Microsoft Power Automate: die einfachsten Freigabeprozesse der Welt

Power Platform
Michael Herger

Als Karina G. am Montagmorgen im Büro ankommt, ist sie wie immer die Erste. Während die Kaffeemaschine surrend anspringt und der Computer hochfährt, öffnet sie die Fenster und stellt neue Blumen auf den Schreibtisch ihrer Chefin. Seit zwei Jahren ist Karina G. bereits in der Firma und sie kann sich kaum mehr vorstellen ihren Job noch einmal zu wechseln. “Wenn du den modernen Arbeitsplatz suchst, dann komm zu uns”, empfiehlt die erfahrene Assistentin der Geschäftsführung stets all ihren Freunden und Bekannten. Denn anders als vorher muss sie keine Excel-Tabellen händisch ausfüllen, stundenlang fehlerhafte Anträge ihrer Kollegen ausbessern und sich über andere lästige Prozesse ärgern. Grund dafür ist der sinnvolle Einsatz der Power Platform und im Speziellen Power Automate, um Wokflows zu digitalisieren und automatisieren.

Wie sich Freigabeprozesse mit Power Automate vereinfachen lassen und welche Benefits das mächtige Tool für unternehmensrelevante Prozesse hat, lesen Sie im Folgenden.

Digitale Freigabeprozesse: Was ist mit Power Automate möglich?

Laut einer Bitkom-Studie nutzt weniger als die Hälfte der deutschen Unternehmen sinnvolle Anwendungen, um Dokumente zu digitalisieren. Daher laufen viele Freigabeprozesse noch immer analog ab und sind mit aufwendiger E-Mail-Kommunikation oder Papieranträgen verbunden. Dabei bieten Tools wie Power Automate & Co. tolle Werkzeuge, um stupide Freigabeprozesse einfach zu standardisieren und zu digitalisieren. Hier ein paar typische Best Practice Beispiele für automatisierte und einfache Freigaben im Unternehmensalltag:

  • Urlaubsantrag:Urlaub steht jedem Mitarbeiter zu, sollte aber so geplant werden, dass nicht die gesamte Belegschaft zur gleichen Zeit in der Sonne brutzelt. Neben den Urlaubszeiten muss natürlich auch jemand ein Auge auf die Urlaubstage haben, um im Nachhinein keine unschönen Überraschungen zu erleben. Mündliche Absprachen ziehen Chaos nach sich, händische Eintragungen sind wahre Papierfresser und Anfragen per E-Mail führen zu unnötigen Fehlern und Missverständnissen. Im Gegensatz dazu ersparen automatisierte Freigabeprozesse mit Power Automate allen Mitarbeitern Zeit, Nerven und die verhasste Zettelwirtschaft.
  • Dokumentenfreigabe: Dokumente, wie beispielsweise Angebote oder Rechnungen, müssen i.d.R. durch mehrere Hände, bevor sie dem Kunden zur Abnahme vorgelegt werden können. Wenn diese Angebote bis dato mit vielen Klicks und E-Mails von einer Station an die nächste und wieder zurückgesendet wurden, so lässt sich dieser Freigabeprozess mit Power Automate spürbar vereinfachen und an die individuellen Workflows in jeder Organisation anpassen.
  • Freigabe von Investanträge: Auch intern angestoßene Projekte durchlaufen häufig eine komplexe Freigabezyklen. Bis zur Genehmigung sind unter Umständen mehrere Korrekturschleifen nötig und abhängig von der Investitionshöhe sind viele Akteure auf unterschiedlichen Ebenen in die Entscheidung involviert. Eine Workflow Automatisierung sorgt an dieser Stelle für eine sinnvolle Freigabeabfolge und eine deutliche Beschleunigung.

