Die grenzenlose Welt des MS Teams für Unternehmen

In den vergangenen Jahren haben wir durch die weltweite Pandemie einen beispiellosen Innovations-und Digitalisierungsschub erlebt. Unternehmen mussten quasi über Nacht ihre Prozesse neu regeln und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Partnern und Kunden auf neue Beine stellen. Für Furore sorgte dabei insbesondere eine Plattform, die heute aus dem Arbeitsalltag von mehr als 270 Millionen Usern nicht mehr wegzudenken ist: Microsoft Teams. In diesem Beitrag bieten wir Ihnen einen Überblick, was das mächtige Kollaborationstool wirklich kann und wie Sie dessen Potenziale gewinnbringend nutzen.

10 Basisfunktionen von MS Teams

Microsoft Teams ist eine All-in-One Lösung für kleine und große Unternehmen, um Projektmitglieder zu verknüpfen und Kommunikation zu ermöglichen. Dafür stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

1. Chat: Das zentrale Element jeder Kommunikation in Microsoft Teams, vom 1:1 bis zum Gruppenchat. Nachrichten können unter anderem mit Dateianhängen, Links, Bildern und Dringlichkeitsstufen versehen werden.

2. Konversation in Kanälen: In dedizierten Abschnitten werden Unterhaltungen nach bestimmten Aspekten (z.B. Themen, Projekte, Fachrichtungen) organisiert und Zugriffsberechtigungen vergeben:

• für alle Teammitglieder (Standardkanäle)
• für ausgewählte Teammitglieder (private Kanäle)
• für definierte Personen innerhalb und/oder außerhalb des Teams (freigegebene Kanäle)

3. Online Meetings und Video Calls: Bieten zahlreiche Optionen für eine produktive Zusammenarbeit, z.B. Teilen des Bildschirms oder einzelner Fenster, Chats, Handzeichen und eine Aufzeichnungsfunktion.

4. Telefondienste und -konferenzen: Mit dem Cloud-Telefondienst Microsoft 365 Business Voice ersetzt Microsoft Teams die Festnetztelefonie im Unternehmen. Andererseits sind mit einer zusätzlichen Lizenz Telefonkonferenzen ohne Internetverbindung möglich.

5. Kalender: In der Kalender App werden alle in Microsoft Teams, Exchange oder Outlook geplanten Aktivitäten angezeigt, gemanagt und synchronisiert.

6. Teilen von Daten: Informationen können mit verschiedenen Berechtigungen freigegeben werden:

• Standard Channels: alle Teammitglieder haben Zugriff
• Private Channels: Zugriffe auf bestimmte Personen/Gruppen eingeschränkt
• Shared Channels: für Personen außerhalb eines Teams/einer Organisation

7. Dateispeicherung in MS Teams: In einem Kanal hochgeladene Dateien werden im SharePoint-Ordner gespeichert. Daten aus 1:1- oder Gruppenchats hingegen im OneDrive for Business-Ordner. Zugriffsberechtigt sind ausschließlich die jeweiligen Teilnehmer.

8. Office Anwendungen: Anwendungen und Funktionen von Microsoft Office sind direkt in Teams integriert. So können Dokumente gemeinsam erstellt und von Projektbeteiligten immer in der aktuellsten Version bearbeitet werden.

9. Newsfeeds: Ermöglichen das Teilen von Informationen, wenn gerade kein direkter Kontakt erforderlich ist. Inhalte sind chronologisch gelistet und ähnlich wie ein Social Media Feed aufgebaut.

10. Integration von Apps, PowerApps, Intranet & Workflow Automatisierung: MS Teams erlaubt eine unkomplizierte Einbindung von bereits fertigen Standard Apps wie auch maßgeschneiderten Entwicklungen (z.B. für die Baubranche oder Lieferanten) mit Microsoft Power Apps. Automatisierte Workflows lassen sich ebenfalls problemlos in MS Teams integrieren und auch das firmeneigene Intranet findet hier seinen Platz.

Digitale Mitarbeitererfahrung mit MS Viva

Als Teil von M365 wird Microsoft Viva hauptsächlich über MS Teams genutzt. Die Plattform integriert den Aufbau von Wissen und Qualifikationen direkt in den Arbeitsablauf und setzt sich aus folgenden Bereichen zusammen:

1. Viva Learning: Wenngleich die Funktionen noch ausbaufähig sind, lässt Viva Learning enormes Potenzial erkennen, unter anderem für das Onboarding neuer Mitarbeiter sowie eine fundierte Markenbildung.

