Exchange & SharePoint: Migration on Premises vs. Cloud

Im Jahr 2023 setzen 93 Prozent der Unternehmen in Österreich auf Cloud Computing, wie der KPMG Cloud Monitor zeigt. Im Vergleich zum Vorjahr ist das ein Anstieg um ganze 22 Prozent und zeigt ganz klar, dass Cloud Lösungen in Unternehmen zum Standard avancieren. Diese Entwicklung verdeutlicht mit Sicherheit, dass die Cloud zunehmend als unverzichtbarer Bestandteil der Geschäftspraxis betrachtet wird.

In Bezug auf Cloud Migrationen erhoffen sich Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Dennoch ist nicht jede Cloud Lösung automatisch die beste Wahl im Vergleich zu herkömmlichen On-Premises-Systemen. In einem umfassenden Überblick beleuchtet der nachfolgende Beitrag am Beispiel von Microsoft Exchange und SharePoint die Argumente für und gegen Cloud Lösungen sowie für den Betrieb vor Ort.

Microsoft Exchange und SharePoint On-Premises: Vorteile & Nachteile einer lokalen Installation

 
Mit über 300 Millionen bezahlten Einzelplatzlizenzen ist Microsoft 365 zu einer der wichtigsten Business-Lösungen weltweit geworden. Die leistungsstarke Plattform beinhaltet neben Office-Programmen auch Exchange Online und SharePoint Online. Unternehmen können allerdings weiterhin On-Premises-Lizenzen für beide Produkte erwerben und so von diesen 5 Vorteilen profitieren:

• Einfache Anpassbarkeit: Bei On-Premises-Lösungen lassen sich Anpassungen schnell und unkompliziert implementieren, weil die gesamte Infrastruktur im Haus liegt.
• Maximale Kontrolle: Bei der Installation auf eigenen Servern kontrollieren Unternehmen alle Aspekte des Softwarebetriebs, vom Update-Management über das Erstellen von Backups bis zum Neustart des Systems.
• Keine Abhängigkeit: Mit einem eigenen Exchange-Server sind Unternehmen weder von Microsoft noch von Servern von Drittanbietern abhängig.
• Maßgeschneiderte Sicherheit: Da die gesamte Infrastruktur inhouse liegt, können Firmen eigene Maßnahmen zum Schutz vor Ausfällen, Cyberangriffen und anderen Vorfällen implementieren.
• Keine fortlaufenden Kosten: Die Software-Lizenz wird gekauft statt gemietet. Auf diese Weise fallen keine wiederkehrenden Lizenzgebühren an.

Mit einer On-Premises-Lösung gehen allerdings auch diese 4 Nachteile einher:

• Erhöhter Ressourcenbedarf: Da die Wartung vollständig in den eigenen Zuständigkeitsbereich fällt, müssen Unternehmen mehr Ressourcen allokieren als beim Einsatz der Variante mit der Cloud.
• Sicherheitstechnische Verantwortung: Unternehmen können von der Kontrolle über alle Security-Parameter nur profitieren, wenn sie die entsprechenden Ressourcen in eine IT-Security-Strategie investieren und alle Abwehrsysteme fortlaufend überwachen und weiterentwickeln.
• Hohe Einstiegskosten: Neben der Lizenz für Microsoft Exchange oder SharePoint müssen Unternehmen die für den Betrieb nötigen Server anschaffen. Im Vergleich zur Cloud sind die Einstiegskosten damit sehr hoch.
• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Die Erweiterung der Kapazitäten ist bei einer lokalen SharePoint Installation an die physische Erweiterung der IT-Infrastruktur gebunden und daher nur eingeschränkt möglich.

Die Auflistung der Vor- und Nachteile zeigt, dass On-Premises-Lösungen Unternehmen ein Höchstmaß an Kontrolle und Anpassbarkeit ihrer Systeme bieten. Diese Optionen bedeuten jedoch auch erhöhte Einstiegskosten und einen größeren Ressourcenaufwand für das interne Management. Eine lokal installierte Lösung erfordert zudem die Eigenverantwortung für die Sicherheit und das Wachstum der IT-Infrastruktur.

