Von Staffbase bis Individualentwicklung: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Eine Studie der Boston Consulting Group zeigt, dass eine effektive Informationsvermittlung seitens des Managements die Fluktuation innerhalb der Belegschaft senken und die Retention Rate verbessern kann. Gleichzeitig sorgen sich 74 Prozent der Beschäftigten, wichtige Informationen zu verpassen und insbesondere   wie dem Intranet.

Eine vielversprechende Lösung für die effektive Integration aller Mitarbeiter bietet die Implementierung einer Mitarbeiter App als ortsunabhängig zugänglicher virtueller Hub. Doch wann lohnt sich die Entwicklung einer individuellen App oder ist eine Out-of-the-Box-Lösung wie Staffbase die bessere Wahl?

Lesen Sie in diesem Artikel, welche Unterschiede es gibt und worauf Sie bei der Auswahl achten müssen, um Ihre Mitarbeiter App zu einem Erfolg zu machen!

Best of Breed: 3 Fertiglösungen für Mitarbeiter Apps im Überblick

Mitarbeiter Apps ermöglichen Mitarbeitern aus allen Abteilungen unabhängig von der Ausstattung ihres Arbeitsplatzes den Zugriff auf relevante Informationen und Kommunikationswerkzeuge. Neben der individuellen Softwareentwicklung haben Unternehmen eine Vielzahl von Fertiglösungen zur Auswahl, unter anderem folgende Optionen:

• Staffbase:
  Staffbase ist der führende Anbieter von Intranetlösungen und Mitarbeiter Apps und bietet in der Basisversion eine Lösung mit personalisierbaren Inhalten, Push Benachrichtigungen und einem individualisierbaren Erscheinungsbild. Zusätzliche Funktionen wie einen Redaktionskalender oder ein API-Zugang können Unternehmen gegen Aufpreis hinzubuchen.
• Velop:
  D.Velop deckt mit seiner Lösung sowohl die interne Kommunikation sowie Aufgaben- und Dokumentenverwaltung als auch die Automatisierung von Prozessen ab. Der konkrete Funktionsumfang lässt sich durch die Auswahl von Modulen den Anforderungen des Unternehmens anpassen.
• Lolyo:
  Die Mitarbeiter App von Lolyo bietet Funktionen wie einen News Feed mit Social-Media-Funktionalität, einen Chat, Push-Nachrichten, eine individualisierbare Benutzeroberfläche und ein Punktesystem, mit dem Mitarbeitende zur Nutzung der App motiviert werden sollen. Eine Anbindung an Drittsysteme ist in der Enterprise-Version möglich.

Best of Suite: Mitarbeiter App mit Microsoft 365 aufbauen

Mit einer Microsoft 365 Lizenz verfügen Unternehmen bereits über alle Werkzeuge für eine moderne Mitarbeiter App auf Basis von SharePoint, die sich nahtlos in die IT Infrastruktur integrieren lässt und dadurch unter anderem diese 5 Vorteile bietet:

• Integration in das Microsoft 365 Ökosystem: Durch die Nutzung von Microsoft 365 für die Mitarbeiter App erfolgt eine nahtlose Integration in das bestehende Microsoft 365 Ökosystem. Die Mitarbeiter haben Zugriff auf alle relevanten Anwendungen wie SharePoint, Teams und Outlook und können dadurch effizienter zusammenarbeiten. Ebenso kann durch die die Mitarbeiter App von der ganzen Belegschaft genutzt werden, auch wenn kein eigener PC-Arbeitsplatz vorhanden ist.
• Erweiterbarkeit: Mit einer Mitarbeiter App auf Basis von Microsoft 365 lassen sich jederzeit neue Funktionen, Module und Workflows hinzufügen, um in der Zukunft flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können.
• Zentrale Datenhaltung und verbesserte Zusammenarbeit: Mit der Nutzung von SharePoint für die Mitarbeiter App gibt es weiterhin eine zentral zugängliche Datenbasis für Dokumente, Aufgaben, Kalender und andere Informationen, die eine effektive interne Kommunikation erleichtert und die Basis für die Automatisierung von Workflows
• Sicherheit und Skalierbarkeit: Microsoft 365 bietet eine hohe Sicherheit und Compliance Standards, um die sensiblen Unternehmensdaten zu schützen. Die Plattform ist für den Einsatz bei Unternehmen beliebiger Größe ausgelegt und wächst daher flexibel mit den Anforderungen des Unternehmens.
• Keine zusätzlichen Lizenzkosten: Bei Microsoft 365 erlaubt die Standardlizenz eine Umsetzung von Mitarbeiter Apps und Mitarbeiter benötigen für die Nutzung keine eigene Lizenz, sodass keine zusätzlichen laufenden Kosten entstehen.

