Eine beste Plattform oder viele beste Tools? Projektmanagement mit Microsoft 365

Parallel zur Digitalisierung sprießen auch neue Tools wie kleine Pflänzchen nach einem frischen Regen aus dem Boden. In vielen Unternehmensstrukturen ist über die Zeit daher eine sogenannte Best of Breed Landschaft entstanden, wo viele gute Tools zum Einsatz kommen. Allerdings mit dem Nachteil, dass vielerorts eine zentrale Dokumentenablage und gemeinsame Kollaborationsplattform fehlen, sodass sich Prozesse nur schwer optimieren und effizienter gestalten lassen. Aus diesem Grund setzen momentan immer mehr Organisationen auf Best of Suite, d.h. eine zentrale Plattform, wo alle Informationen zusammenlaufen und relevante Tools problemlos integriert werden können.

Längst ist Microsoft 365 mehr als nur eine Office-Lösung und ermöglicht eben diesen zentralen Ansatz im digitalen Projektmanagement. Bereits im Jahr 2020 galt die Software des Weltmarktführers laut Statista mit 85%, als meistgenutzte Software für Büros in Deutschland, während weltweit mehr als 100 Millionen Business-Kunden die Lösungen von Microsoft nutzen. Inwieweit sich die Best of Suite Variante auf Basis von Microsoft 365 als zentrales Projektmanagement Tool lohnt, beleuchte ich in diesem Beitrag.

3 beliebte „Projektmanagement Tools“, die eigentlich keine sind

Als erfahrener Projektmanager werden Sie angesichts der gleich vorgestellten „Projektmanagement Tools“ bestimmt schmunzeln, aber wahrscheinlich auch zugeben, dass da etwas sehr Wahres dran ist:

Trello / Jira:

Zum Teil kostenlose Tools wie Trello oder Jira sind einfach und intuitiv, sodass etwa die Scrum-Methode hier gerne Anwendung findet. Projektbeteiligte lassen sich mit wenigen Klicks hinzufügen und über E-Mail & Push-Benachrichtigungen auf dem Laufenden halten.
Schwierig wird es allerdings für Projektmanager, die mehrere Projekte gleichzeitig im Blick behalten wollen, denn jedes Board steht für sich. Auch Reportings oder eine zentrale Dokumentenablage sind zumindest in der kostenlosen Version nicht integriert. Bereits bei komplexeren Strukturen stoßen die Mitarbeiter also an ihre Grenzen bzw. verzeichnen einen verhältnismäßig hohen Zeit- und Ressourcenaufwand.

One-Drive for Business / Google Drive:

Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in One-Drive for Business oder Google Drive mit riesigen Datenspeichern erleichtert die Zusammenarbeit maßgeblich, denn alle Beteiligten arbeiten stets an der letzten Version ein und desselben Dokuments. Über Kommentare und Verweise lassen sich andere zu konkreten Teilbereichen benachrichtigen und Tasks zuweisen.
Trotzdem handelt es sich nicht um Projektmanagement Tools, sondern in erster Linie um eine Dokumentenablage. Die Kommunikation findet nicht direkt statt und eine Übersicht über das gesamte Projekt fehlt bzw. müsste aufwändig in einzelnen Dateien angelegt werden.

E-Mail:

Im Business-Umfeld zählt die E-Mail als meist genutztes Kommunikationsmittel, sowohl für den täglichen Austausch von Informationen und Aufgaben als auch für Dokumente mit hohem Verbindlichkeitscharakter, wie Verträge oder Rechnungen. Über Labels, Filter und Automatisierungen entwickelt so manch ein Mitarbeiter das E-Mail-Tool zu einer wahren Organisationsmaschinerie.
Dies allerdings nur in seinem eigenen Dunstkreis, denn jeder einzelne organisiert sein Interface selbst, was mehr oder weniger strukturierte Ergebnisse zutage fördert. Zugriffe auf Inhalte und Dokumente sind nur durch Hin- und Herschicken möglich und Fehler sowie Datenverlust sind vorprogrammiert.

Ich bin tatsächlich immer wieder überrascht, dass eines dieser Tools bzw. ein ähnliches in vielen Organisationen für das Projektmanagement zum Einsatz kommt, obwohl es den meisten bewusst ist, dass keines davon für diese Aufgaben geeignet ist. Ein Grund dafür ist der Best of Breed-Ansatz, der viele Tools vereint, ohne sie zentral zu verbinden.

Lesen Sie weiter: Warum Baumit mit Microsoft 365 in Zukunft auf Best of Suite setzen wird.

Vorteile von Best of Breed

Die gewachsenen Strukturen in vielen Organisationenhaben über die Zeit eine Best of Breed-Landschaft hervorgebracht, in der viele beste Tools verwendet werden. Und zwar mit folgenden Vorteilen:

• Bestes Tool für jeden Fachbereich: jede Anwendung ist passgenau auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten.
• Individualität: Wünsche und Arbeitsweisen der Mitarbeiter werden berücksichtigt.
• Flexibilität: die Möglichkeit, neue Programme und Funktionen zu nutzen, ist per se gegeben

Solange die gewachsene Infrastruktur nicht angegriffen wird, arbeitet die Belegschaft augenscheinlich ohne Unterbrechung weiter und es entsteht kein Aufwand für den Umbau der Systeme. Typischerweise werden etablierte Tools auch gerne ins Gesamtsystem “reingeboxt”, doch in der heutigen digitalen Arbeitswelt müssen sich Unternehmen besser früher als später mit dem zentralen Ansatz auseinandersetzen. Denn Best of Breed hat auch essenzielle Nachteile:

• viele Einzellösungen, d. h. einzelne Logins und fehlende Verbindungen
• keine zentrale IT-Landschaft, d. h. höherer Aufwand
• herausfordernde IT-Security, wenn z. B. Dokumente mit Externen über z. B.WhatsApp, etc. geteilt werden
• Verlustrisiko von Dateien und Informationen
• erhöhte Fehlerquote

Vorteile von Best of Suite

In einer Business-Welt, wo digitale Kommunikation und Big Data an der Tagesordnung sind, lohnt sich für Unternehmen die Auseinandersetzung mit dem Best of Suite-Ansatz aufgrund vielseitiger Vorteile:

• Single Point of Use: Die Anwender benötigen nur 1 Login und 1 Passwort für den Zugriff auf eine zentrale Plattform.
• Erweiterungen möglich: Der Erwerb und die Integration weiterer Tools sind problemlos möglich.
• Überschaubare IT-Verwaltung: IT-Prozesse wie etwa IT-Security werden vereinfacht und optimiert.
• Zentrale Datensammlung: Alle Daten, Dokumente und Kommunikationswege werden zentral auf einer Plattform gesammelt.
• Intelligente Schnittstellen: Mithilfe zusätzlicher Schnittstellen lassen sich Prozesse automatisieren, intelligent vernetzen und Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz) oder ML (Machine Learning) integrieren.
• Überblick: Projektcontrolling wird auf einer zentralen Plattform, auf die alle internen und externen Beteiligten jederzeit und von überall aus Zugriff haben, spürbar erleichtert.
• Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente: Garantiert Ihnen effektive Zeitnutzung und fließendes Teamwork.