Die Zukunft der Dokumentenablage: Wie Unternehmen die Produktivität durch Automatismen steigern

Digitale Infrastuktur
Dieter Etmayr

Weltweit arbeiten Unternehmen an der Automatisierung von Workflows, die den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Mitarbeiter entlasten sollen. Eine PwC-Studie ergab beispielsweise, dass bereits heute 54% der befragten Unternehmen auf Robotic Process Automation (RPA) setzt. Das Potenzial von Automatismen für Geschäftsprozesse zeigt sich auch im Dokumentenmanagement, wo die Ablage und Verwaltung von Dokumenten viel Raum im modernen Büroalltag einnimmt. Laut der Digital Workplace Study von Adobe verbrachten Wissensarbeiter 2019/2020 bis zu 25 Stunden in der Woche mit rein administrativen Tätigkeiten.

Aus diesem Grund beleuchten wir im Folgenden die Nachteile der manuellen Dokumentenablage und illustrieren anhand eines bestehenden Tools, wie die automatische Dokumentenablage Unternehmen und ihre Mitarbeiter am modernen Arbeitsplatz unterstützen kann.

Manuelle Dokumentenablage

In vielen Abteilungen kommen noch immer manuelle Lösungen zur Dokumentenablage zum Einsatz. So gaben in einer Bitkom-Studie nur 48% der befragten Unternehmen an, überhaupt ein Dokumentenmanagementsystem zu nutzen. Eine typische manuelle Ablage sieht zum Beispiel folgendermaßen aus:

1. Im Vertrieb kommt eine Kunden-E-Mail herein, die nicht verloren gehen darf.
2. Der Mitarbeiter im Innendienst speichert die E-Mail auf dem entsprechenden Laufwerk oder druckt sie sogar aus.
3. Um die E-Mail über Dropbox zu teilen, ist ein weiterer Zwischenschritt nötig, denn das Dokument muss zunächst im Dropbox-Verzeichnis zwischengespeichert werden.
4. Nun informiert der Mitarbeiter relevante Personen über die Existenz und den Ablageort der E-Mail.

 

Klingt recht umständlich? Ist bzw. war es bisher auch. In der Praxis führt die rein manuelle Dokumentenablage auch zu zwei essenziellen Problemen:

  • Jeder Anwender, der eine Datei ablegen will, muss den richtigen Speicherort kennen, damit andere Mitarbeiter das Dokument finden können
  • Ohne klare Regeln zur Benennung kommt es schnell zu einem Bezeichnungschaos, der das Suchen und Finden von Dokumenten noch komplizierter macht

 

Automatische Dokumentenablage mit FileMatix

Eine Alternative zur manuellen Dokumentenablage mit Tools wie Dropbox bietet FileMatix. Der AutoFile-Manager fügt sich nahtlos in eine bestehende Umgebung mit SharePoint, Teams und Outlook ein und bietet Endusern in einer typischen Best of Suite-Umgebung zahlreiche Vorteile:

  • Mit FileMatix wird der gesamte Schriftverkehr in Ordnern in SharePoint oder Teams zugänglich gemacht. Damit ein Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Informationen bekommt, ist keine manuelle Ansprache des Projektmanagers erforderlich. Das spart beiden Parteien Zeit.
  • Ein Kernbestandteil von FileMatix ist das Add-in für Outlook, das das E-Mail-Tool mit OneDrive, Teams und SharePoint verbindet. Von Haus aus bietet Microsoft diese Integration zwar nicht, aber der Hersteller bietet mit Microsoft 365 trotzdem längst mehr als einfache Office-Lösungen.
  • Um Dateien abzulegen und abzurufen, müssen Anwender Outlook nicht verlassen, denn Dokumente können direkt abgelegt und weiterversendet werden.
  • Für jedes abgelegte Dokument entscheiden Anwender zwischen manueller Sortierung oder automatisierten Vorschlägen für den Ablageort und die zu verwendenden Schlagworte.
  • In der Vertragsverwaltung können Verträge so auch ohne Ausdruck schnell gefunden, abgelegt und bearbeitet werden.

Expertentipp:

Die Dokumentenablage ist in vielen Unternehmen eine unliebsame Baustelle. Um langfristig mit Mitbewerbern hinsichtlich Kosten und Effizienz mithalten zu können, müssen Entscheider bestehende Konzepte auf den Prüfstand stellen und darüber nachdenken, wie neue Formen der Zusammenarbeit digital abgebildet werden können. Wie das gelingt, lesen Sie im Interview mit Baumit.

