Digitale Transformation bei Baumit: der Weg in die Cloud mit Microsoft 365

Digitale Infrastuktur | Interview
Bernhard Rechberger

Baumit ist nicht nur im internationalen Baugewerbe erfolgreich, sondern schreibt seit einigen Jahren auch unternehmensintern digitale Erfolgsgeschichten. In dem europaweit bekannten Unternehmen wird ersichtlich, welches Potenzial in der Digitalisierung liegt, und wie Organisationen sich unter komplexen Voraussetzungen schrittweise transformieren können, um die Weichen für nachhaltigen Erfolg in der digitalen Zukunft zu stellen.

Herausforderung: Von der lokalen Dokumentenablage zur einheitlichen Business Software

Der Baustoffproduzent Baumit ist eine Tochtergruppe der Schmid Industrieholding GmbH und in 25 Ländern in Europa tätig. 2020 erwirtschaftete sie mit über 3.600 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von über eine Milliarde Euro. Die Kernprozesse in den einzelnen Ländern unterstehen der Entscheidungshoheit der Unternehmen vor Ort. Nur einige Services, wie Exchange und Wi-Fi, wurden bisher aus dem Hauptquartier zur Verfügung gestellt.

 

 

“Unser Weg in die Cloud mit Office 365 für Dokumenten Management und Projekt Management war richtig. Die Zukunft unserer
IT-Infrastruktur ist allerdings hybrid.”

Alexander Mayer, IT Area Manager | Baumit Group

Die Zusammenarbeit zwischen corner4 und Baumit begann 2013 mit der Implementierung von SharePoint als zentrale Dokumentenablage und ist von einem produktiven Austausch geprägt. Gemeinsam treiben wir seit Anfang 2019 den Umstieg auf eine cloudbasierte Infrastruktur bei Baumit voran, ein Transformationsprozess, der u.a. von Alexander Mayer begleitet wird. Der IT Area Manager bei Baumit agiert direkt an der Schnittstelle zwischen dem Headquarter der Baumit Group und den einzelnen Tochtergesellschaften. Seiner Einschätzung nach sind die Transformationsprojekte von 2 großen Herausforderungen begleitet:

 

1. Komplexe Strukturen:

Die Unternehmensstruktur ist mit seinem weitverzweigten Netz verschiedener Niederlassungen komplex. Wegen der relativen Autonomie, die einzelne Unternehmen bei der Auswahl von Software haben, steigt die Komplexität zusätzlich. Denn jeder Standort hat spezifische Anforderungen und Gewohnheiten, die in der zukünftigen Lösung berücksichtigt werden müssen.

 

2. Alt eingesessene Baubranche:

Eine weitere Herausforderung ist die Baubranche selbst, denn sie ist in vielen Bereichen noch immer traditionell aufgestellt. So gehören Stift und Papier zu wichtigen Arbeitsmitteln und Kunden bestellen Baustoffe häufig noch per Telefon und teilweise sogar per Fax. Ein Vorreiter wie Baumit muss also nicht nur interne, sondern auch externe Hürden auf seinem Weg zur digitalen Transformation nehmen.

 

Glücklicherweise kommt in den letzten Jahren Bewegung in die Branche: 2019 hatten laut der PwC-Studie Digitalisierung der deutschen Bauindustrie zwar erst 18% der befragten Unternehmen eine Digitalstrategie entwickelt, über ¾ der Firmen planten allerdings bereits konkrete Vorhaben für die nächsten Jahre. Die geplanten und bereits erfolgreich umgesetzten Digitalisierungsvorhaben von Baumit zeigen, dass sich der Schritt lohnt.  

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„Bei Baumit sind wir durch unsere Entwicklung eher dezentral aufgestellt. Mit SharePoint als kollaborative Plattform im Zentrum streben wir den Modern Workplace an.“

Alexander Mayer, IT Area Manager | Baumit Group
 

Integrierte Projektmanagement-Lösung mit Microsoft 365

Die Basis für die neue Cloudumgebung bei Baumit bildet SharePoint als Teil der Microsoft 365-Suite. Mit seinem Baukastensystem für Business Software bietet der Hersteller seinen Anwendern Flexibilität zur Integration neuer Tools und gleichzeitig die Konsistenz einer einheitlichen, zentralen Business Lösung. Über Alternativen zu SharePoint hat Baumit nur wenig nachdenken müssen, denn die Erfahrungen mit dem modernen Tool waren im gesamten Unternehmen von Anfang an sehr positiv.

Zurzeit testet Baumit außerdem project4 in der Praxis. Das von unseren Entwicklern bei corner4 entwickelte Projektmanagement-Tool besticht u.a. durch folgende Vorteile:

  • Anwender haben Zugriff auf alle projektbezogenen Informationen und Dateien
  • das Tool dient als digitale Projektakte für die gemeinsame Dokumentenablage
  • Aufgaben und Meilensteine erstellen die Nutzer direkt aus SharePoint heraus
  • eine detaillierte Benutzerverwaltung erlaubt die Definition verantwortlicher Personen und die Einbindung externer Partner in das Projekt.

© Baumit GmbH- Internationalisierung von Baumit

Alexander Mayer verspricht sich von der Integration des Projektmanagement-Tools einen weiteren Schritt in Richtung Modern Workplace, das zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit in grenzüberschreitenden Teams möglich macht. Anwender können Projektmanagement-Funktionen direkt aus SharePoint heraus nutzen, um so einerseits effizientere Prozesse zu etablieren und andererseits den Zugriff auf Informationen von der Anwesenheit im Büro zu entkoppeln.