Access Request Tool: E-Mail Postfach- & Ordnerfreigabe mit Power Automate Approvals digitalisieren und automatisieren

Das Berechtigungsmanagement kann aufgrund von Datenschutz, Compliance und Sicherheit mitunter komplex sein, denn Mitarbeiter in unterschiedlichen Positionen benötigen individuelle Zugriffsberechtigungen. Gleichzeitig muss externen Partnern, Kunden oder Subunternehmern punktuell Zugang zu bestimmten Dateien gewährt werden. Was in kleinen bis mittleren Unternehmen noch händisch umsetzbar ist, wird in großen Organisationen und Konzernen zur echten Herausforderung. Denn besonders im Projektgeschäft brauchen die Beteiligten schnell Zugriff und können nicht darauf warten, dass die Assistentin beim Chef, dieser am nächsten Tag beim Abteilungsleiter und jener am kommenden Montag beim Projektleiter anfragt, bevor die Genehmigung nach dessen Urlaub schließlich bei der Assistentin gemeldet wird.

Am Beispiel unseres selbst entwickelten Access Request Tools möchte ich Ihnen (etwas vereinfacht) zeigen, dass sich einfache Freigabeprozesse mit Power Automate Approvals in wenigen Schritten digitalisieren und automatisieren lassen. Und wer weiß? Vielleicht starten Sie schon bald Ihr eigenes Pilotprojekt mit der Power Platform.

 

Schritt 1: Prozess visualisieren

Um die einzelnen Teilschritte einer sinnvollen Prozessautomatisierung zu verstehen und richtig anzuordnen, wird der ausgewählte Freigabeprozess im ersten Schritt visualisiert. Da die Freigabe von Ordnern und E-Mails relativ simpel strukturiert ist, lässt sich dieser Workflow sehr gut mit einem Entscheidungsbaum mit mehreren Pfaden abbilden.

Schritt 2: Workflow in Power Automate abbilden

Grundsätzlich ist die Workflow Abbildung in Power Automate relativ einfach und mitunter sogar ohne größere IT-Kenntnisse realisierbar. Denn in Power Automate werden Anwendungen zusammengefügt und die einzelnen Aktionen für den eigenen Anwendungsfall über eine grafische Oberfläche konfiguriert.

Schritt 3: Benutzeroberfläche in Power Apps designen

Damit die Anwendung einfach zu bedienen ist, benötigt sie eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche. Im Falle unseres Access Request Tool soll der Anwender auswählen, welche Freigabe er beantragen möchte und kann dafür zwischen den zwei entsprechenden Buttons “Postfach” und “Ordner” auswählen.

Diese Benutzeroberfläche lässt sich im Power Apps Editor (einem weiteren Power Platform Tool) mithilfe von Designvorlagen relativ einfach designen. So werden etwa die benötigten Buttons per Drag-and-Drop an die richtigen Stellen gezogen, mit den abhängigen Funktionen verbunden und im Corporate Design des Unternehmens eingefärbt.

Nachdem der Anwender ausgewählt hat, welche Freigabe er beantragen möchte, konkretisiert er seine Anfrage, etwa durch Standort, Ordner, Art und Kommentar zur Zugriffsberechtigung. Außerdem kann er den Status seiner Freigabeanfragen einsehen. Diese Ordnerstruktur wird über einen Konnektor zu SharePoint in die Anwendung eingebunden.

Der Freigabeprozess eines E-Mail Postfachs lässt sich im Grunde identisch aufbauen. Je einfacher und intuitiver die Benutzeroberfläche, desto leichter die Verwendung und desto höher die Akzeptanz der Mitarbeiter für diese Art von Prozessautomatisierung.

Statt E-Mails zu schreiben und manuelle Freigaben zu erteilen, steht allen Mitarbeitern eine einheitliche Oberfläche für die Anfrage von Freigaben zur Verfügung. Der Prozess kommt ohne zusätzliche Kommunikation aus und ist transparent, weil der Antragsteller den Status zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen kann. Gleichzeitig ermöglicht die Anwendung eine zentrale Überwachung aller laufenden Freigabeprozesse.

