Vertragsmanagement in der Cloud: Ist contract4 in M365 die richtige Wahl?

Ein digitales Vertragsmanagement  reduziert den manuellen Aufwand für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen und beschleunigt Verhandlungen mit Vertragspartnern dadurch um bis zu 50 Prozent, wie eine Studie von PwC herausgefunden hat. Dafür muss die ausgewählte digitale Lösung für das Vertragsmanagement allerdings zu den individuellen Voraussetzungen des Unternehmens passen und  branchenspezifische Anforderungen erfüllen. So ist unsere Vertragsmanagement Lösung contract4 in Microsoft 365 zwar eine leistungsfähige Plattform für den Aufbau eines digitalen Vertragsmanagements, doch nicht für jedes Unternehmen steht der Implementierungsaufwand im Verhältnis zu den möglichen Effizienzgewinnen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aspekte Sie bei der Auswahl Ihrer Vertragsmanagement Lösung berücksichtigen sollten und wo unser Tool auf Basis Microsoft 365 sein ganzes Potenzial entfalten kann.

Aspekt #1: Größe des Unternehmens

Mit der Unternehmensgröße steigt die Anzahl der Verträge und häufig auch die Komplexität der Geschäftsbeziehungen, sodass Vertragsmanagement Lösungen wie contract4 unterschiedliche Anforderungen erfüllen müssen:

Kleine Unternehmen:

• In kleinen Unternehmen mit wenig Verträgen ist die Implementierung mit Microsoft 365 zu komplex und nicht kosteneffizient, da die Möglichkeiten der Plattform in der Regel überhaupt nicht benötigt werden.
• Einfache Lösungen mit einem klaren Fokus auf die Vertragsverwaltung in KMUs bieten Unternehmen oft das bessere Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Mittlere – große Unternehmen:

• Unternehmen ab etwa 100 Mitarbeitern profitieren durch das komplexe Vertragswesen deutlich stärker von der Möglichkeit zur Automatisierung und Standardisierung wiederkehrender Vorgänge im Vertragsmanagement.
• Microsoft 365 lässt sich problemlos mit allen gängigen IT-Systemen integrieren, sodass die neue Vertragsmanagement Lösung kein Loch in die gewachsene Infrastruktur reißt.

Aspekt 2: Branchenspezifische Betrachtungen

Abhängig von der Branche müssen Verträge und die Vertragsverwaltung hohen Anforderungen genügen, sodass sich für die Nutzung von unserer Vertragsmanagement Lösung auf Basis Microsoft 365 gut und weniger gut geeignete Branchen ergeben:

Geeignete Branchen: Pharma, Industrie, Dienstleistungen

Der manuelle Aufwand für die Vertragsverwaltung ist in diesen Branchen sehr hoch und durch eine Vielzahl verschiedener Vertragspartner komplex, sodass Freigaben und Zeichnungen leicht zum Flaschenhals von übergreifenden Prozessen werden. Mit Standardvorlagen und automatisierten Workflows bietet contract4 ein effizientes  Vertragsmanagement, das mit den Anforderungen des Unternehmens wächst und sich jederzeit erweitern lässt.

Weniger geeignete Branchen: Rechtsanwaltskanzleien, Banken und Versicherungen, Medizin

In Branchen mit hohen regulatorischen Anforderungen sind spezialisierte Tools verfügbar, mit denen sich eine rechtssichere Vertragsverwaltung im Einklang mit Gesetzen und den jeweiligen Compliance-Vorschriften  umsetzen lässt. Eine angepasste Lösung auf Basis von Microsoft 365 lässt sich innerhalb der engen regulatorischen und rechtlichen Grenzen nicht sinnvoll realisieren.

Aspekt #3: Vertragstypen und -komplexität

Je nach Branche und Tätigkeit schließen Unternehmen verschiedene Verträge mit verschiedenen Arten von Stakeholdern, Fristen und Vereinbarungen, die sich mit der Lösung von corner4 in Microsoft 365 wie folgt abdecken lassen:

• Standardvorlagen und Workflows für wiederkehrende Verträge, Kaufverträge, Mietverträge, Fahrzeug, Gebäude, Bürgschaften und Liegenschaften vereinfachen die Erstellung, Freigabe und Zeichnung von Verträgen.
• Mietzahlungen und Vertragsverlängerungen können durch automatisierte Workflows abgebildet werden und das verantwortliche Team entlasten.
• Für die Umsetzung branchenspezifische Anforderungen ermöglicht das flexible Datenmodell die unkomplizierte Erstellung eigener Bedingungen.
• Die Lösung lässt sich sowohl durch eigene Entwicklungen als auch über das breite Drittanbieter-Ökosystem um weitere Funktionen erweitern.

Aspekt #4: Integration und vorhandene Infrastruktur

Viele Unternehmen nutzen bereits eins oder mehrere Tools aus dem Microsoft 365 Ökosystem, sodass sich durch das Vertragsmanagement Tool von corner4 die folgenden Synergien ergeben:

• Zentrale Arbeitsoberfläche: Das Vertragsmanagement setzt aus dem bereits vorhandenen M365 Ökosystem (Teams, SharePoint, Outlook) auf und ermöglicht die zentrale Ablage aller Verträge über eine bekannte Oberfläche.
• Übergreifende Workflows: Die Integration von Daten und Dokumenten aus anderen Lösungen innerhalb der Plattform erleichtert die Implementierung effizienter und automatisierter Workflows.
• Datenaustausch: Die Integration mit SharePoint ermöglicht das Teilen von Vertragsdaten und -dokumenten mit externen Partnern und Dienstleistern über ein sicheres, digitales Portal.

Aspekt #5: Internationale Anwendung

Die Vertragsverwaltung ist nicht zuletzt wegen der unterschiedlichen Regelungen in verschiedenen Ländern kompliziert und erschwert ein standardisiertes Vorgehen bei der Vertragsverwaltung in internationalen Unternehmen. Lösungen in Microsoft 365 bieten als weltweiter Standard für Businesslösungen die folgenden Vorteile für international agierende Unternehmen.

• Globale Übersicht: contract4 bietet Kontrolle über alle Verträge in einem globalen Unternehmen und schafft Transparenz über Fristen, Verlängerungen und KPIs.
• Internationale Nutzung: Die einfache Anpassung von Standardvorlagen an lokale Währungen und Sprachen schafft Konsistenz und Planbarkeit.
• Bessere Zusammenarbeit: Die gemeinsame digitale Vertragsverwaltung strukturiert die Kommunikation und erleichtert die Zusammenarbeit über Standorte und Zeitzonen hinweg.

Fazit: contract4 als vielseitige Lösung für Ihr Vertragsmanagement

Eine effiziente Lösung für das Vertragsmanagement schafft Kontrolle und Transparenz in Bezug auf Verträge im Unternehmen und ermöglicht eine zeit- und standortunabhängige Zusammenarbeit in internationalen Teams.

Mit unserem Tool auf Basis Microsoft 365 bieten wir eine leistungsfähige Plattform für den Aufbau eines nahtlos in die bestehenden Prozesse und Strukturen eingebundenen Vertragsmanagements.

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