Effizientere Prozesse mit CIPS³: individuelle Softwarelösung für den Papierhandel von PBS

PBS-Gruppenbestellsystem: Vom Großhändler zum Dienstleister

Bereits zu Beginn der 1990er wurde PBS Holding im Zuge der Entwicklung eines fortschrittlichen Bestellsystems für die SKRIBO- und BÜROPROFI-Gruppe von einem reinen Großhändler zu einem attraktiven Dienstleister, der seinen Kunden und Partnern eine direkte digitale Schnittstelle ins Großhandelslager und in die Herstellerlager bot. Dieses erste System wurde von über 200 Händlern gut angenommen, sodass in den folgenden Jahren zusätzliche Module für Auftragswesen und Kasse hinzukamen.

Zu Beginn der 2000er zeichneten sich allerdings Limitierungen der noch in der Programmiersprache Cobol entwickelten Software ab. Das Web 2.0 gab den Startschuss für den E-Commerce und das einstige CIPS war den neuen Anforderungen nicht mehr gewachsen.

Nach einer Marktanalyse entschied sich PBS Holding vorerst gegen eine Neuentwicklung und führte stattdessen eine Standardlösung ein, die sie ihren spezifischen Anforderungen anpasste. Diese Anpassung dauerte über 2 Jahre und die Umstellung lief auf Seite der Anwender nicht unbedingt reibungslos ab. Alteingesessene Händler kurz vor der Pensionierung waren zudem schwer für einen Computer mit neuem Betriebssystem zu motivieren. Erst durch intensive Kommunikation war ein Teil der PBS Kunden von den Vorteilen der neuen Lösung zu überzeugen, die ja eigentlich das Leben eben dieser Partner erleichtern sollte. Ein wichtiges Learning, dass bei der Umstellung auf CIPS³ erneut bedeutsam werden sollte.

CIPS³: Smarte Business-Lösung für den Papierhandel

2014 entschied sich PBS Holding schließlich für ein Upgrade auf eine neue Software und damit für eine individuelle Neuentwicklung. Nachdem unsere Experten von corner4 als Partner mit an Bord gekommen sind, haben wir uns gemeinsam und systematisch mit den Schwächen des alten Systems befasst, um diese in der neuen Lösung zu eliminieren. Ziel: den Fachhändlern eine vollständige IT-Lösung für Bestellung, Kasse und Auftragswesen zur Verfügung zu stellen, die vollständig in das Service-Angebot des Unternehmens integriert ist und alle notwendigen Funktionen bietet, um auch im nächsten Jahrzehnt am Markt bestehen zu können. Da die Skepsis gegenüber Cloud-Lösungen zum damaligen Zeitpunkt noch größer war, sollte CIPS³ außerdem hybrid bzw. als SaaS betrieben werden können.

4 unschlagbare Vorteile von CIPS³ für Händler

Rund 2 Jahre dauerte die individuelle Softwareentwicklung von CIPS³ vom Erstkontakt bis zum Rollout, doch dieses Mal ist die Lösung passgenau auf die Bedürfnisse der über 1.000 Anwender zugeschnitten. Während 2021 laut einer KPMG-Studie noch mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen vor der teilweisen oder vollständigen Harmonisierung der Systemlandschaft als Schritt zu einem digitalisierten Rechnungswesen steht, bietet CIPS³ den Schreibwaren-, Papier- und Bürohändlern bereits seit 2014 vielfältige Funktionen, die heute branchenübergreifend nachgefragt werden:

• Tiefe Integration: Mit CIPS³ können Händler viele Prozesse in der Bestell- und Auftragsverwaltung weitgehend automatisieren. Über die App zur Bestellerfassung oder die Shop-Lösung eingehende Bestellungen werden automatisch in CIPS³ hinterlegt und können von dort direkt an den Großhändler weitergeleitet werden. Das System reduziert dadurch den Verwaltungsaufwand und erleichtert später die Analyse verschiedener Verkaufskanäle und Filialen.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche wurde bewusst in Anlehnung an das bekannte Interface des Microsoft Windows Betriebssystem gestaltet. Dadurch ist die Einarbeitungszeit für Kunden reduziert, die nicht immer Erfahrung mit der Bedienung verschiedener Software-Produkte haben.

