Entscheidungshilfe im Projektmanagement: Microsoft 365 gegen Best of Breed Tools

Parallel zur Digitalisierung sprießen auch neue Tools wie kleine Pflänzchen nach einem frischen Regen aus dem Boden. In vielen Unternehmensstrukturen ist über die Zeit daher eine sogenannte Best of Breed Landschaft entstanden, wo viele gute Tools zum Einsatz kommen. Allerdings mit dem Nachteil, dass vielerorts eine zentrale Dokumentenablage und gemeinsame Kollaborationsplattformen fehlen, sodass sich Prozesse nur schwer optimieren und effizienter gestalten lassen. Aus diesem Grund setzen momentan immer mehr Organisationen auf Best of Suite, d.h. eine zentrale Plattform, wo alle Informationen zusammenlaufen und relevante Tools problemlos integriert werden können.

Längst ist Microsoft 365 mehr als nur eine Office Lösung und ermöglicht eben diesen zentralen Ansatz im digitalen Projektmanagement. Bereits im Jahr 2022 hatte der Weltmarktführer einen Marktanteil von rund 48% mit mehr als 345 Millionen bezahlten Usern. Inwieweit sich die Best of Suite Variante auf Basis von Microsoft 365 als zentrales Projektmanagement Tool lohnt, beleuchte ich in diesem Beitrag.

Die Grenzen populärer Projektmanagement Tools

In der Welt des Projektmanagements gibt es zahlreiche Tools, die auf den ersten Blick als unverzichtbare Helfer erscheinen. Doch erfahrene Projektmanager können oft ein Schmunzeln nicht unterdrücken, wenn es um gängige Projektmanagement Tools geht, die bei genauerer Betrachtung Schwächen aufweisen und sich möglicherweise als ungeeignet für komplexe Projekte erweisen. Im Folgenden werfe ich einen kurzen Blick auf drei bekannte Tools und enthülle, warum sie in umfassenden Projektumgebungen an ihre Grenzen stoßen könnten:

• Trello: Trello basiert auf einer visuellen Struktur mit Boards, Listen und Karten, was die einfache Hinzufügung von Projektbeteiligten und die Benachrichtigungen über E-Mail und Push-Nachrichten ermöglicht. Obwohl intuitiv, stoßen erfahrene Projektmanager bei komplexeren Projekten an Grenzen. Die Beschränkungen zeigen sich insbesondere in der fehlenden Integration von komplexen Strukturen, erschwerter Verwaltung mehrerer Projekte und dem Fehlen erweiterter Funktionen wie umfassenden Reportings und zentraler Dokumentenablage.
• Jira: Ursprünglich für die Softwareentwicklung konzipiert, bietet Jira umfassende Funktionen für agile Projekte. Dennoch könnte es bei nicht-technischen Projekten anwendbarkeitsbedingte Herausforderungen bieten. Die spezifischen Anforderungen von nicht-technischen Projekten, die möglicherweise nicht den agilen Methoden entsprechen, könnten die Effizienz von Jira beeinträchtigen und es als weniger flexibel in verschiedenen Projektkontexten erscheinen lassen.
• Asana: Als Tool für Aufgaben- und Teammanagement konzentriert sich Asana auf eine klare und intuitive Benutzeroberfläche. Trotzdem können Schwierigkeiten in der ganzheitlichen Projektübersicht auftreten, insbesondere wenn Projekte vielschichtiger werden. Die Herausforderungen zeigen sich auch bei der Integration von Dokumenten, da Asana nicht die erforderlichen Funktionen für eine umfassende Dokumentenverwaltung und -zusammenarbeit bietet.

Es verwundert mich immer wieder, dass viele Organisationen trotz des Wissens darüber, dass kein einzelnes Tool alle Bedürfnisse komplexer Projekte abdecken kann, sich für eines der genannten Tools oder ähnliche Lösungen im Projektmanagement entscheiden. Dieses Phänomen kommt daher, dass sie auf den Ansatz „Best of Breed“ setzen, bei dem zwar zahlreiche Anwendungen genutzt werden, aber ohne eine zentrale Verbindung zwischen ihnen.

Parallel zur Digitalisierung sprießen auch neue Tools wie kleine Pflänzchen nach einem frischen Regen aus dem Boden. In vielen Unternehmensstrukturen ist über die Zeit daher eine sogenannte Best of Breed Landschaft entstanden, wo viele gute Tools zum Einsatz kommen. Allerdings mit dem Nachteil, dass vielerorts eine zentrale Dokumentenablage und gemeinsame Kollaborationsplattformen fehlen, sodass sich Prozesse nur schwer optimieren und effizienter gestalten lassen. Aus diesem Grund setzen momentan immer mehr Organisationen auf Best of Suite, d.h. eine zentrale Plattform, wo alle Informationen zusammenlaufen und relevante Tools problemlos integriert werden können.

