auch andere Systeme integriert werden. Etwa bei der Übermittlung von Daten an das Buchhaltungsprogramm.

Sie brauchen allerdings einen Plan, wofür, wie und von wem die Funktionen der Power Platform verwendet werden sollen. Die Übersicht über Apps, Berechtigungen, Aufwand und Kosten zu bewahren ist dabei das zentrale Thema für eine erfolgreiche Strategie im Unternehmen. Und wenn einmal etwas nicht nach Wunsch funktioniert, stellt auch Microsoft zahlreiche Lernunterlagen zur Verfügung. 

Kompakt und sinnvoll aufbereitet finden Sie außerdem in unserem Whitepaper weitere Infos rund um die Power Platform. Der Download ist kostenlos und weitere Fragen beantworten wir gerne im persönlichen Gespräch.