Wie wir einen Freigabeprozess für den Urlaubsantrag im Auftrag der Rath AG mit Power Automate umgesetzt haben, lesen Sie in unserer Success Story.

6 unschlagbare Vorteile von Power Automate

Die einfachsten Freigabeprozesse der Welt sind nur ein Beispiel für die vielseitigen Potenziale von Power Automate als eines von mehreren Werkzeugen der Power Platform. Damit hat Microsoft ein mächtiges Tool-Kit für die einfache Workflow Automatisierung und App-Entwicklung geschaffen, um unternehmensrelevante Prozesse nachhaltig zu optimieren:

1. Kostenfreier Einstieg: Die Power Platform – und damit auch Power Automate – ist als Basisversion in den M365 Lizenzplänen bereits enthalten, nur für die Nutzung von Premium-Konnektoren ist eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich. Dadurch können Unternehmen die Software problemlos ausprobieren und eigene Prozessoptimierungen antesten.

2. Prozesse überwachen: Die Plattform verfügt über eine integrierte Monitoring-Lösung, mit der bestehende Prozesse lückenlos überwacht werden können. Kommt es zu Fehlern, können die Verantwortlichen zeitnah reagieren und das Problem beheben.

3. Anbindung an Drittsysteme: Eine diverse Systemlandschaft ist für die Nutzung von Power Automate kein Hindernis, denn über Konnektoren lässt sich das Tool mit immer mehr Drittsystemen verbinden: von Projektmanagement-Lösungen über Kommunikationsprogramme bis zu ERP-Systemen.

4. Intuitive Oberfläche: Die Benutzeroberfläche vom Nachfolger des SharePoint Workflow Designer orientiert sich an existierenden Microsoft-Produkten, sodass Microsoft-Nutzer sich schneller zurechtfinden und einfache, konkrete Prozessoptimierungen sogar selbst vornehmen können.

5. Workload und Fehlerpotenzial reduzieren: Durch die Digitalisierung wiederkehrender Standardaufgaben können Unternehmen die Arbeitsbelastung für Mitarbeiter reduzieren und gleichzeitig menschliche Fehler aus dem Prozess eliminieren – eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

6. Startpunkt für die digitale Transformation: Power Automate bildet eine verbindliche, umfassende und anwenderfreundliche Basis, mit der verschiedene Digitalisierungsthemen niederschwellig erkundet werden können. In Verbindung mit Power BI, Power Apps, SharePoint und anderen Microsoft Lösungen handelt es sich um ein mächtiges Werkzeug, um komplexere Anforderungen und intelligente Prozessautomatisierungen umzusetzen.

Fazit: Freigabeprozesse einfach und effizient digitalisieren mit Power Automate

Digitalisierte und automatisierte Freigabeprozesse sparen allen Beteiligten im Unternehmen Zeit und Nerven, während das Fehlerrisiko sinkt. Power Automate ermöglicht einen niederschwelligen Einstieg, um Workflows zu optimieren, und verspricht zugleich eine steile Lernkurve. Noch stimmt das Versprechen der Herstellers, dass die Power Platform auch ohne Programmierkenntnisse einfach zu bedienen sei, nicht ganz mit der Realität überein. Aber intuitive Benutzeroberflächen, viele vorgefertigte Module und zahlreiche Weiterentwicklungen der mächtigen Plattform sind bereits richtungsweisend. Für mich ist Power Automate bereits heute ein idealer Ausgangspunkt für weitere Schritte in Richtung einer digitalen, automatisierten und einfachen Prozesslandschaft.

Für mehr Einblicke, Tipps und Tricks rund um die Power Platform laden Sie sich unser kostenloses Whitepaper herunter.

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Michael Herger
Michael Herger

Michael Herger begeistert seit 2020 seine Kunden als Senior Consultant mit innovativen Lösungen. Speziell im Bereich Microsoft Power Platform, also Power Apps und Power Automate, ist Michael Ihr Experte.

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