„Aus der Belegschaft bei Baumit bekommen wir eine sehr gute Resonanz. Denn viele Kollegen erleben, dass die Umstellung von Papier auf digital zu flexibleren und einfacheren Arbeitsweisen führt.“

Alexander Mayer, IT Area Manager | Baumit Group

Corona-Krise als Katalysator für Transformationsprozesse

Bei der Umstellung auf die neue Arbeitsumgebung erwies sich die Corona-Krise als Beschleuniger in vielen Organisationen. Gleichzeitig gaben in der aktuellen Studie von PWC Digitalisierung der Bauindustrie 2020 70% der Befragten aus der Baubranche an, die Umstellung auf digitale Formen der Zusammenarbeit sei die größte Covid-bedingte Herausforderung des Jahres gewesen.

Auch bei Baumit mussten kurzfristig mehrere 1000 Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Die IT stand vor der Herausforderung, die angestoßenen Prozesse zu beschleunigen, und sie im Zeitraffer umzusetzen. Dank der bereits geleisteten Vorarbeit in Richtung Best of Suite-Umgebung gelang diese Umstellung schnell und reibungslos.

„Digitalisierungsvorhaben in der Baubranche wurden durch die Covid-19-Maßnahmen sehr stark in die Zukunft getrieben. Unsere Erfahrung bei Baumit zeigt, dass diese erfolgreich sind, wenn sie Schritt für Schritt umgesetzt werden.“

Alexander Mayer, IT Area Manager | Baumit Group

Frühzeitige Einbindung der Belegschaft als Erfolgsfaktor

Bei den aktuell rund 2800 Anwendern in der Baumit Gruppe kommen die digitalen Transformationsprozesse weitestgehend positiv an. Das liegt auch an der engen Einbindung aller wichtigen Fachbereiche von der Planungsphase an. Dadurch können die Anforderungen aller Fachbereiche aufgenommen und abgebildet werden. Die Erfahrung zeigt: je heterogener das Planungsteam zusammengesetzt ist, desto besser gelingt es später alle Anforderungen in der fertigen Lösung abzubilden.

„Mitarbeiter müssen sich mit neuen digitalen Lösungen wohlfühlen.“

Alexander Mayer, IT Area Manager | Baumit Group

Blick in die Zukunft

Die Geschichte unserer Kollaboration zeigt auch, dass digitale Transformation ein stetiger Prozess ist. Mit der neuen Cloud-Umgebung haben zwar mehrere tausend Mitarbeiter Zugriff auf die gemeinsame Arbeitsumgebung, Schlüsselpersonen in den Werken der Baumit-Gruppe sind bisher allerdings außen vor. Denn SharePoint beschränkt den Zugriff auf Inhaber einer Microsoft-Lizenz und in der Produktion stehen oft keine Computer oder Laptops direkt zur Verfügung. Deshalb arbeiten wir bei corner4 momentan an einer Lösung, um auch Mitarbeitern in Werken des Unternehmens den Weg in die neue Cloud-Umgebung zu ebnen.

Für die nahe Zukunft haben wir zudem gemeinsam die dokumentenbezogenen Workflows in den Blick genommen. Durch die Automatisierung von Vertragsmanagement und Angebotserstellung soll der administrative Aufwand in den Fachbereichen sinken. Beispielsweise können Verträge, die von verschiedenen Personen unterzeichnet werden müssen, durch Workflow-Automatisierung schnell und fehlerfrei weitergeleitet werden, sobald sie von einem Entscheider unterzeichnet wurden.

„In Zukunft planen wir bei Baumit auch das Workflow-Management abzubilden, indem wir beispielsweise zukünftige Applikationen in SharePoint integrieren.“

Alexander Mayer, IT Area Manager | Baumit Group

Fazit: Mut zur Transformation zahlt sich aus.

Die Erfolgsgeschichte der Baumit Gruppe zeigt, dass auch Unternehmen in komplexen Strukturen schnell Erfolge in der digitalen Transformation feiern können. In nur zwei Jahren gelang es dem Unternehmen, mit Hilfe eines starken Partners an seiner Seite mit SharePoint und project4 eine lauffähige Arbeitsgrundlage für die grenzüberschreitende Zusammenarbeit in der ganzen Unternehmensgruppe zu schaffen.

© Baumit GmbH – Produktion in Wopfing (Niederösterreich)

„Keine Angst vor der Cloud.“

Alexander Mayer, IT Area Manager | Baumit Group

Heute, so Alexander Mayer, ist Baumit noch nicht am Ziel, aber auf einem guten Weg in eine erfolgreiche digitale Zukunft. “Keine Angst vor der Cloud!”, rät der erfahrene IT Experte den Entscheidern in anderen Unternehmen. Der Umstieg mag komplex und risikoreich erscheinen – allerdings können auch kleine Schritte einen konkreten Nutzen für das Unternehmen bringen – zum Beispiel in der Dokumentenablage oder dem Projektmanagement.

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Bernhard Rechberger
Bernhard Rechberger

Bernhard Rechberger ist seit 2017 Key Account Manager bei corner4. Bereits seit 2011 begleitet Bernhard Kunden bei Projekten im Bereich Cloud Services und Software Solutions. Im Vertrieb bleibt er für Sie am Ball, um Ihnen die effizientesten Lösungen anzubieten.

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