Exchange & SharePoint: Migration on Premises vs. Cloud

Laut KPMG Cloud Monitor 2022 arbeiten 71 Prozent der Unternehmen zumindest teilweise in der Cloud und nur noch drei Prozent haben überhaupt keine Pläne in diese Richtung. Von der Migration in die Cloud versprechen sich Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, doch nicht in jedem Fall bietet sie einen Mehrwert gegenüber klassischen On-Premises-Lösungen. Welche Gründe für und welche gegen den Weg in die Cloud oder einen Betrieb vor Ort sprechen, erfahren Sie in diesem Beitrag am Beispiel von Microsoft Exchange und SharePoint!

Microsoft Exchange und SharePoint On-Premises: Vorteile & Nachteile einer lokalen Installation

Mit über 300 Millionen bezahlten Einzelplatzlizenzen ist Microsoft 365 zu einer der wichtigsten Business-Lösungen weltweit geworden. Die leistungsstarke Plattform beinhaltet neben Office-Programmen auch Exchange Online und SharePoint Online. Unternehmen können allerdings weiterhin On-Premises-Lizenzen für beide Produkte erwerben und so von diesen 5 Vorteilen profitieren:

• Einfache Anpassbarkeit: Bei On-Premises-Lösungen lassen sich Anpassungen schnell und unkompliziert implementieren, weil die gesamte Infrastruktur im Haus liegt.
• Maximale Kontrolle: Bei der Installation auf eigenen Servern kontrollieren Unternehmen alle Aspekte des Softwarebetriebs, vom Update-Management über das Erstellen von Backups bis zum Neustart des Systems.
• Keine Abhängigkeit: Mit einem eigenen Exchange-Server sind Unternehmen weder von Microsoft noch von Servern von Drittanbietern abhängig.
• Maßgeschneiderte Sicherheit: Da die gesamte Infrastruktur inhouse liegt, können Firmen eigene Maßnahmen zum Schutz vor Ausfällen, Cyberangriffen und anderen Vorfällen implementieren.
• Keine fortlaufenden Kosten: Die Software-Lizenz wird gekauft statt gemietet. Auf diese Weise fallen keine wiederkehrenden Lizenzgebühren an.

Mit einer On-Premises-Lösung gehen allerdings auch diese 4 Nachteile einher:

• Erhöhter Ressourcenbedarf: Da die Wartung vollständig in den eigenen Zuständigkeitsbereich fällt, müssen Unternehmen mehr Ressourcen allokieren als beim Einsatz der Variante mit der Cloud.
• Sicherheitstechnische Verantwortung: Unternehmen können von der Kontrolle über alle Security-Parameter nur profitieren, wenn sie die entsprechenden Ressourcen in eine IT-Security-Strategie investieren und alle Abwehrsysteme fortlaufend überwachen und weiterentwickeln.
• Hohe Einstiegskosten: Neben der Lizenz für Microsoft Exchange oder SharePoint müssen Unternehmen die für den Betrieb nötigen Server anschaffen. Im Vergleich zur Cloud sind die Einstiegskosten damit sehr hoch.
• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Die Erweiterung der Kapazitäten ist bei einer lokalen SharePoint Installation an die physische Erweiterung der IT-Infrastruktur gebunden und daher nur eingeschränkt möglich.

SharePoint in der Cloud: Vorteile & Nachteile von Microsoft 365

Die Business-Lizenz von Microsoft 365 beinhaltet die Cloudversion von SharePoint und bietet Unternehmen damit diese 5 grundlegenden Vorteile:

• Zugriff auf Microsoft-Ökosystem: Microsoft 365 umfasst neben SharePoint eine Reihe von Tools und Diensten für die interne Kommunikation (MS Teams), das Speichern und Tauschen von Daten (OneDrive) sowie die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Power Platform).
• Bessere Sicherheit: Laut der Global Digital Trust Insights Survey 2022 von PwC sehen bislang nur 7 Prozent der befragten CEOs und Führungskräfte den Weg in die Cloud als einen Bestandteil ihrer IT-Security-Strategie. Allerdings profitieren Unternehmen durch Microsoft 365 von einer ausgereiften Security-Strategie, die diverse Herausforderungen von Haus aus löst. Hierzu gehören beispielsweise die rechtssichere Archivierung oder das Update-Management.
• Keine eigene Infrastruktur notwendig: Für die Nutzung von Microsoft 365 braucht es lediglich einen Internetzugang.Es müssen keinerlei Ressourcen in Aufbau und Wartung einer eigenen Infrastruktur investiert werden.
• Ortsunabhängige Nutzung: Anwender greifen ganz einfach über einen Internetzugang auf die Microsoft Cloud zu. Damit sind sie auch auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice in alle wichtigen Prozesse eingebunden.
• Bessere übergreifende Zusammenarbeit: Daten können innerhalb der SharePoint-Umgebung unkompliziert mit internen und externen Stakeholdern geteilt werden. Eine übergreifende Zusammenarbeit wird damit deutlich vereinfacht.

Bei Nutzung von SharePoint in der Microsoft Cloud ergeben sich aber auch diese 3 Nachteile:

• Abhängigkeit von Internetverbindung: Ohne Internetanbindung sind Anwender von der Microsoft Cloud und ihren Daten ausgesperrt. Allerdings wird die Anbindung an die digitale Welt durch den Ausbau von Glasfaser und 5G immer stabiler.
• Drittanbieter-Risiko: Nicht nur die Software selbst, sondern auch die Daten liegen bei Microsoft 365 auf einem externen Server. Das macht Unternehmen von wirksamen Sicherheitsmaßnahmen eines Drittanbieters abhängig.
• Wiederkehrende Kosten: Die Lizenz für Microsoft 365 wird gemietet. Daher fallen regelmäßig Lizenzkosten an, die in Zukunft auch steigen können.

Fazit: Cloud oder On-Premise: So treffen Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen

Laut einer Studie von EY plant die Hälfte der Unternehmen im nächsten Jahr neue Investitionen in digitale Konzepte. Die Einführung von Cloud-Lösungen steht bei vielen von ihnen weit oben auf der Prioritätenliste. Aber nicht immer ist der Umzug in die Cloud das Beste für die Zukunft des Unternehmens. Denn individuelle Anforderungen brauchen zugeschnittene Konzepte. Nur wer alle relevanten Parameter berücksichtigt, wird am Ende die richtige Lösung finden und betriebliche Prozesse optimal unterstützen. Unsere Experten stehen Ihnen bei der Entscheidung gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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