• Modularität: CIPS³ besteht aus vier Modulen für Bestellungen, Aufträge, Faktura und Auswertungen und ist damit eine umfassende Lösung für die digitale Verwaltung durch die Händler – lässt sich aber auch gezielt in einzelnen Bereichen einsetzen.
• Schnittstellen: Über vorgefertigte Schnittstellen können auch externe Kassensysteme und andere Drittanbieter-Tools integriert werden. Verschiedene Datentypen lassen sich bequem importieren, sodass Bestellungen von externen Plattformen problemlos mit CIPS³ verarbeitet werden können.

5 Gründe für die erfolgreiche digitale Transformation mit corner4

Als Digitalexperten dürfen wir bei corner4 seit 8 Jahren an den Digitalisierungsprojekten wie CIPS³ mitwirken. Umso mehr freut es uns, dass unsere partnerschaftliche Zusammenarbeit zu diesen 5 Benefits geführt hat:

• Technische Expertise von Innen und Außen: Die branchenspezifische Entwicklungserfahrung von PBS Holding wurde durch die Partnerschaft mit corner4 um wichtige Kompetenzen im Bereich moderner Softwareentwicklung ergänzt.
• Digitale Kultur: PBS Holding hat die Bedeutung einheitlicher Businesslösungen für den Handel früh erkannt. Über die Jahre ist damit eine digitale Kultur gewachsen, in der strukturelle Veränderungen vom ganzen Unternehmen getragen werden.
• Schlankes Prozessmanagement und kurze Wege: Im Projektmanagement wurde auf umfangreiche Pflichtenhefte verzichtet und stattdessen iterativ gearbeitet. In den kritischen Entwicklungsphasen saßen unsere Entwickler von corner4 direkt bei PBS Holding vor Ort, sodass viele Herausforderungen auf dem kurzen Dienstweg behoben werden konnten.

• Verständnis für Branche und Anwender: Mit der Hilfe von PBS Holding hat sich das Team von corner4 ein Verständnis der spezifischen Prozesse und Probleme erarbeitet, das in der Zusammenarbeit immer wieder den Unterschied zwischen termingerechter Fertigstellung und Verzögerung macht.
• Change-Management: In der strukturell älteren Branche gab es vereinzelten Widerwillen gegen die Einführung einer neuen Software, die mit der Anschaffung neuer Hardware und der Umstellung auf ein neues System verbunden war. Ein Teil der Erfolgsgeschichte von PBS Holding besteht aber in der Fähigkeit, die Entscheider im Handel mitzunehmen, für Veränderungen zu motivieren und bei der Implementierung zu unterstützen, zum Beispiel mit neuer Hardware und Know-how. Dabei konnte PBS Holding auch auf die Erfahrungen mit der Umstellung Anfang der 2000er schöpfen und Bedenken erfolgreich entgegenwirken.

Fazit: Partnermanagement im Fokus bei PBS Holding

Die Erfolgsgeschichte von PBS Holding mit CIPS³ zeigt, dass sich individuelle Eigenentwicklungen mehr lohnen können als Standardlösungen. Hierbei kommt es auf die Evaluation der individuellen Anforderungen ebenso an wie auf die Wahl eines engagierten Partners, der den Weg in Richtung digitaler Transformation ebnet.

Dank des partnerschaftlichen Zusammenspiels aus technischem Know-how und hohen Qualitätsansprüchen in Bezug auf modernes Partnermanagement wurde mit CIPS³ ein System entwickelt, mit dem die Händler in einem veränderten Marktumfeld durch effiziente Prozesse langfristig konkurrenzfähig bleiben können. In Zukunft soll die erfolgreiche Partnerschaft fortgesetzt und weitere Zukunftsthemen wie etwa künstliche Intelligenz in den Fokus genommen werden. Denn PBS kümmert sich um seine Kunden und Partner ebenso wie um die Mitgestaltung der digitalen Zukunft des Papier-, Büro und Schreibwarenhandels.