FileMatix

AutoFile-Manager f√ľr Microsoft 365
Speichern, Finden und Teilen von Dokumenten

FileMatix ist der f√ľhrende AutoFile-Manager f√ľr die Microsoft 365 Welt und setzt neue Standards beim Speichern, Finden und Teilen von Dokumenten aus Outlook in SharePoint, Teams und Co.

√úbersicht

Dateimanagement und E-Mail-Verwaltung von und zu Microsoft 365 und SharePoint mit FileMatix. Als Erweiterung Ihrer SharePoint- und Office-Umgebung ermöglicht FileMatix einfachste Handhabung Ihrer Dateien per Drag & Drop.

Tiefe Integration in Ihre Windows- und Office-Umgebung erm√∂glichen eine vereinfachte, aber gezielte Steuerung Ihrer Dokumente. Au√üerdem k√∂nnen Dateien direkt mittels Drag & Drop in Ihren SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, etc. √ľbertragen werden. Weitere Funktionen sind die automatisierte Ermittlung von passenden Ablagestrukturen, sowie die M√∂glichkeit zur Massenbeschlagwortung.

Mit FileMatix k√∂nnen Sie Dateien und E-Mails mittels Drag & Drop zwischen Microsoft 365, SharePoint, Teams und Ihrem lokalen Speicher verwalten. Zus√§tzlich l√§sst Sie die Outlook-Integration auch Informationen in Form von Metadaten steuern. Genie√üen Sie vereinfachtes Dokumentenmanagement f√ľr SharePoint, Teams & Co. und optimieren Sie Ihr internes E-Mail-Management.

Ihre Vorteile
Arbeiten mit SharePoint & Teams
Effizient und Einfach
Windows und Outlook Integration
Fuzzy Search Funktion
Multi Uploads und Beschlagwortung
Keine Systemwechsel
Metadaten direkt verwalten
Funktionen im √úberblick

Dateimanagement per
Outlook-Add-in

Key Feature des Tools ist die Add-in-Integration in Microsoft Outlook. FileMatix integriert sich als Add-in nahtlos in Ihre Outlook-Oberfl√§che. W√§hrend der Bearbeitung von E-Mails pr√§sentiert Ihnen FileMatix potenzielle Ablageorte auf Basis des E-Mail-Inhalts. Um die E-Mail selbst oder den Anhang am gew√ľnschten Ort (SharePoint, Teams, etc.) abzulegen, muss diese/r dann nur noch per Drag & Drop an den gew√ľnschten Ort im Add-in gezogen werden. Geschafft! Die abgelegten Informationen finden Sie dann z. B. als Datei in der relevanten Kundenakte.

Dateimanagement in SharePoint

Hauptaufgabe von FileMatix ist die Ablage von Dokumenten, E-Mails und anderen Dateien. Damit Sie sich umst√§ndliches Suchen nach den richtigen Ablageorten z. B. im SharePoint oder in Microsoft Teams ersparen, verwenden Sie FileMatix. Dieser l√§sst Sie die Ablage vornehmen, ohne Microsoft Outlook verlassen zu m√ľssen. Via Drag & Drop k√∂nnen Sie speichern, was und wohin Sie wollen. Sobald etwas in das FileMatix-Fenster gezogen wurde, fragt dieser Sie nach Metadaten. Damit ist eine strukturierte Ablage und somit ein effizientes Datei- und E-Mail-Management speziell im SharePoint gew√§hrleistet.

 

Office-Integration

Um ein einwandfreies Zusammenspiel zwischen FileMatix, Ihrem SharePoint und Microsoft 365 zu kreieren, wird der AutoFile-Manager gezielt in Ihre Windows- und Office-Umgebung integriert. Dadurch schaffen wir die M√∂glichkeit, Dateien einfach per Drag & Drop oder Copy & Paste in Ihren SharePoint oder Ihr Teams zu √ľbertragen und zu organisieren. Speziell bei der Bearbeitung von E-Mails und deren Anh√§ngen unterst√ľtzt Sie FileMatix durch die nahtlose Integration in Outlook. Das hei√üt, dass FileMatix Ihnen die M√∂glichkeit gibt, ganz einfach E-Mails und Anh√§nge zwischen Ihrem SharePoint und Ihrer Office-Umgebung zu √ľbertragen.

