
Effizientere Prozesse mit CIPS³: individuelle Softwarelösung für den Papierhandel von PBS
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Mit einem Jahresumsatz von rund 400 Millionen Euro gehört die PBS Holding zu den wichtigsten Akteuren der Papier-, Büro und Schreibwaren-Branche. Mit 8 Standorten in Europa und mehr als 200 Jahren am Markt ist sie weitaus mehr als ein Großhändler, sondern verbindet ihr umfassendes Sortiment mit vielfältigen Services für Kunden und Partner. Hierzu zählt auch die individuell entwickelte Business Software CIPS³, die Bestellungen, Aufträge und Kassensystem in einem zentralen System integriert und besonders für Partnerunternehmen der PBS Holding einen enormen Mehrwert im täglichen Geschäftsalltag bietet. Die Lösung wird von mehr als 1.000 Anwendern genutzt [Stand März 2022] und ist Teil einer Erfolgsgeschichte, die vor über 30 Jahren begann.
Bereits zu Beginn der 1990er wurde PBS Holding im Zuge der Entwicklung eines fortschrittlichen Bestellsystems für die SKRIBO- und BÜROPROFI-Gruppe von einem reinen Großhändler zu einem attraktiven Dienstleister, der seinen Kunden und Partnern eine direkte digitale Schnittstelle ins Großhandelslager und in die Herstellerlager bot. Dieses erste System wurde von über 200 Händlern gut angenommen, sodass in den folgenden Jahren zusätzliche Module für Auftragswesen und Kasse hinzukamen.
Zu Beginn der 2000er zeichneten sich allerdings Limitierungen der noch in der Programmiersprache Cobol entwickelten Software ab. Das Web 2.0 gab den Startschuss für den E-Commerce und das einstige CIPS war den neuen Anforderungen nicht mehr gewachsen.
Nach einer Marktanalyse entschied sich PBS Holding vorerst gegen eine Neuentwicklung und führte stattdessen eine Standardlösung ein, die sie ihren spezifischen Anforderungen anpasste. Diese Anpassung dauerte über 2 Jahre und die Umstellung lief auf Seite der Anwender nicht unbedingt reibungslos ab. Alteingesessene Händler kurz vor der Pensionierung waren zudem schwer für einen Computer mit neuem Betriebssystem zu motivieren. Erst durch intensive Kommunikation war ein Teil der PBS Kunden von den Vorteilen der neuen Lösung zu überzeugen, die ja eigentlich das Leben eben dieser Partner erleichtern sollte. Ein wichtiges Learning, dass bei der Umstellung auf CIPS³ erneut bedeutsam werden sollte.
„Bei der Entwicklung von CIPS³ ging es uns von Anfang an darum, die Fachhändler, also unsere Kunden und Partner, noch mehr zu stärken. Wir wollten sie mit einem modernen Kundensystemen ausstatten, um ihr eigenes Geschäft erfolgreich voranzutreiben.“
Andreas Schachtner, Vorstand IT & Prozesse/CTO | PBS Holding AG
2014 entschied sich PBS Holding schließlich für ein Upgrade auf eine neue Software und damit für eine individuelle Neuentwicklung. Nachdem unsere Experten von corner4 als Partner mit an Bord gekommen sind, haben wir uns gemeinsam und systematisch mit den Schwächen des alten Systems befasst, um diese in der neuen Lösung zu eliminieren. Ziel: den Fachhändlern eine vollständige IT-Lösung für Bestellung, Kasse und Auftragswesen zur Verfügung zu stellen, die vollständig in das Service-Angebot des Unternehmens integriert ist und alle notwendigen Funktionen bietet, um auch im nächsten Jahrzehnt am Markt bestehen zu können. Da die Skepsis gegenüber Cloud-Lösungen zum damaligen Zeitpunkt noch größer war, sollte CIPS³ außerdem hybrid bzw. als SaaS betrieben werden können.
Rund 2 Jahre dauerte die individuelle Softwareentwicklung von CIPS³ vom Erstkontakt bis zum Rollout, doch dieses Mal ist die Lösung passgenau auf die Bedürfnisse der über 1.000 Anwender zugeschnitten. Während 2021 laut einer KPMG-Studie noch mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen vor der teilweisen oder vollständigen Harmonisierung der Systemlandschaft als Schritt zu einem digitalisierten Rechnungswesen steht, bietet CIPS³ den Schreibwaren-, Papier- und Bürohändlern bereits seit 2014 vielfältige Funktionen, die heute branchenübergreifend nachgefragt werden:
„Der Anwender bekommt mit CIPS³ ein System, das in dieser Verbreitung in unserer Branche kaum verfügbar ist. Die Lösung ist passgenau auf die Zwecke der Händler zugeschnitten und diese habe verhältnismäßig geringe Investitionskosten.“
Andreas Schachtner, Vorstand IT & Prozesse/CTO | PBS Holding AG
Als Digitalexperten dürfen wir bei corner4 seit 8 Jahren an den Digitalisierungsprojekten wie CIPS³ mitwirken. Umso mehr freut es uns, dass unsere partnerschaftliche Zusammenarbeit zu diesen 5 Benefits geführt hat:
„Wir sind damals in dieser Partnerschaft sehr, sehr vertrauensvoll und offen miteinander umgegangen und haben das Ding gemeinsam einfach hochgezogen.“
Andreas Schachtner, Vorstand IT & Prozesse/CTO | PBS Holding AG
Die Erfolgsgeschichte von PBS Holding mit CIPS³ zeigt, dass sich individuelle Eigenentwicklungen mehr lohnen können als Standardlösungen. Hierbei kommt es auf die Evaluation der individuellen Anforderungen ebenso an wie auf die Wahl eines engagierten Partners, der den Weg in Richtung digitaler Transformation ebnet.
Dank des partnerschaftlichen Zusammenspiels aus technischem Know-how und hohen Qualitätsansprüchen in Bezug auf modernes Partnermanagement wurde mit CIPS³ ein System entwickelt, mit dem die Händler in einem veränderten Marktumfeld durch effiziente Prozesse langfristig konkurrenzfähig bleiben können. In Zukunft soll die erfolgreiche Partnerschaft fortgesetzt und weitere Zukunftsthemen wie etwa künstliche Intelligenz in den Fokus genommen werden. Denn PBS kümmert sich um seine Kunden und Partner ebenso wie um die Mitgestaltung der digitalen Zukunft des Papier-, Büro und Schreibwarenhandels.
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