Pimp Your Software! Vom Standardprodukt zut maßgeschneiderten Lösung

Mit der legendären MTV-Serie „Pimp my ride“ wurde Anfang der 2000er Jahre das Auto-Tuning zum Kult. Echte Kerle haben ganz normale Mittelklasse-Autos optisch aufgemotzt und technisch verbessert – teilweise aber auch um skurrile Features wie kunterbunte Aquarien oder übergroße Flachbildschirme erweitert.

Selbes Prinzip, aber etwas seriöser: Software Customizing, d.h. die Erweiterung von Standardlösungen mit individueller Software (INDIV). Auch dabei lässt sich eine solide Basis durch passgenaue Funktionen und Workflows aufwerten und das normalerweise mit einem hohen Kosten-Nutzen-Faktor.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr darüber, warum und wie Sie Ihre Standardlösung pimpen können.

Warum INDIV-Erweiterungen für Standardsoftware?

Hand aufs Herz: Vielfach bietet Standardsoftware einfach nicht den gewünschten Funktionsumfang. Es gibt wohl kaum eine Standardsoftware, für die sich die Anwender nicht früher oder später sinnvolle Erweiterungen wünschen. Die Lösung: Eine Erweiterung mit individuell erstellten Softwareprogrammen, sogenannten INDIVs.

Objektiv betrachtet eröffnet sich hier ein interessantes Konzept, denn die Aufwertung von Standardsoftware durch individualisierte Komponenten ist letztlich die Erweiterung um individuelle Problemlösungen einzelner Organisationen bzw. Anwender im Zuge der digitalen Transformation. Häufig handelt es sich sogar um die einzige wirtschaftlich sinnvolle Möglichkeit, die Vorteile der Basis-Software mit passgenauen Zusatzfeatures zu kombinieren.

Standardsoftware löst selten alle Probleme

Grob geschätzt ist die am Markt beliebte Standardsoftware in der Lage, etwa 80 Prozent aller Herausforderungen zu lösen. Häufig bilden jedoch gerade die letzten 20 Prozent schmerzhafte Pain Points:

• Zeitverschwendung: Umwege und Workarounds kosten Zeit, insbesondere, wenn dazu die Expertise und Kapazität von Kollegen aus der IT angezapft werden müssen.
• Wildwuchs an Excel-Dateien: Mitarbeiter lösen Probleme bevorzugt mit Excel, was allerdings schnell zu unkontrollierbaren, subversiven Datenlandschaften führt – Stichwort Schatten-IT. Aus DSGVO-Sicht höchst bedenklich und der Alptraum jeder IT-Abteilung.
• Erhöhte Fehleranfälligkeit: Automatismen für Konsistenzprüfung, Kontrolle der Dateneingabe etc. stehen nicht zur Verfügung.
• Word-Dateien und Ausdrucke: Ebenso ineffektiv und ressourcenvergeudend stellen sich Umgehungsvarianten dar, die auf Textdateien basieren. Wenn Ausdrucke benötigt werden, um Information zu transportieren, stellt sich der moderne Arbeitgeber alsbald die Frage, wer die letzten 30 Jahre Computertechnik verschlafen hat.

Die Probleme, die eine Standardsoftware nicht lösen kann, werden in der Regel zuerst von jenen Mitarbeitern entdeckt, die tagtäglich mit der Software arbeiten. Typischerweise wendet sich der Sachbearbeiter mit einer detaillierten Bedarfsanalyse an die IT-Abteilung, mit dem Ziel, den IT-Leiter zu überzeugen.

Software von der Stange passt selten zu individuellen Anforderungen

Die Marktwirtschaft in unseren Gefilden ist bunt und abwechslungsreich, jedes Unternehmen einzigartig und mit individuellen Anforderungen konfrontiert. Trotz hervorragender Branchenlösungen gibt es kaum eine Software von der Stange, die ein 100%-iger Fit ist. Letztlich sind die einzigartigen Unterschiede einfach zu groß:

• Unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen: Selbst branchenspezifische Standardsoftware berücksichtigt nur selten die unterschiedlichen Anforderungen, die sich aus den verschiedenen Dienstleistungen und Produkten einzelner Unternehmen ergeben.
• Spezifische Prozesse: Jede Organisation entwickelt ihre eigenen Verfahren und Abläufe, die oft maßgeblichen Anteil am Unternehmenserfolg haben. Die Standardsoftware zwingt die Anwender allerdings zur Einhaltung gewisser Routinen, sodass der nicht abgedeckte Teil schnell zum Painpoint wird.
• Mitarbeiter haben eigene Arbeitsweisen & Vorlieben: Auch auf Ebene der Mitarbeiter bilden sich im Laufe der Zeit Arbeitsweisen und Vorlieben heraus, die nicht immer zur verwendeten Software von der Stange passen. Passgenaue Technologien erhöhen ihre Akzeptanz dagegen enorm.
• Auch Kunden und Projektpartner haben bestimmte Anforderungen: Um kooperatives Arbeiten auch über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus zu erleichtern, sollten die Bedürfnisse von Kunden und Partnern berücksichtigt werden, wie PBS es mit CIPS³ unter Beweis stellt.