Längst ist Microsoft 365 mehr als nur eine Office Lösung und ermöglicht eben diesen zentralen Ansatz im digitalen Projektmanagement. Bereits im Jahr 2022 hatte der Weltmarktführer einen Marktanteil von rund 48% mit mehr als 345 Millionen bezahlten Usern. Inwieweit sich die Best of Suite Variante auf Basis von Microsoft 365 als zentrales Projektmanagement Tool lohnt, beleuchte ich in diesem Beitrag.

Spezialisierte Einzellösungen: Vorteile von Best of Breed

Natürlich haben spezialisierte Einzellösungen auch ihre eigenen Vorzüge. Jedoch gilt es sorgfältig abzuwägen, ob der Best of Breed Ansatz tatsächlich die optimale Lösung für die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens darstellt. Werfen wir einen Blick auf die Top 3 Vorteile:

• Optimale Werkzeuge für jeden Fachbereich: Jede Anwendung ist präzise auf die individuellen Anforderungen maßgeschneidert. 
• Individuelle Anpassung: Die Wünsche und Arbeitsweisen der Mitarbeiter werden sorgfältig berücksichtigt. 
• Hohe Flexibilität: Die Option, neue Programme und Funktionen zu integrieren, ist von Natur aus gegeben.

Solange die gewachsene Infrastruktur nicht angegriffen wird, arbeitet die Belegschaft augenscheinlich ohne Unterbrechung weiter und es entsteht kein Aufwand für den Umbau der Systeme. Typischerweise werden etablierte Tools auch gerne ins Gesamtsystem “reingeboxt”, doch in der heutigen digitalen Arbeitswelt müssen sich Unternehmen besser früher als später mit dem zentralen Ansatz auseinandersetzen. Denn Best of Breed hat auch essenzielle Nachteile:

• Einzelne Logins und fehlende Verbindungen der Tools
• Keine zentrale IT-Landschaft, was zu höherem Aufwand führt
• Herausfordernde IT-Security, insbesondere bei der externen Dokumentenfreigabe über Mail oder andere Messenger-Dienste
• Risiko des Verlusts von Dateien und Informationen
• Erhöhte Fehlerquote

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Microsoft 365 als Komplettlösung: Vorteile von Best of Suite

Inmitten der Vielfalt an Einzellösungen gibt es jedoch Plattformen, die sämtliche Bedürfnisse abdecken. In einer Business-Welt, in der digitale Kommunikation und Big Data allgegenwärtig sind, erweist sich die Auseinandersetzung mit dem Best of Suite Ansatz für Unternehmen als lohnenswert, und das aus mehreren Gründen:

• Single Point of Use: Die Anwender benötigen nur 1 Login und 1 Passwort für den Zugriff auf eine zentrale Plattform.
• Erweiterungen möglich: Der Erwerb und die Integration weiterer Tools sind problemlos möglich.
• Überschaubare IT-Verwaltung: IT-Prozesse wie etwa IT-Security werden vereinfacht und optimiert.
• Zentrale Datensammlung: Alle Daten, Dokumente und Kommunikationswege werden zentral auf einer Plattform gesammelt.
• Intelligente Schnittstellen: Mithilfe zusätzlicher Schnittstellen lassen sich Prozesse automatisieren und intelligent vernetzen.
• Überblick: Projektcontrolling wird auf einer zentralen Plattform, auf die alle internen und externen Beteiligten jederzeit und von überall aus Zugriff haben, spürbar erleichtert.
• Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente: Die Plattform gewährleistet eine effiziente Zeitnutzung und reibungslose Teamarbeit.

Expertentipp:

Best of Suite wird im Projektmanagement zur organisatorischen Waffe, wenn Prozesse klar definiert und optimiert werden. Wenn beispielsweise der Vertrieb das Lastenheft mit konkreten Vereinbarungen mit dem Kunden in schriftlicher Form in MS Teams ablegt und die gesamte Belegschaft darüber informiert ist, sorgt dies bei allen damit verbundenen Prozessen für Transparenz und Effizienzsteigerung.

Fazit: Microsoft 365 – Die Plattform für effizientes Projektmanagement!

Mit Microsoft 365 ist ein Best of Suite Szenario heute und in Zukunft umsetzbar. Als Global Player investiert Microsoft viel Geld, um seine Produkte auszubauen und modernes Arbeiten zu ermöglichen. Im Baukastensystem entstehen so vielseitige Lösungen, die nach individuellen Anforderungen und Wünschen kombiniert werden können und in einem zentralen System Platz finden.

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