c4.DMS

c4.DMS für KMU
Dokumentenmanagementsystem und digitale Archivierung

Ein effizientes Dokumentenmanagement stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Speziell KMU suchen oft vergeblich nach preiswerten Lösungen, die ihre Anforderungen abdecken. Ein reibungsloser Betrieb bedarf einer effizienten Verwaltung von verschiedensten Dateien und Formaten, sowohl vor Ort im Büro, von unterwegs und aus dem Homeoffice.

Dokumente verwalten

Lösungsansatz

Jedes Unternehmen hat Dokumente und Dateien zu verwalten. Definierend sind aber die Menge und die Art von Dateien, sowie die damit einhergehenden Prozesse. Angebote großer Softwareanbieter beinhalten oftmals eine breite Auswahl an Features und Tools. Diese können jedoch leicht Budget und Bedarf von Klein- und Mittelbetrieben übersteigen.

Ziel ist es eine einfache und effizient Plattform zum Dokumentenmanagement schnell zur Verfügung zu stellen.

Ihr Nutzen

Warum Sie auf eine digitale Dokumentenverwaltung setzen sollten:

  • sparen Sie Zeit
  • optimieren Sie die Zusammenarbeit im Team
  • Informationen für die Zukunft sichern
  • ermöglichen Sie zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten
  • erleichtern Sie die Suche nach Dokumenten
  • sparen Sie Material für eine nachhaltige Unternehmensführung
Dokumentenerfassung
(Rechnungen, E-Mails, etc.)
Archivierung von
bearbeiteten Dokumenten
Zugriff lokal und mobil
zur Suche und Bearbeitung
Dokumentenmanagementsoftware

Das System

Um eine individuelle Plattform für Ihre Bedürfnisse zu schaffen und flexibel zu bleiben, nutzen wir Microsoft SharePoint Online als Systembasis. Dort werden alle akkumulierten Dokumente abgelegt und verwaltet. SharePoint ermöglicht Dokumente mit Metadaten zu versehen und diese effizient zu pflegen.

Um eine noch bessere Nutzererfahrung zu schaffen und die Bedienung zu optimieren, wird Microsoft Power Apps als Oberfläche für das Dokumentenmanagementsystem verwendet. Die Möglichkeit eine individuelle Oberfläche nach eigenen Bedürfnissen zu erstellen, macht Power Apps zur optimalen Ergänzung unseres Systems.

Ihr Vorteil:

Meist sind die Lizenzen für die Nutzung der Power Platform bereits in existierenden Microsoft Plänen enthalten. Lassen Sie diese nicht ungenutzt!

Prozesssteuerung

Rechnungsprozess mit Power Automate

Eingangsrechnung langen im Unternehmen entweder bereits digital ein oder werden nachträglich digitalisiert. Nachdem die relevanten Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem geladen wurden, scheinen diese im Reiter ERG Neu auf. Um Prozesse zu optimieren und die Durchlaufzeit zu verkürzen werden Ihre Anforderungen individuell analysiert.

Ein Prozess kann z. B. wie folgt aussehen:

  1. Fachabteilung
    Fachabteilung

    Die zuständige Person kümmert sich nun um die Erfassung der Kopfdaten der hochgeladenen Rechnung direkt in der Microsoft Power App. Danach wird das Dokument in die relevante Fachabteilung zur Freigabe transportiert. Je nach Freigaberichtlinien kann das Dokument direkt per Freigabe in die Buchhaltung gelangen oder muss zuerst von der Geschäftsleitung kontrolliert werden.

  2. Geschäftsführung
    Geschäftsführung

    Die Geschäftsleitung hat im Dokumentenmanagement-Workflow nun die Übersicht über die Daten sowohl direkt im PDF Viewer als auch in den RG-Kopfdaten. Zusätzlich kann von Personen im Prozess jeweils eine Bemerkung als Text zur PDF hinzugefügt werden.

    Bei Ablehnung wird das Dokument wieder zurück in die Fachabteilung gespielt.

    Mit der Freigabe wird das Dokument an die Buchhaltung zur finalen Bearbeitung gesendet.

  3. Buchhaltung
    Buchhaltung

    Nach Kontrolle und Abrechnung der jeweiligen Eingangsrechnung, kann die Buchhaltung das Dokument direkt archivieren. Rechnungen, die also den kompletten Prozess durchlaufen haben, erscheinen dann im ERG Archiv.