Standardsysteme, die sich mit INDIVs erweitern lassen

Auch wenn es vom Hersteller normalerweise nicht vorgesehen ist, eignet sich die Architektur der meisten Programme für eine Anbindung flexibler INDIVs durch Add-Ons. Datenbanksysteme (MS SQL, Oracle, AS400 …), die in so gut wie allen Standardsoftware-Produkten die Datenbasis darstellen, erlauben den problemlosen Anbau maßgeschneiderter, individueller Zusatz-Features. Ermöglicht wird dies durch geeignete Schnittstellen, mit denen die Verbindung mit der Datenbasis des Programms hergestellt wird. Eine Applikation erlaubt dann die Bearbeitung der Daten.

Auf diese Weise können so gut wie alle Softwareprodukte „gepimpt“ werden, z.B.:

• ERP-Systeme: Ob nun BMD, SAP oder Microsoft Dynamics – bei allen Enterprise Ressource Planning Programmen steht im Hintergrund eine mächtige Datenbank, die als Datenquelle für diesen Zweck genutzt werden kann.
• HR-Systeme: Ob nun das Human Ressource Management Modul gängiger Software-Suiten oder eine Stand-Alone-Lösung zum Einsatz kommt – beide haben im Hintergrund eine Datenbank, die mit Schnittstellen angesteuert werden kann.
• Produktplanungs- und Steuerungssysteme (PPS): Sind ebenso erweiterbar, auch hier ermöglichen Zusatz-Apps homogene Benutzeroberflächen und eine redundanzfreie Datenhaltung.
• Microsoft 365: Längst kein Geheimtipp mehr – Microsoft hat mit SharePoint als Datenbasis und der Power Platform Suite eine Kombination im Rennen, die von Workflow-Automatisierung bis hin zum Einsatz von AI-Systemen alle Stücke spielt. Über sogenannte Konnektoren lassen sich auch zahlreiche Datenbanksysteme anderer Anbieter einbinden.

How to pimp your Software: Eine Anleitung in 7 Schritten

Im Bereich Customizing Software hat unser Team bereits viele Projekte erfolgreich umgesetzt. Mit der Zeit hat sich bei uns ein Prozess etabliert, der kosteneffizient und gewinnbringend ist. Dieser läuft zwar nicht nach Schema F ab, aber doch immer wieder nach diesen 7 grundlegenden Schritten:

1. Anfrage: Painpoints der Software wurden erkannt und der Kunde stellt fest, dass seine Standardlösung nicht alles abdeckt. Im ersten Schritt stellt er also eine Anfrage für Individualsoftware beim Digitalisierungsexperten seines Vertrauens.

2. Anforderungen identifizieren: gemeinsam mit dem Kunden wird eine Soll-Ist-Analyse durchgeführt und anschließend die Ausgangssituation erfasst, kategorisiert und im Detail analysiert. In diesem Schritt erfolgt auch eine transparente Kostenschätzung.

3. Umsetzungsplanung: In Schritt 3 wird der Ablauf für die individuelle Softwareentwicklung festgelegt. Ein Zeitplan wird erstellt, Ansprechpartner bestimmt und Verantwortungsbereiche zugewiesen. In dieser Phase ist gelegentlich schon eine detaillierte Planung möglich, wenn sich die Anforderungen genauer definieren lassen.

4. Kundentermine: Gemeinsam mit dem Kunden wird das Projekt vor Ort oder in Online-Meetings entwickelt und vorangetrieben.

5. Entscheidung, wo INDIV laufen soll: Es gilt zu entscheiden, ob das Projekt lokal On Premise oder in der Cloud – etwa über Azure – abgewickelt werden soll.

6. Entwicklung & Implementierung: Begleitung der neuen INDIV-Lösung mit 14-tägigen Sprint-Meetings.

7. Weiterbetreuung: Je nach Bedarf reicht die Nachbetreuung von klassischem Support bis zu halbjährigen Reviews.

Fazit: Pimp Your Software – Von der Standardsoftware zum Individualprodukt

Nicht immer erfüllt Standardsoftware alle Anforderungen im Unternehmen. Nach wie vor werden in Ermangelung geeigneter Software auch im Fachbereich zahlreiche Prozesse mit Workarounds erledigt. Dieses Manko lässt sich mit cleveren INDIVs rasch und unkompliziert beheben. Mit dem nötigen Know-how werden selbst etablierte Produkte großer Hersteller um die gewünschten Features erweitert: Pimp Your Software also.

Erfahrungsgemäß herrscht gerade in den kritischsten und für das Unternehmen wichtigsten Prozessen die größte Offenheit für Customized Lösungen. Und INDIVs sind längst nicht so kostspielig wie oft gedacht. In den meisten Fällen bauen sie auf bestehenden Infrastrukturen auf und mit dem langjährigen Know-how unserer Experten gewährleisten wir eine effiziente Umsetzung Ihrer maßgeschneiderten Software.