
So steigern Sie die Akzeptanz für neue Technologien bei Mitarbeitern? 10 Tipps
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Stefan ist Projektleiter in einem mittelgroßen deutschen Unternehmen und für sein strategisches Denken bekannt. Um die Zusammenarbeit in seinem Team zu steigern, plant er Microsoft 365 als zentrale Plattform einzuführen, damit Projekte noch effizienter abgewickelt werden. Der IT-Leiter ist neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen und unterstützt Stefan bei der Auswahl und Implementierung der zentralen Business Lösung. Wie ein Kind zu Weihnachten freut sich der Projektleiter auf den kommenden Montagmorgen, wo er seinem Team das neue Tool vorstellen wird.
Doch leider kommt alles ganz anders. Die begeisterte Rede von Stefan quittieren die Kollegen mit stummem Stirnrunzeln und distanzierter Zurückhaltung. Nach 6 Wochen ist kaum jemand auf die neue Software umgestiegen, auf Nachfrage reagieren die meisten ausweichend und nuscheln etwas von fehlender Zeit und super dringenden Aufgaben. Was ist da schief gelaufen?
Im Falle des Projektleiters erraten Sie wahrscheinlich schon, aus welchen Gründen die Kollegen so abweisend reagiert haben: so löblich Stefans Vorsatz auch war, er hätte das Team früher einbinden müssen, statt ihnen das neue Tool im wahrsten Sinne des Wortes “vor die Füße zu schmeißen”. Auch andere Gründe spielen eine Rolle, warum Mitarbeiter Schwierigkeiten damit haben, neue Technologien zu akzeptieren:
Nachdem ich bereits sehr viele Projekte betreut habe, bei denen neue Technologien im Unternehmen und/oder in einzelnen Abteilungen eingeführt wurden, habe ich mittlerweile eine gut funktionierende Checkliste:
Es mag Gründe geben, die dagegen sprechen, z. B. zu viel Feedback verzögert die Integration der neuen Software. Aber wenn die Kollegen sich dem neuen Tool danach verweigern, bringt die anfänglich gewonnenen Zeit gar nichts mehr.
Organisieren Sie die Anfangsphase strategisch, z. B. durch anonymisierte Umfragen, um sich ein Bild über die Anforderungen der Kollegen zu verschaffen. Auch eine offene und thematisch abgesteckte Brainstorming-Runde kann wertvolle Einblicke in optimierbare Prozesse und Problemfelder in Teams und Abteilungen zutage fördern.
Je besser der einzelne die Herausforderungen und Chancen rund um neue Technologien versteht, desto höher ist auch seine Akzeptanz für das Vorhaben. Schaffen Sie daher eine transparente Kommunikationsbasis, innerhalb derer selbst der 5-jährige Neffe alle Zusammenhänge versteht und jeder Mitarbeiter ungefiltert äußern kann, was er oder sie denkt.
Eine neue Software ist ein Event, dass als solches zelebriert werden sollte. Denn immerhin setzen Sie große Hoffnungen in deren Funktionalität und Potenziale. Auch für die Mitarbeiter bedeutet es einen Umbruch, der von Anfang an mit spielerischen und positiven Erfahrungen verbunden werden sollte.
Selbst ein schlechtes Mockup ist gut, um daraus zu lernen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, die neue Technologie bzw. einzelne Funktionen anhand eines Mockups zu testen. Auf diese Weise fühlen sie sich in ihren Anforderungen ernst genommen und Fehler werden bereits nach mehreren Anwendungen gefunden.
Um die Integration einer neuen Technologie unter Einbezug der Belegschaft, aber auch zeit- und ressourceneffizient umzusetzen, sind Testphasen sinnvoll. Wählen Sie dafür Kollegen aus, die grundsätzlich offen für neue Lösungen sind und Spaß an der Auswahl haben. Denn diese treiben die Implementierung voran und werden danach zu internen Botschaftern, die andere Mitarbeiter motivieren.
Gerade die Angst vor neuen Technologien hemmt viele Berufstätige, sich schnell auf neue Features und Interfaces einzulassen. Dieser Druck sollte nicht erhöht werden, indem die Einschulungszeit zu knapp bemessen ist.
Mithilfe von vordefinierten Blockzeiten und mehrstufigen Schulungen (Anwenderschulung > spezifische Schulung > Key User Schulung) eignen sich die Mitarbeiter benutzerdefiniert das notwendige Know-how an und können ihren Lernfortschritt gut nachvollziehen.
Die Modernisierung der Infrastruktur bleibt zumeist nicht einseitig, denn jede neue Technologie hat auch Auswirkungen auf andere Bereiche. Im Zuge der Einführung von Microsoft Teams als zentrale Plattform und Videokonferenz-Tool wurden beispielsweise auch performante Laptops, hochwertige Kameras und neue Geschäftshandys benötigt.
Neue Technologien lassen sich am besten einführen, wenn die Verantwortlichen auf Demokratur setzen, d. h. Mitarbeiter einbinden, sie durch den Prozess hindurch, aber auch führen. Um gemeinsam gute Entscheidungen treffen zu können, braucht die Belegschaft zum Beispiel das Hintergrundwissen, welche Lösungen bereits veraltet sind und gar nicht erst in die Auswahl aufgenommen werden.
Je transparenter und organisierter der Implementierungsprozess neuer Technologien, desto leichter tun sich die Mitarbeiter damit und desto höher ist ihre Akzeptanz. Holen Sie Kollegen frühzeitig an Bord, geben Sie ihnen eine Stimme und führen Sie sie transparent und zugleich kompetent durch den gesamten Vorgang.
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