Cloudbasiertes Vertragsmanagement: Maximieren Sie Ihre Effizienz in der Microsoft Cloud mit contract4

Verträge sind das Fundament geschäftlicher Vereinbarungen und bilden die Grundlage für verlässliche und langfristige Geschäftsbeziehungen. Wie eine Erhebung von Forrester und DocuSign zeigt, ist die Vertragsabwicklung aber oft zeitaufwendig und komplex, sodass bis zum Abschluss durchschnittlich drei bis vier Wochen vergehen.

Mit einem digitalen Vertragslösung von corner4 in der Microsoft Cloud schaffen Unternehmen aber nicht nur eine zentrale Ablage für alle Verträge im Unternehmen, sondern nutzen verschiedene Tools aus dem Microsoft Ökosystem für eine strukturierte Zusammenarbeit im Team und die Einrichtung von automatisierten Workflows. In diesem Artikel erklären wir, wie Unternehmen ihr Vertragsmanagement durch einen Umzug in die Cloud effizient und zukunftsfähig aufstellen und nennen die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung!

Herausforderungen & richtige Organisation von Vertragsmanagement

Im Vertragsmanagement stehen Unternehmen diesen drei wichtigen Herausforderungen gegenüber:

• Unübersichtliche Vertragsdatenbanken: Die nicht vorhandene zentrale Vertragsdatenbank und die fehlende digitale Zusammenarbeit bei der Erstellung, Bearbeitung und Zeichnung von Verträgen führen zu erhöhtem manuellem Aufwand und verlangsamen die relevanten Prozesse.
• Verfolgung von Vertragsfristen: Mit wachsender Anzahl von Verträgen geht der Überblick zu wichtigen Fristen verloren, sodass es unter Umständen zu Verwerfungen mit Geschäftspartnern kommt. Auf der anderen Seite des Vertragsverhältnisses können verpasste Kündigungsfristen zu unnötigen Kosten über eine lange Laufzeit führen.
• Probleme bei der Einhaltung von Compliance Anforderungen: Die Umsetzung der vielfältigen Compliance Vorschriften ist mit einem hohen Mehraufwand verbunden und macht die Verwaltung oft kompliziert.

Mit einem klassischen papierbasierten Vertragsmanagement lassen sich diese Herausforderungen nicht lösen und machen aus den folgenden drei Gründen eine digitale Lösung entscheidend für ein effektives Vertragsmanagement:

• Elektronische Verfügbarkeit: Verträge müssen in der digitalen Geschäftswelt jederzeit elektronisch verfügbar sein, unabhängig von Standort und Land.
• Effizientes Vertragsmanagement: Ein digitales Vertragsmanagement schafft eine zentrale Ablage für alle Verträge im Unternehmen, was effiziente und reibungslose Prozesse ermöglicht.
• Compliance und Kosteneffizienz: Die digitale Organisation des Vertragswesens minimiert das Risiko von Datenverlusten und Ineffizienzen, gewährleistet die Compliance und reduziert gleichzeitig die Kosten.

In 5 Schritten zum erfolgreichen Setup

Bei corner4 bieten unsere erfahrenen Experten eine gezielte Unterstützung für die Planung und Umsetzung Ihres digitalen Vertragsmanagements in diesen grundlegenden fünf Schritten an:

• Schritt 1: Auswahl der geeigneten Microsoft Cloud Lösung:
  Mit SharePoint, Microsoft 365 und Azure bietet die Microsoft Cloud eine Reihe von Lösungen für die Entwicklung eines effizienten und sicheren Vertragsmanagements. Bei unserem Vertragsmanagement-Tool contract4 verwenden wir SharePoint als Plattform für das eigentliche Vertragsmanagement, nutzen Azure für die Integration einer effektiven Zugriffsverwaltung und Microsoft 365 für die Anbindung an die Cloud. Bestehende Microsoft Lösungen lassen sich durch die nahtlose Anbindung im Ökosystem problemlos weiterverwenden und in die neuen Workflows integrieren.

• Schritt 2: Datenmigration und -integration:
  Auf Basis Ihrer bestehenden Systeme formulieren wir Empfehlungen zur sicheren Migration vorhandener Vertragsdaten und planen die Integration von Daten aus Drittsystemen wie Microsoft Dynamics oder SAP. Ebenfalls haben wir Erfahrung mit Altsystemen wie Lotus Notes und AS400 und können Daten ebenfalls aus diesen Systemen extrahieren.
• Schritt 3: Konfiguration und Anpassung:
  Im nächsten Schritt definieren wir klare Verantwortlichkeiten und schaffen den Rahmen für eine effiziente und transparente Zusammenarbeit durch die Konfiguration von Benutzerrollen, Zugriffsrechten und Workflow Regeln. Dies beinhaltet eine optimale und individuelle Abstimmung an die spezifischen Unternehmensprozesse. Die Anpassung an Ihre individuellen Anforderungen ist von entscheidender Bedeutung, um eine nahtlose Integration des Vertragsmanagements in Ihre Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
• Schritt 4: Vertragsvorlagen und -erstellung:
  Durch die Erstellung von Vertragsvorlagen für die gängigsten Vertragsarten im Unternehmen reduzieren Sie den manuellen Aufwand für die Vertragsverwaltung und verkürzen die Laufzeit bis zum Vertragsabschluss. Mit unserem Tool c4.Forms erstellen wir verschiedene Stammdatenblätter für unterschiedliche Vertragstypen und ermöglichen hiermit ein fix fertiges Template für alle Verträge im Unternehmen.
• Schritt 5: Automatisierung von Aufgaben:
  Im letzten Schritt legen wir Automatisierungen von Benachrichtigungen für Genehmigungen oder Fristen fest, um die Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern und das Risiko von Verzögerungen in der Kommunikation mit Kunden und Partnern zu reduzieren.