Informationen teilen

Informationen und Dateien die am SharePoint liegen teilen? – Kein Problem!

Zeiten, in denen Sie Ihre Akten und Folder durchforsten und Dateien vor dem Teilen herunterladen mussten, gehören der Vergangenheit an.

Zur Suche verwenden Sie einfach die Suchleiste im FileMatix-Dialogfenster oder im Outlook Add-in. W√§hlen Sie eine bzw. mehrere Dateien oder ganze Ordner aus und teilen Sie diese direkt als Anhang oder als Link in einer E-Mail. Outlook √∂ffnet f√ľr Sie automatisch eine neue E-Mail mit den ausgew√§hlten Inhalten.

So können Sie Informationen aus Outlook direkt z. B. in dezidierte Projektakten am SharePoint ablegen und gleichzeitig diese zur gemeinsamen Bearbeitung Ihrem Team per E-Mail teilen.

Multi-Upload

Mit der M√∂glichkeit zur Massenbeschlagwortung k√∂nnen auch mehrere Dateien oder ganze Ordner in einem Schritt in Ihren SharePoint oder Ihr Microsoft Teams √ľbertragen werden. Dabei behalten Sie trotzdem stets die Kontrolle √ľber die richtige Weiterverarbeitung der Dokumente und Schlagw√∂rter um das Dateimanagement in Ihrer Microsoft 365-Umgebung zu optimieren. Auch hier werden Sie wieder von der intuitiven Feldanpassung, basierend auf dem gew√§hlten Inhalt, unterst√ľtzt.

Beschlagwortung

Die Beschlagwortung von E-Mails zur Optimierung der Ablage und sp√§teren Suche wird durch die intelligente Vorbef√ľllung der Attribute und der intuitiven Adaption des Kontextfeldes basierend auf den Content-Type ebenfalls erleichtert. Sobald ein Upload erfolgt ist, benachrichtigt Sie FileMatix.

Behalten Sie den √úberblick √ľber Dateien und Informationen, die √ľber Outlook, SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive & Co. verteilt sind.

Fuzzy Search & Ablagestruktur

Die nahtlose Integration von FileMatix in Ihre Arbeitsumgebung ermöglicht ein intuitives User-Erlebnis. Die Fuzzy Search Funktion durchsucht SharePoint Listen, Bibliotheken, Dateinamen, etc. Sie haben sich bei der Suche vertippt? Kein Problem, FileMatix ist fehlertolerant und wirft trotzdem die am besten passenden Speicherorte in der Ablagestruktur aus.

Als Pendant zur aktiven Suche bietet FileMatix eine automatische Suchhilfe. Bei der Verwendung in Outlook wird automatisch nach passenden Ablageorten gesucht, basierend auf E-Mail-Kontext wie Betreff, Absender, Name des Anhangs, etc. Sollte der potenzielle Ablageort f√ľr mehrere E-Mails relevant sein, kann die automatische Suche deaktiviert werden.

Egal welche Form der Suche Sie verwenden, die Arbeit in SharePoint und Microsoft 365 wird vereinfacht und intuitiver.

Nahtloses Design

FileMatix integriert sich nicht nur funktional in Ihre Systemlandschaft, sondern auch visuell f√ľgt sich der AutoFile-Manager nahtlos in Ihre Benutzeroberfl√§che ein. Die Darstellung basiert auf Ihren pers√∂nlichen Designeinstellungen, die Sie in den Windows Einstellungen definieren k√∂nnen.

Das Erscheinungsbild zieht Sie durch Ihre gesamte Office-Oberfläche:

  • Desktop Client
  • Outlook Add-in
  • Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)