2. Viva Insights: Wohlbefinden und Produktivität von Mitarbeitern können mit Viva Insights visualisiert, unterbrechungsfreie Aufgaben geplant und die Zusammenarbeit durch eine E-Mail-Erinnerungsfunktion verbessert werden. Somit liefert das Tool detailreiche Informationen für eine effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen.

3. Viva Topics: Mittels diverser KI-Tools vereinfacht Viva Topics die unternehmensweite Bereitstellung von Expertenwissen sowie den Austausch von Dateien und Informationen.

4. Viva Connections: Zur Förderung von Kommunikation, Zusammenarbeit und Wachstum der Unternehmenskultur ist Viva Connections eine intelligente Lösung. Die eigene Teams App sorgt außerdem für eine nahtlose Intranet Integration.

5 Expertentipps für die Arbeit mit MS Teams

Zum Schluss will ich Ihnen noch fünf Tipps rund um den Umgang mit Microsoft Teams auf den Weg mitgeben, welche im Alltag recht simpel umsetzbar sind, aber auch super hilfreich sein können:

1. Nicht überschätzen: MS Teams ist ein überzeugendes Tool, dessen größte Stärke in der effizienten Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Projektteams liegt. Allerdings ist wichtig, auch dessen Grenzen zu kennen. Denn während die Ablage von Dokumenten hervorragend funktioniert, kann MS Teams nicht mit anspruchsvollen ERP-Systemen mithalten, die bei komplexen Datenstrukturen (Datenbank) klar im Vorteil sind.

2. Lizenzen prüfen: MS Teams ist grundsätzlich Bestandteil jeder M365 Lizenz. Etwaige Lizenzüberschreitungen gehören bei der Zusammenarbeit mit externen Usern beachtet, um anfallende Extrakosten zu verhindern. Diesbezügliche Probleme sind leider sowohl bei M365 als auch bei der Power Platform keine Seltenheit. Vor dem Lizenzerwerb macht sich daher eine sorgfältige Prüfung aller Modalitäten bezahlt, sowie bei größeren Investitionen auch das Hinzuziehen eines Lizenzexperten.

3. Funktionalität von Apps: Ein wiederkehrendes Thema bei Microsoft ist die verbesserungswürdige Funktionalität einiger Lösungen bzw. dass manche Tools schon nach zwei bis drei Jahren einfach wieder vom Markt genommen werden. Es sollte sichergestellt werden, dass Applikationen auch wirklich reibungslos funktionieren, sich problemlos in MS Teams einbinden lassen und auch von dort gestartet werden können.

4. MS Teams als Basis: Schon heute ist MS Teams aus der Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken und die Nutzerdichte wird in den nächsten Jahren massiv steigen. Darüber hinaus baut Microsoft nützliche Funktionalitäten und Tools sukzessive weiter aus, beispielsweise die gesamte Power Platform. Schon bald wird an MS Teams als Dreh- und -Angelpunkt für die betriebliche Kommunikation kein Weg mehr vorbei führen. Professionelle IT-Administratoren sollten sich daher regelmäßig mit dieser Plattform und deren Möglichkeiten auseinandersetzen.

5. Cloud ist Pflicht: MS Teams ist eine reine Cloud Lösung und als solche nicht für den Betrieb in reinen On-Premises Umgebungen geeignet. Auch die militantesten Cloud-Gegner unter den IT-Entscheidern werden sich daher früher oder später der normativen Kraft des Faktischen beugen und einer zeitgemäßen IT-Infrastruktur in der Cloud zustimmen.

Fazit: MS Teams wird zum neuen Standard

Der richtige Einsatz von MS Teams wird schon in naher Zukunft gleichbedeutend sein mit dem richtigen Weg zum Digital Workplace und die Plattform denselben Status erlangen wie heute Microsoft Word. Sie wird an Schulen zum Unterrichtsstandard gehören und später keiner weiteren Erklärungen bedürfen. MS Teams ist dann einfach da und deckt alle Basics ab. Unternehmen müssen in Folge lediglich die passenden Funktionen für ihre spezifischen Anforderungen herausfinden und entsprechend zur Anwendung bringen.

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