So steigern Sie die Akzeptanz für neue Technologien bei Mitarbeitern? 10 Tipps

Stefan ist Projektleiter in einem mittelgroßen deutschen Unternehmen und für sein strategisches Denken bekannt. Um die Zusammenarbeit in seinem Team zu steigern, plant er Microsoft 365 als zentrale Plattform einzuführen, damit Projekte noch effizienter abgewickelt werden. Der IT-Leiter ist neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen und unterstützt Stefan bei der Auswahl und Implementierung der zentralen Business Lösung. Wie ein Kind zu Weihnachten freut sich der Projektleiter auf den kommenden Montagmorgen, wo er seinem Team das neue Tool vorstellen wird.

Doch leider kommt alles ganz anders. Die begeisterte Rede von Stefan quittieren die Kollegen mit stummem Stirnrunzeln und distanzierter Zurückhaltung. Nach 6 Wochen ist kaum jemand auf die neue Software umgestiegen, auf Nachfrage reagieren die meisten ausweichend und nuscheln etwas von fehlender Zeit und super dringenden Aufgaben. Was ist da schief gelaufen?

Warum sich Mitarbeiter mit der Akzeptanz für neue Technologien schwertun

Im Falle des Projektleiters erraten Sie wahrscheinlich schon, aus welchen Gründen die Kollegen so abweisend reagiert haben: so löblich Stefans Vorsatz auch war, er hätte das Team früher einbinden müssen, statt ihnen das neue Tool im wahrsten Sinne des Wortes “vor die Füße zu schmeißen”. Auch andere Gründe spielen eine Rolle, warum Mitarbeiter Schwierigkeiten damit haben, neue Technologien zu akzeptieren:

• Angst vor Überforderung:
  Die Angst vor der eigenen Inkompetenz oder vor dem Aufdecken schlecht funktionierender Prozesse hemmt viele davor, sich einer neuen Technologie im Unternehmen zu öffnen.
• Mangelnde Einschulung:
  Immer wieder passiert es, dass Angebote für Einschulungen fehlen oder im stressigen Alltag vermeintlich keine Zeit bleibt bzw. keine Zeit zur Verfügung gestellt wird.
• Eingefahrene Prozesse:
  Eine gewachsene Infrastruktur mit Monolithen, eine Mehrgenerationen-Belegschaft oder die Überzeugung von “Never change a running system” sorgen vielerorts für wenig flexible Prozesse und Akzeptanz für neue Technologien.
• Schatten-IT mit privaten Tools:
  Hat der Mitarbeiter erst einmal das Gefühl, die IT oder der Chef hört ihn nicht, wendet er sich eigenen Tools zu, die er vielleicht aus dem privaten Umfeld kennt, und danach nicht mehr eintauschen möchte.
• Keine intuitive UX:
  Ist die User Experience einer neuen Software nur für eine bzw. wenig Gruppen positiv, dann sinkt die Akzeptanz bei den restlichen Nutzern umso rasanter.
• Fachabteilung bzw. Einzelne nicht involviert:
  Sind die Mitarbeiter oder gar ganze Fachabteilungen nicht in die Wahl der Software involviert, gibt es keine Garantie, dass die Funktionen und Vorteile auch zu den Anforderungen und Arbeitsweisen der Anwender passen.
• Nutzen wurde nicht erklärt:
  Kennen die Mitarbeiter den Nutzen einer neuen Technologie nicht, ist es verständlicherweise sehr viel schwerer, sie von deren Verwendung zu überzeugen.

10 Tipps, wie Sie die Akzeptanz für neue Technologien bei Mitarbeitern steigern

Nachdem ich bereits sehr viele Projekte betreut habe, bei denen neue Technologien im Unternehmen und/oder in einzelnen Abteilungen eingeführt wurden, habe ich mittlerweile eine gut funktionierende Checkliste:

1. Binden Sie Mitarbeiter frühzeitig ein

Es mag Gründe geben, die dagegen sprechen, z. B. zu viel Feedback verzögert die Integration der neuen Software. Aber wenn die Kollegen sich dem neuen Tool danach verweigern, bringt die anfänglich gewonnenen Zeit gar nichts mehr.

