
Effizientere Prozesse mit CIPS³: individuelle Softwarelösung für den Papierhandel von PBS
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Mit einem Jahresumsatz von rund 430 Millionen Euro gehört die PBS Holding zu den wichtigsten Akteuren der Papier-, Büro- und Schreibwaren-Branche. Mit acht Standorten in Europa und mehr als 200 Jahren am Markt ist sie nicht nur ein verlässlicher Großhändler, sondern verbindet ihr umfassendes Sortiment mit vielfältigen Services für Kunden und Partner. Hierzu zählt auch die individuell entwickelte Business Software CIPS³. Diese ermöglicht die Integration von Bestellungen, Aufträgen und dem Kassenmanagement in ein zentrales System und bietet damit insbesondere den Partnerunternehmen der PBS Holding einen enormen Mehrwert im täglichen Geschäftsalltag. Die Lösung wird von mehr als 1.000 Anwendern genutzt [Stand Juli 2024] und ist Teil einer Erfolgsgeschichte, die vor über 30 Jahren begann.
Bereits zu Beginn der 1990er wurde die PBS Holding im Zuge der Entwicklung eines fortschrittlichen Bestellsystems für die SKRIBO- und BÜROPROFI-Gruppe von einem reinen Großhändler zu einem attraktiven Dienstleister, der seinen Kunden und Partnern eine direkte digitale Schnittstelle ins Großhandelslager und in die Herstellerlager bot. Dieses erste System wurde von über 200 Händlern gut angenommen, sodass in den folgenden Jahren zusätzliche Module für Auftragswesen und Kasse hinzukamen.
Zu Beginn der 2000er Jahre zeichneten sich allerdings Limitierungen der noch in der Programmiersprache Cobol entwickelten Software ab. Das Web 2.0 gab den Startschuss für den E-Commerce und das einstige CIPS war den neuen Anforderungen nicht mehr gewachsen.
Nach einer Marktanalyse entschied sich die PBS Holding vorerst gegen eine Neuentwicklung und führte stattdessen eine Standardlösung ein, die sie an ihre spezifischen Anforderungen anpasste. Diese Anpassung dauerte über zwei Jahre und die Umstellung lief auf Anwenderseite nicht unbedingt reibungslos ab. Alteingesessene Händler kurz vor der Pensionierung waren zudem schwer für einen Computer mit neuem Betriebssystem zu begeistern. Erst durch intensive Kommunikation konnte ein Teil der PBS Kunden von den Vorteilen der neuen Lösung überzeugt werden, die ja eigentlich ihr Leben erleichtern sollte. Ein wichtiges Learning, das bei der Umstellung auf CIPS³ erneut bedeutsam werden sollte.
„Bei der Entwicklung von CIPS³ ging es uns von Anfang an darum, die Fachhändler, also unsere Kunden und Partner, noch mehr zu stärken. Wir wollten sie mit einem modernen Kundensystemen ausstatten, um ihr eigenes Geschäft erfolgreich voranzutreiben.“
Andreas Schachtner, Vorstand IT & Prozesse/CTO | PBS Holding AG
2014 entschied sich die PBS Holding schließlich für ein Upgrade auf eine neue Software und damit für eine individuelle Neuentwicklung. Nachdem corner4 als Partner mit an Bord gekommen ist, haben sich unsere Experten gemeinsam mit dem PBS-Team systematisch mit den Schwächen des alten Systems befasst, um diese in der neuen Lösung zu eliminieren. Unser Ziel: den Fachhändlern eine vollständige IT-Lösung für Bestellung, Kasse und Auftragswesen zur Verfügung zu stellen, die komplett in das Serviceangebot des Unternehmens integriert ist. Außerdem sollte die neue Lösung alle notwendigen Funktionen bieten, um auch im nächsten Jahrzehnt am Markt bestehen zu können. Da die Skepsis gegenüber Cloud-Lösungen zum damaligen Zeitpunkt noch größer war, sollte CIPS³ außerdem hybrid bzw. als SaaS betrieben werden können.
Rund zwei Jahre dauerte die individuelle Softwareentwicklung von CIPS³ vom Erstkontakt bis zum Rollout. Doch dieses Mal ist die Lösung passgenau auf die Bedürfnisse der über 1.000 Anwender zugeschnitten. Während zufolge einer Studie von Deloitte der Digitalisierungsgrad der befragten Unternehmen im Rechnungswesen erst in den letzten Jahren Fahrt aufgenommen hat, bietet CIPS³ den Schreibwaren-, Papier- und Bürohändlern bereits seit 2014 vielfältige Funktionen, die heute branchenübergreifend nachgefragt werden:
„Der Anwender bekommt mit CIPS³ ein System, das in dieser Verbreitung in unserer Branche kaum verfügbar ist. Die Lösung ist passgenau auf die Zwecke der Händler zugeschnitten und diese habe verhältnismäßig geringe Investitionskosten.“
Andreas Schachtner, Vorstand IT & Prozesse/CTO | PBS Holding AG
Als Digitalexperte begleitet corner4 seit nunmehr zehn Jahren die Digitalisierungsprojekte der PBS Holding. Daher freut es uns ganz besonders, dass unsere partnerschaftliche Zusammenarbeit unter anderem zu diesen 5 Benefits geführt hat:
„Wir sind damals in dieser Partnerschaft sehr, sehr vertrauensvoll und offen miteinander umgegangen und haben das Ding gemeinsam einfach hochgezogen.“
Andreas Schachtner, Vorstand IT & Prozesse/CTO | PBS Holding AG
Die Erfolgsgeschichte der PBS Holding mit CIPS³ zeigt, dass sich individuelle Eigenentwicklungen mehr lohnen können als Standardlösungen. Hierbei kommt es auf die Evaluation der individuellen Anforderungen ebenso an wie auf die Wahl eines engagierten Partners, der den Weg in Richtung digitaler Transformation ebnet.
Dank des partnerschaftlichen Zusammenspiels aus technischem Know-how und hohen Qualitätsansprüchen in Bezug auf modernes Partnermanagement wurde mit CIPS³ ein System entwickelt, mit dem die Händler in einem veränderten Marktumfeld durch effiziente Prozesse langfristig konkurrenzfähig bleiben können. In Zukunft soll die erfolgreiche Partnerschaft fortgesetzt und weitere Zukunftsthemen, wie etwa Künstliche Intelligenz, in den Fokus genommen werden. Denn PBS kümmert sich um seine Kunden und Partner ebenso wie um die Mitgestaltung der digitalen Zukunft des Papier-, Büro- und Schreibwarenhandels.
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