Vermeiden Sie diese 3 häufigen Stolpersteine

Durch unsere langjährige Erfahrung verfügen wir über umfangreiche Erkenntnisse, die wir gerne teilen möchten. Damit das digitale Vertragsmanagement in der Cloud zu einem Motor effizienter Vertriebsprozesse wird, sollten Sie diese drei Stolpersteine umgehen:

• Mangelnde Schulung:
  Ein digitales Vertragsmanagement kann nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn es von den Mitarbeitern im Unternehmen verstanden und effektiv eingesetzt werden kann. Holen Sie die beteiligten Personen daher möglichst früh an Bord und gewährleisten Sie durch Anwenderschulungen ein reibungsloses Onboarding.
• Vernachlässigung der Datensicherheit:
  Ihr digitales Vertragsmanagement muss sowohl sensible Vertragsdaten vor Verlust oder unberechtigten Zugriffen schützen und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenstandards gewährleisten. Bei einer cloudbasierten Lösung sind die Maßnahmen des Providers daher entscheidend für eine sichere Umgebung für Ihre Daten. Microsoft hat in seinen Sicherheitsrichtlinien klar definiert, wie Sie die Sicherheit Ihrer Produkte gewährleisten und bieten Ihnen einen Leitfaden, um Ihr Vertragsmanagement entlang Ihrer spezifischen Compliance Anforderungen zu konfigurieren.
• Übermäßige Komplexität:
  Das digitale Vertragsmanagement führt nur dann zu einem Effizienzgewinn, wenn es von den Nutzern wie vorgesehen verwendet wird. Bei der Systemkonfiguration sollten Sie die Komplexität daher möglichst reduzieren und das System einfach und benutzerfreundlich gestalten.

Top 10 Funktionen und Erweiterungen für ein digitales Vertragsmanagement

Die folgenden 10 Funktionen machen Ihr digitales Vertragsmanagement mit contract4 in Microsoft 365 zu einem unverzichtbaren Werkzeug für schnelle und effiziente Zeichnungsprozesse quer durch das Unternehmen:

1. Vertragsdatenbank: Eine zentrale Ablage für alle Verträge im Unternehmen ermöglicht jederzeit und ortsunabhängig den Zugriff auf relevante Dokumente und erleichtert so die schnelle Bearbeitung zeitkritischer Anliegen.

2. Benutzer- und Zugriffsverwaltung: Eine umfassende Benutzerverwaltung erlaubt die Definition klarer Rollen und Berechtigungen und schafft so den Rahmen für eine strukturierte Zusammenarbeit im Team.

3. Vertragsüberwachung:  Die Einrichtung automatisierter Erinnerungen stellt sicher, dass Fristen eingehalten und Verträge rechtzeitig erneuert oder gekündigt werden können.

4. Such- und Filterfunktionen: Diese Features erleichtern die Suche nach Informationen und die Navigation durch komplexe Vertragswerke, sodass der Rechercheaufwand sinkt.

5. Aufgabenmanagement: Ein digitales Aufgabenmanagement erlaubt die einfache Delegierung wichtiger Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter, sorgt so für Transparenz und schafft klare Verantwortlichkeiten.

6. Integration in Microsoft Teams: Die nahtlose Integration mit Microsoft Teams ermöglicht eine voll umfassende Kommunikation im Rahmen der Zusammenarbeit im Team und beschleunigt sämtliche Prozesse in der Vertragsverwaltung.

Zusätzlich zu den grundlegenden Funktionen möchten wir Ihnen auch die folgenden Erweiterungen und Add-ons empfehlen:

• E-Signatur-Integration: Durch die Integration einer elektronischen Signatur lassen sich Verträge direkt aus dem System heraus in Kombination mit einem Drittanbieter Tool digital unterzeichnen und die zugrundeliegenden Prozesse effizienter gestalten.
• Reporting: Die Integration mit der leistungsstarken Analytics Lösung Power BI bietet Ihnen umfassende Werkzeuge, um tiefgehende Einblicke in Ihr Vertragsmanagement und potenzielle Optimierungsmöglichkeiten zu gewinnen.
• Integration mit CRM und ERP: Schnittstellen zu CRM und ERP erlauben eine direkte Verknüpfung von Verträgen mit Kunden- und Geschäftsdaten für nahtlose Prozesse.
• Automatisierung: Die Automatisierung von zeitintensiven Workflows wie Genehmigungen und Freigaben reduziert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz des Vertragsmanagements im Unternehmen.

Fazit: Digitales Vertragsmanagement in der Microsoft Cloud – Die Zukunft des Unternehmenserfolgs

Die Geschäftswelt wird immer digitaler und auch das Vertragsmanagement wird durch die Nutzung der Microsoft Cloud effizienter, transparenter und skalierbar. Mit der Nutzung der Microsoft Cloud profitieren Unternehmen von einem großen Ökosystem mit benutzerfreundlichen Tools, die sich einfach ihren spezifischen Anforderungen anpassen lassen.

Sie haben Fragen zum digitalen Vertragsmanagement oder benötigen Unterstützung beim Umzug in die Cloud? Unsere Experten helfen Ihnen gerne. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!