Vorteile von Automatismen

Die Nutzung von Automatismen in der Dokumentenablage bietet Unternehmen Vorteile, die sowohl Produktivität als auch Zufriedenheit der Mitarbeiter berühren:

  • Weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben
    Der Verwaltungsaufwand für die reine Sortierung von Daten wird signifikant verringert, sodass alle betroffenen Mitarbeiter Zeit für produktive Tätigkeiten haben.
  • Benutzerfreundlicher Komfort
    Für die betroffenen Wissensarbeiter bedeutet der Einsatz von Automatismen ein Zugewinn an Komfort im Arbeitsalltag. Statt viel Zeit in die reine Datenverwaltung zu stecken, arbeiten alle an Ihren Tätigkeiten, während Dokumente automatisch abgelegt werden.
  • Fokus auf Kernprozesse
    Eine automatische Dokumentenablage erlaubt es allen Mitarbeitern, sich auf die Arbeit an wichtigen Geschäftsprozessen zu konzentrieren, für die qualifiziertes menschliches Personal unverzichtbar ist.
  • Effizientere Zusammenarbeit in überregionalen Teams
    Überregionale Teams können in Prozessen wie der Rechnungsprüfung effizienter zusammenarbeiten. Dieser Effizienzgewinn führt insgesamt zu kürzeren Durchlaufzeiten von Dokumenten.
  • Dokumentenzugriff orts- und personenunabhängig gestalten
    Durch eine zentrale digitale Dokumentenablage machen Unternehmen den Zugriff auf Dateien unabhängig von der aktuell verantwortlichen Person. Wird sie wegen Krankheit oder Dienstreise vertreten, können nach wie vor alle Berechtigten auf alle Dokumente zugreifen.
  • Einfach zugänglich für alle Anwender
    Für die Bedienung der Ablage ist kein tiefgreifendes technisches Verständnis nötig. Sie ist intuitiv gestaltet und ähnelt dem Windows-Explorer, den jeder Anwender aus der Arbeit mit dem Computer kennt.

 

In welchen Abteilungen spielt die automatische Dokumentenablage ihre Stärken aus?

Automatismen in der Dokumentenablage können sich in allen Bereichen des Unternehmens lohnen. Besonders deutlich zeigt sich ihr Nutzen allerdings in zwei Fachbereichen:

  • Automatismen im Einkauf
    Im Einkauf nimmt die Verwaltung von Verträgen einen großen Raum an. Ein neuer Vertrag mit einem Kunden muss zum Beispiel von mehreren Personen gezeichnet und daher von Entscheider zu Entscheider weitergeleitet werden. Durch eine Automatisierung solcher Workflows können zu zeichnende Verträge automatisch von Person zu Person geschickt werden. Der gültige Vertrag liegt früher vor, während alle Verantwortlichen weniger Zeit in die Verwaltung investieren müssen.
  • Automatismen im Vertriebsinnendienst
    Der Vertriebsinnendienst ist naturgemäß mit vielen administrativen Aufgaben beschäftigt: Von der Angebotsstellung bis zum Vertragsschluss muss der Innendienst Dokumente erstellen, ablegen und weiterleiten. Automatismen entlasten die Mitarbeiter dahingehend, dass weniger Zeit für monotone, repetitive und mehr Zeit für strategisch relevante und/oder kreative Tätigkeiten verwendet wird. Die gesparte Zeit kann der Vertriebsinnendienst dann sinnvoller in den nachhaltigen Beziehungsaufbau und andere Tätigkeiten investieren.

 

Fazit: Wie Unternehmen von Automatismen in der Dokumentenablage profitieren

Automatisierung wird die zukünftige Arbeit in Unternehmen grundlegend verändern. Darin sind sich Experten und Entscheider einig. Es ist zu erwarten, dass die manuelle Dokumentenablage vielen Unternehmen zunehmend automatisiert wird und damit Prozesse effizienter gestaltet sowie den Fokus auf strategische Entwicklungen legt. Die Microsoft 365 Integration FileMatix ist eine optimale Lösung, um die Welt der gewinnbringenden Automatisierung zu betreten.

Insgesamt bringt Microsoft 365 alles mit, was Wissensarbeiter von morgen im Berufsalltag benötigen. Werfen Sie daher einen Blick in unser kostenloses Whitepaper und entdecken Sie die grenzenlose Welt des Modern Workplace mit Microsoft.

Dieter Etmayr
Dieter Etmayr

Dieter Etmayr ist seit März 2016 Geschäftsführer bei corner4. Vertrieblich begleitet er Kunden im Bereich Cloud Services und Software Solutions. Mit breit gefächerter Branchenerfahrung und dem Blick fürs Ganze begleitet er seine Kunden.

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