Schritt für Schritt

Arbeiten mit dem DMS

Um ein effizientes Dokumentenmanagement zu gewährleisten, gilt es papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Speziell in KMUs werden flache Hierarchien und vermeintlich kurze Entscheidungswege von unübersichtlichem Papierchaos gebremst.

Dokumente erfassen und Ablegen

Als ersten Schritt gilt es Dokumente zu digitalisieren. Durch den gängigen Schriftverkehr per E-Mail sind ausgetauschte Informationen und Dateien bereits zu einem Großteil digital. Andere Dokumente wie Rechnungen, Verträge, etc. werden ebenfalls z. B. per Scan in digitaler Form in das System gebracht.

Bearbeitung von Dokumenten

Direkt im DMS können die Metadaten des ausgewählten Dokuments verwaltet werden. Datensätze können mit einem Kommentar versehen werden. Außerdem können auch Dokumentendatum und, wenn zu treffend, Gültigkeit des Dokuments festgelegt werden. Abgelaufene Dokumente und Notizen werden jeweils mit einem Symbol beim jeweiligen Dokument direkt in der Liste markiert.

Archivierung

Um eine definierte Ablagestruktur zu kreieren und Dokumententypen richtig zuzuordnen nutzen Sie die Kategorien, Projekte und Dokumententypen. Ausgangsrechnungen werden am SharePoint in die dezidierte Site Collection geladen, gleiches gilt für Eingangsrechnungen. Je nach Unternehmensanforderungen kann die Softwarelösung für die Archivierung noch separate Kategorien z. B. Allgemeine Dokumente zur Verfügung stellen.

Durch die digitale Archivierung von Dokumenten optimieren Sie nicht nur die Verfügbarkeit der Daten, sondern gleichzeitig auch die Sicherheit – Digitales geht schwieriger verloren als z. B. ein Blatt Papier.

Metadaten

Die Bearbeitung der Metadaten geht einher mit der Frage, warum man ein DMS verwendet.

Ziel ist es Dokumente und Informationen so abzulegen, dass Sie sicher und digital verwahrt zur Verfügung stehen, aber vor allem schnell und einfach gefunden werden können. Ein strukturiertes Dokumentenmanagementsystem stellt und die Daten schnell zur Verfügung, doch gepflegt Metadaten sorgen dafür, dass User die gesuchten Informationen auch wieder finden. Hier finden Sie Beispiele, wofür die Metadaten verwendet werden:

  • Dokumentenlenkung – Wiedervorlage von abgelaufenen Dokumenten z.B. Verträge
  • Informationsrecherche – Filter von Spalten, Begleitdokumente, etc. nach Datum, Projekte, …
  • Dokumentenkontrolle – quantitativer Überblick, also wo (Fachabteilung) wie viele Dokumente liegen
  • Workflowsteuerung – Löschung von Dokumenten lt. DSGVO
Features

Vertrauliche Dokumente

Vertrauliche Dokumente können in verschiedensten Szenarien anfallen. Diese haben definierte Berechtigungen und dürfen nur von bestimmten Personen im Unternehmen eingesehen werden. Ein Bespiel dafür sind Führerscheindaten im Rahmen des Fuhrparkmanagements in einem Unternehmen.

Zusätzlich vereinfacht die Berechtigungssteuerung die Einhaltung der DSGVO. Personenbezogene Daten können so geschützt und bei Bedarf via Power Automate automatisch gelöscht werden.

Dokumentenarchiv zur Aufbewahrung

Schon die digitale Erfassung und Aufbewahrung von Dokumenten vereinfacht Unternehmensprozesse maßgeblich. Die Archivierung von Dokumenten in Papierform braucht nicht nur viel Platz, sondern bei zunehmender Menge auch erhöhten organisatorischen Aufwand.

  • Wo werden Dokumente gelagert?
  • Wie werden diese für Mitarbeiter verfügbar gemacht?

PDF Vorschau

Um die Arbeit mit Dokumenten in der Power App zu erleichtern, werden im Arbeitsbereich der Power App die PDF direkt angezeigt. Zusätzlich kann das Control-Panel des PDF Viewers ein- und ausgeblendet werden. Somit können Sie, wenn notwendig die PDF direkt durchsuchen, durch Seiten navigieren und den Zoom einstellen.

Mobile Nutzung

Da die Oberfläche von c4.DMS mit Power Apps zur Verfügung gestellt wird, kann je nach Anforderungen der Fokus auf Desktop oder mobile Nutzung des Systems gelegt werden. Die mobile Funktion kann speziell für Freigabeprozesse genutzt werden. So ist zu jeder Zeit ein Einblick in die aktuellen Prozessstatus gegeben.