2. Führen Sie Umfragen durch

Organisieren Sie die Anfangsphase strategisch, z. B. durch anonymisierte Umfragen, um sich ein Bild über die Anforderungen der Kollegen zu verschaffen. Auch eine offene und thematisch abgesteckte Brainstorming-Runde kann wertvolle Einblicke in optimierbare Prozesse und Problemfelder in Teams und Abteilungen zutage fördern.

3. Setzen Sie auf Transparenz & Collaboration

Je besser der einzelne die Herausforderungen und Chancen rund um neue Technologien versteht, desto höher ist auch seine Akzeptanz für das Vorhaben. Schaffen Sie daher eine transparente Kommunikationsbasis, innerhalb derer selbst der 5-jährige Neffe alle Zusammenhänge versteht und jeder Mitarbeiter ungefiltert äußern kann, was er oder sie denkt.

4. Planen Sie einen gemeinsamen Kick-off und spielerische Awareness

Eine neue Software ist ein Event, dass als solches zelebriert werden sollte. Denn immerhin setzen Sie große Hoffnungen in deren Funktionalität und Potenziale. Auch für die Mitarbeiter bedeutet es einen Umbruch, der von Anfang an mit spielerischen und positiven Erfahrungen verbunden werden sollte.

5. Verwenden Sie Mockups

Selbst ein schlechtes Mockup ist gut, um daraus zu lernen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, die neue Technologie bzw. einzelne Funktionen anhand eines Mockups zu testen. Auf diese Weise fühlen sie sich in ihren Anforderungen ernst genommen und Fehler werden bereits nach mehreren Anwendungen gefunden.

6. Führen Sie Testphasen mit internen Botschaftern als Multiplikatoren durch

Um die Integration einer neuen Technologie unter Einbezug der Belegschaft, aber auch zeit- und ressourceneffizient umzusetzen, sind Testphasen sinnvoll. Wählen Sie dafür Kollegen aus, die grundsätzlich offen für neue Lösungen sind und Spaß an der Auswahl haben. Denn diese treiben die Implementierung voran und werden danach zu internen Botschaftern, die andere Mitarbeiter motivieren.

7. Planen Sie genug Zeit für die Einschulung ein

Gerade die Angst vor neuen Technologien hemmt viele Berufstätige, sich schnell auf neue Features und Interfaces einzulassen. Dieser Druck sollte nicht erhöht werden, indem die Einschulungszeit zu knapp bemessen ist.

8. Führen Sie das Onboarding mehrstufig durch

Mithilfe von vordefinierten Blockzeiten und mehrstufigen Schulungen (Anwenderschulung > spezifische Schulung > Key User Schulung) eignen sich die Mitarbeiter benutzerdefiniert das notwendige Know-how an und können ihren Lernfortschritt gut nachvollziehen.

9. Denken Sie an den Domino-Effekt

Die Modernisierung der Infrastruktur bleibt zumeist nicht einseitig, denn jede neue Technologie hat auch Auswirkungen auf andere Bereiche. Im Zuge der Einführung von Microsoft Teams als zentrale Plattform und Videokonferenz-Tool wurden beispielsweise auch performante Laptops, hochwertige Kameras und neue Geschäftshandys benötigt.

10. Vergessen Sie auch nicht zu führen

Neue Technologien lassen sich am besten einführen, wenn die Verantwortlichen auf Demokratur setzen, d. h. Mitarbeiter einbinden, sie durch den Prozess hindurch, aber auch führen. Um gemeinsam gute Entscheidungen treffen zu können, braucht die Belegschaft zum Beispiel das Hintergrundwissen, welche Lösungen bereits veraltet sind und gar nicht erst in die Auswahl aufgenommen werden.

Fazit: Akzeptanz für neue Technologien bei Mitarbeitern proaktiv steigern

Je transparenter und organisierter der Implementierungsprozess neuer Technologien, desto leichter tun sich die Mitarbeiter damit und desto höher ist ihre Akzeptanz. Holen Sie Kollegen frühzeitig an Bord, geben Sie ihnen eine Stimme und führen Sie sie transparent und zugleich kompetent durch den gesamten Vorgang.