SharePoint in der Cloud: Vorteile & Nachteile von Microsoft 365

 
Die Business-Lizenz von Microsoft 365 beinhaltet die Cloudversion von SharePoint und bietet Unternehmen damit diese 5 grundlegenden Vorteile:

• Zugriff auf Microsoft-Ökosystem: Microsoft 365 umfasst neben SharePoint eine Reihe von Tools und Diensten für die interne Kommunikation (MS Teams), das Speichern und Tauschen von Daten (OneDrive) sowie die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Power Platform).
• Bessere Sicherheit: Im Jahr 2023 rangieren laut der Global Digital Trust Insights Survey unter österreichischen Unternehmen die Gefahren durch Cyberkriminelle (77%) sowie von Hacker:innen bzw. Hacktivist:innen (67%) als die bedeutendsten digitalen Risiken für ihre Geschäfte. Um diesen Risiken von Haus aus entgegenzuwirken, bietet Microsoft 365 Unternehmen eine ausgereifte Security-Strategie. Die Lösung adressiert diverse Aspekte, darunter die rechtssichere Archivierung von Daten sowie das Update-Management, und trägt somit maßgeblich zur Sicherheit und Stabilität der IT-Infrastruktur bei.
• Keine eigene Infrastruktur notwendig: Für die Nutzung von Microsoft 365 braucht es lediglich einen Internetzugang. Es müssen keinerlei Ressourcen in Aufbau und Wartung einer eigenen Infrastruktur investiert werden.
• Ortsunabhängige Nutzung: Anwender greifen ganz einfach über einen Internetzugang auf die Microsoft Cloud zu. Damit sind sie auch auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice in alle wichtigen Prozesse eingebunden.
• Bessere übergreifende Zusammenarbeit: Daten können innerhalb der SharePoint-Umgebung unkompliziert mit internen und externen Stakeholdern geteilt werden. Eine übergreifende Zusammenarbeit wird damit deutlich vereinfacht.

Bei Nutzung von SharePoint in der Microsoft Cloud ergeben sich aber auch diese 3 Nachteile:

• Abhängigkeit von Internetverbindung: Ohne Internetanbindung sind Anwender von der Microsoft Cloud und ihren Daten ausgesperrt. Allerdings wird die Anbindung an die digitale Welt durch den Ausbau von Glasfaser und 5G immer stabiler.
• Drittanbieter-Risiko: Nicht nur die Software selbst, sondern auch die Daten liegen bei Microsoft 365 auf einem externen Server. Das macht Unternehmen von wirksamen Sicherheitsmaßnahmen eines Drittanbieters abhängig.
• Wiederkehrende Kosten: Die Lizenz für Microsoft 365 wird gemietet. Daher fallen regelmäßig Lizenzkosten an, die in Zukunft auch steigen können.

In der Cloud bietet Microsoft Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, darunter den Zugriff auf ein umfassendes Microsoft Ökosystem, verbesserte Sicherheitsmaßnahmen und die Möglichkeit, ohne den Aufbau und die Wartung einer eigenen Infrastruktur zu arbeiten. Darüber hinaus ermöglicht die cloudbasierte Lösung eine ortsunabhängige Nutzung und eine reibungslose Zusammenarbeit. Dennoch beinhalten die Nutzung der cloudbasierten SharePoint Lösung auch Nachteile, wie die Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung, das Risiko, von Drittanbietern abhängig zu sein, und die regelmäßigen, potenziell steigenden Kosten der gemieteten Lizenzen. Trotz dieser Nachteile bieten cloudbasierte Lösungen zahlreiche Vorteile, die viele Unternehmen überzeugen.
 

Fazit: Cloud oder On-Premises: So treffen Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen

 
Laut einer Studie von EY planen mittlerweile 62% aller österreichischen Unternehmen im nächsten Jahr neue Investitionen in digitale Konzepte. Die Einführung von Cloud-Lösungen steht bei vielen von ihnen weit oben auf der Prioritätenliste. Aber nicht immer ist der Umzug in die Cloud das Beste für die Zukunft des Unternehmens. Denn individuelle Anforderungen brauchen zugeschnittene Konzepte. Nur wer alle relevanten Parameter berücksichtigt, wird am Ende die richtige Lösung finden und betriebliche Prozesse optimal unterstützen.

Unsere Experten stehen Ihnen bei der Entscheidung gerne mit Rat und Tat zur Seite.