
Die Zukunft der Dokumentenablage: Wie Unternehmen die Produktivität durch Automatismen steigern
Das könnte Sie auch interessieren:
Sie haben eine neue Herausforderung für uns?
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
Weltweit arbeiten Unternehmen an der Automatisierung von Workflows, die den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Mitarbeiter entlasten sollen. Eine PwC-Studie ergab beispielsweise, dass bereits heute 54% der befragten Unternehmen auf Robotic Process Automation (RPA) setzt. Das Potenzial von Automatismen für Geschäftsprozesse zeigt sich auch im Dokumentenmanagement, wo die Ablage und Verwaltung von Dokumenten viel Raum im modernen Büroalltag einnimmt. Laut der Digital Workplace Study von Adobe verbrachten Wissensarbeiter 2019/2020 bis zu 25 Stunden in der Woche mit rein administrativen Tätigkeiten.
Aus diesem Grund beleuchten wir im Folgenden die Nachteile der manuellen Dokumentenablage und illustrieren anhand eines bestehenden Tools, wie die automatische Dokumentenablage Unternehmen und ihre Mitarbeiter am modernen Arbeitsplatz unterstützen kann.
In vielen Abteilungen kommen noch immer manuelle Lösungen zur Dokumentenablage zum Einsatz. So gaben in einer Bitkom-Studie nur 48% der befragten Unternehmen an, überhaupt ein Dokumentenmanagementsystem zu nutzen. Eine typische manuelle Ablage sieht zum Beispiel folgendermaßen aus:
1. Im Vertrieb kommt eine Kunden-E-Mail herein, die nicht verloren gehen darf.
2. Der Mitarbeiter im Innendienst speichert die E-Mail auf dem entsprechenden Laufwerk oder druckt sie sogar aus.
3. Um die E-Mail über Dropbox zu teilen, ist ein weiterer Zwischenschritt nötig, denn das Dokument muss zunächst im Dropbox-Verzeichnis zwischengespeichert werden.
4. Nun informiert der Mitarbeiter relevante Personen über die Existenz und den Ablageort der E-Mail.
Klingt recht umständlich? Ist bzw. war es bisher auch. In der Praxis führt die rein manuelle Dokumentenablage auch zu zwei essenziellen Problemen:
Eine Alternative zur manuellen Dokumentenablage mit Tools wie Dropbox bietet FileMatix. Der AutoFile-Manager fügt sich nahtlos in eine bestehende Umgebung mit SharePoint, Teams und Outlook ein und bietet Endusern in einer typischen Best of Suite-Umgebung zahlreiche Vorteile:
Die Dokumentenablage ist in vielen Unternehmen eine unliebsame Baustelle. Um langfristig mit Mitbewerbern hinsichtlich Kosten und Effizienz mithalten zu können, müssen Entscheider bestehende Konzepte auf den Prüfstand stellen und darüber nachdenken, wie neue Formen der Zusammenarbeit digital abgebildet werden können. Wie das gelingt, lesen Sie im Interview mit Baumit.
Die Nutzung von Automatismen in der Dokumentenablage bietet Unternehmen Vorteile, die sowohl Produktivität als auch Zufriedenheit der Mitarbeiter berühren:
Automatismen in der Dokumentenablage können sich in allen Bereichen des Unternehmens lohnen. Besonders deutlich zeigt sich ihr Nutzen allerdings in zwei Fachbereichen:
Automatisierung wird die zukünftige Arbeit in Unternehmen grundlegend verändern. Darin sind sich Experten und Entscheider einig. Es ist zu erwarten, dass die manuelle Dokumentenablage vielen Unternehmen zunehmend automatisiert wird und damit Prozesse effizienter gestaltet sowie den Fokus auf strategische Entwicklungen legt. Die Microsoft 365 Integration FileMatix ist eine optimale Lösung, um die Welt der gewinnbringenden Automatisierung zu betreten.
Insgesamt bringt Microsoft 365 alles mit, was Wissensarbeiter von morgen im Berufsalltag benötigen. Werfen Sie daher einen Blick in unser kostenloses Whitepaper und entdecken Sie die grenzenlose Welt des Modern Workplace mit Microsoft.
Notwendige Cookies sind für die einwandfreie Funktion der Website notwendig. Diese Kategorie umfasst Cookies, die grundlegende technische Funktionalitäten und Sicherheitsmerkmale der Website gewährleisten. Diese Cookies speichern keine persönlichen Informationen.
Cookie | Dauer | Beschreibung |
---|---|---|
cli_user_preference | 12 Monate | Dieses Cookie wird von unserem DSGVO Cookie Banner gesetzt und dient dazu, zu speichern, ob der Benutzer der Verwendung von Cookies zugestimmt hat oder nicht. Es speichert keine persönlichen Daten. |
cookielawinfo-checkbox-analytics | 12 Monate | Dieses Cookie wird von unserem DSGVO Cookie Banner gesetzt. Es wird verwendet, um die Zustimmung des Benutzers für die Cookies der Kategorie "Analytics" zu speichern. |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 12 Monate | Dieses Cookie wird von unserem DSGVO Cookie Banner gesetzt. Es wird verwendet, um die Zustimmung des Benutzers für die Cookies der Kategorie "Notwendig" zu speichern. |
CookieLawInfoConsent | 12 Monate | Dieses Cookie wird von unserem DSGVO Cookie Banner gesetzt und dient dazu, zu speichern, ob der Benutzer der Verwendung von Cookies zugestimmt hat oder nicht. Es speichert keine persönlichen Daten. |
viewed_cookie_policy | 12 Monate | Das Cookie wird von unserem DSGVO Cookie Banner gesetzt und dient dazu, zu speichern, ob der Benutzer der Verwendung von Cookies zugestimmt hat oder nicht. Es speichert keine persönlichen Daten. |
Wir setzen folgende Analyse Cookies ein, um unserer Website auf Basis der gewonnen Erkenntnisse laufend optimieren zu können.
Cookie | Dauer | Beschreibung |
---|---|---|
__hstc | 13 Monate | Dieses Cookie wird von HubSpot zur Analyse der Besucherzugriffe gesetzt. |
_ga | 24 Monate | Dieses Cookie wird von Google Analytics zur Unterscheidung des Websitebesuchers eingesetzt. |
_gat | 1 Minute | Dieses Cookie wird von Google Analytics zur Drosselung der Zugriffe auf Google Analytics eingesetzt. |
_gid | 24 Stunden | Dieses Cookie wird von Google Analytics zur Unterscheidung des Websitebesuchers eingesetzt. |