contract4

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Mit contract4 sind Ihre Verträge immer zentral verfügbar

Mit contract4 – der Software für Vertragsmanagement – gehören verpasste Kündigungsfristen, unauffindbare Verträge, ineffiziente Vertragserstellung und andere typische Probleme der Vertragsverwaltung der Vergangenheit an. Die SharePoint-Lösung contract4 unterstützt Sie ab dem Moment, in dem Sie einen neuen Vertrag planen oder sichten. Das Vertragsmanagement-Tool begleitet den gesamten Prozess über die gemeinsame Arbeit im Dokument und die Vertragsablage bis zur eventuellen Kündigung – passgenau abgestimmt an die Anforderungen Ihres Unternehmens. Entdecken Sie das Vertragsmanagement-System von corner4 und vereinfachen Sie komplexe Prozesse!

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Lösungsansatz:

Egal ob Ihre Teammitglieder an einem Anhang zum Vertrag, dem Vertragsdokument selbst oder an den AGB mitwirken: Mit dem SharePoint-Vertragsmanagement contract4 erstellen Sie ganz einfach eine neue Vertragsakte und arbeiten sofort mit Ihren Kolleginnen und Kollegen am neuen Vertrag. Über die Vertragsverwaltung verfolgen Sie alle Änderungen an jedem einzelnen Dokument lückenlos nach – inklusive eines direkten Vergleichs zweier Dokumente. Einmal in die Vertragsablage-Software eingepflegte Dokumente werden automatisch verwaltet und gehen nicht mehr unter. Sie versäumen nie wieder eine Frist eines Vertrages und verschwenden keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach Verträgen.

Verträge inklusive Arbeitsdokumente und Aufgaben schnell und einfach verwalten
Skalierbarkeit von Vertragsanzahl, zusätzlichen Prozessen für Vertragsgenehmigungen und Freigaben
Zeit sparen bei der Suche nach Verträgen und keine Fristen mehr versäumen

Vertragsakte:

Ein weiterer Vorteil bei der Erstellung von Verträgen mit der Vertragsverwaltungs-Software ist die Nutzung von Vorlagen. Hier bietet contract4 zum einen die Vertragstypen selbst und zum anderen einzelne Dokumente, die in einer neu erstellten Vertragsakte mitangeboten werden. Diese helfen Ihren Mitarbeitern bei der Erstellung von Verträgen – zum Beispiel in Form von Checklisten oder Anleitungen.

Unsere Software für SharePoint-Vertragsmanagement ist skalierbar und kann auch eine größere Anzahl von Verträgen verwalten. Möglich sind zudem zusätzliche Prozesse für Vertragsgenehmigungen und Freigabe. Das Vertragsmanagement-System contract4 können wir individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Die Vorteile:

Durch die Nutzung von SharePoint als Ablagesystem für unsere Software-Lösung für Vertragsmanagement ergeben sich zwei große Vorteile:

SharePoint ist ein mächtiges Werkzeug, wenn es um die strukturierte Ablage und das Wiederfinden von Dateien geht. Die Volltextsuche indiziert den gesamten Inhalt des Vertragsmanagements und stellt diesen wie gewünscht dar. Eine Suchanfrage des Benutzers endet nach wenigen Augenblicken in einer Trefferliste mit allen relevanten Dokumenten oder Informationen, die am SharePoint abgelegt sind. Dabei werden nicht nur Metadatenfelder – also Titel, Personen oder Beschreibungsfelder – durchsucht, sondern auch die Dokumente selbst, bis hin zu eingescannten PDF-Dokumenten mit OCR-Informationen.

Das Berechtigungssystem innerhalb der Vertragsverwaltung erlaubt eine sehr fein untergliederte Steuerung der zugreifenden Personen. Basierend auf Ihrer schon bestehenden Benutzerverwaltung aus dem Microsoft Active Directory können wir für das Vertragsmanagement Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rollen erstellen, die ihrer Rolle entsprechenden Zugriff haben. Für die Praxis bedeutet das: Ist eine Gruppe von „Vertragsmanagern“ definiert, können genau diese Personen innerhalb der Vertragsmanagement-Software neue Verträge erstellen und zudem in weiterer Folge das Vertragsteam selbst festlegen. Auch das Vertragsteam wird in weitere Rollen unterteilt. Hier gibt es Benutzer mit vollen Rechten, eine Gruppe mit eingeschränkten Rechten und optional eine Management-Rolle, welche lesenden Zugriff auf alle Dokumente in der Vertragsablage hat. Technisch ist es auch möglich, externe Partner für die Mitarbeit einzuladen und diesen Personen Zugriff auf Dateien oder Bibliotheken innerhalb der Vertragsverwaltung zu erteilen.

contract4 auf einen Blick:

  • nie wieder versäumte Fristen
  • gemeinsames Arbeiten dank SharePoint
  • differenzierte Verwaltung der Benutzerrechte
  • Vorlagen, Templates und Anleitungen für die Vertragserstellung
  • individuell anpassbar

Anwendungsbeispiel:

Sie verwenden einen einheitlichen Kaufvertrag in einem Unternehmen mit spezifischen Feldern. Basierend auf diesem Standardvertrag können Sie mit der Vertragsmanagement-Software contract4 neue Kaufverträge erstellen, die alle Eigenschaften Ihres Basiskaufvertrages erben und um spezielle Eigenschaften erweitert werden können. Diese Eigenschaften können Metadatenfelder oder eigene Vertragsaktenvorlagen (Templates) sein, die für Ihre Verträge verwendet werden.