Mitarbeiter App in the Box oder Microsoft 365: 5 Vor- und Nachteile

Die perfekte Lösung von der Stange für die Mitarbeiter App gibt es nicht, denn sie muss die Bedürfnisse der konkreten Nutzer und die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Sowohl die individuelle Entwicklung (INDIV) einer Mitarbeiter App als auch die Inanspruchnahme einer Fertiglösung bergen daher unter anderem folgende Vor- und Nachteile:

• Entwicklungsdauer: Fertiglösungen wie Staffbase haben eine Auswahl von bereits fertigen Modulen, mit dem sich eine individualisierte Mitarbeiter App sogar für Großbetriebe in etwa 2 Monaten umsetzen lässt, während bis zum Go-Live bei der individuellen Entwicklung wegen der längeren Planungs- und Entwicklungsphase mehr Zeit vergeht.
• Kosten: Für eine Individualentwicklung fallen lediglich einmalige Entwicklungskosten an, während zusätzliche Module bei Fertiglösungen den Preis pro Benutzer pro Monat erhöhen. Die Kosten für Fertiglösungen können zwischen 3 und 6 Euro pro Benutzer und Monat liegen und variieren je nach Funktionsumfang und Mitarbeiterzahl.Angenommen, der günstigste Preis liegt also bei 3 Euro pro Nutzer und Monat. Mit 5.000 Mitarbeitern ergeben sich daher jährliche Kosten von etwa 180.000 Euro für eine Standardlösung wie Staffbase. Im Vergleich dazu ist die mit Standardfunktionen bereits im ersten Jahr kostengünstiger und erreicht den Breakeven.
• Abhängigkeit: Anbieter wie Staffbase verkaufen keine Softwareentwicklung, sondern vermieten eine individualisierte Software als Service, sodass Unternehmen keine Eigentumsrechte am zugrunde liegenden Quellcode haben. Sollte der Anbieter die Konditionen verändern und den Preis anheben, wird der Handlungsspielraum für das Unternehmen durch die Abhängigkeit vom Anbieter deutlich verkleinert. Bei einer individuellen Lösung wird das Unternehmen dagegen Eigentümer des Quellcodes für die Mitarbeiter App und ist damit unabhängig vom Handeln externer Dienstleister.
• Sicherheit: Microsoft gehört zu den wichtigsten Software Unternehmen der Welt und wurde von Gartner 2022 bereits zu einem der Marktführer für Endpunkt-Sicherheit gekürt. Zusätzlich bietet Microsoft 365 eine Reihe von Tools, um die Einhaltung des Datenschutzes und die Compliance in Bezug auf sensible Daten sicherzustellen. Auch Fertiglösungen wie Lolyo oder d.Velop sind DSGVO-konform, verfügen aber nicht über dieselben Ressourcen zur Garantie der Sicherheit wie der Weltmarktführer für Business Software.
• Erweiterungen: Eine INDIV Lösung lässt sich in der Zukunft beliebig erweitern oder in der Gestaltung verändern, sodass Flexibilität gegenüber neuen Anforderungen sichergestellt ist. Gleichzeitig birgt diese Flexibilität aber auch eine Gefahr für unkontrollierten Feature-Bloat, die bei Fertiglösungen wegen des durch die Standardsoftware gesetzten Rahmens nicht besteht.