Microsoft Copilot: Mit KI zu besserer Teamarbeit und höherer Produktivität

Interview | Microsoft
J√ľrgen Sadleder, MA

K√ľnstliche Intelligenz (KI) ist nicht mehr der oft beschriebene ‚ÄúMegatrend von morgen‚ÄĚ, sondern l√§ngst im Hier und Heute angekommen. Praktisch alle wichtigen Technologiehersteller haben bereits KI-Tools auf den Markt gebracht, die unser Leben und unseren Arbeitsalltag einfacher machen sollen. Mit dem Microsoft Copilot l√§utet nun der Branchenprimus aus Redmond einmal mehr eine neue √Ąra der KI-Revolution ein. Denn der Microsoft Copilot ist direkt in wichtige Schl√ľsselanwendungen von Microsoft 365 integriert, darunter Word, Excel, PowerPoint und Teams.¬†

Dieser Meilenstein verspricht nicht nur Effizienzsteigerungen, sondern markiert gleichzeitig einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie wir alle kollaborieren und produktiv arbeiten. In diesem Beitrag wollen wir uns daher ansehen, wohin die aufregende Reise mit dem Microsoft Copilot geht. Schnallen Sie sich an und bringen Sie Ihren B√ľrostuhl in eine aufrechte Position, wir starten ‚Ķ

Was ist der Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot ist ein leistungsstarkes KI-Modell, das Benutzern vielf√§ltige M√∂glichkeiten bietet, ihre Arbeitsabl√§ufe im Office-Alltag zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Es unterst√ľtzt zudem die schnelle und pr√§zise Erstellung von Code, was die Produktivit√§t erheblich steigert. Es basiert auf OpenAI’s GPT-4, wird mit Github-Code trainiert und nutzt Daten von Microsoft Graph, um die Produktivit√§t und Kreativit√§t von Anwendern zu f√∂rdern. Um √Ąhnlichkeiten zwischen Codebeispielen zu erkennen, kommt au√üerdem eine Methode namens ‚ÄúFew-shot Learning‚ÄĚ zum Einsatz.¬†

Microsoft Copilot wird auf zwei verschiedene Arten bereitgestellt:

  1. Als ‚Äúnebenl√§ufiges‚ÄĚ Tool, das nahtlos in bestehende Microsoft 355 Anwendungen, wie Outlook oder Teams, eingebettet ist.

  2. Durch den ‚ÄúBusiness-Chat‚ÄĚ, der es Benutzern – √§hnlich wie ChatGPT – erlaubt, via Texteingabe direkt mit dem System zu interagieren und Aufgaben zu automatisieren.¬†

Im Gegensatz zu ChatGPT bezieht Microsoft Copilot sein Wissen nicht nur aus √∂ffentlich verf√ľgbaren Daten, sondern auch aus dem umfassenden Microsoft-Universum und den spezifischen Daten des jeweiligen Unternehmens. Das bringt nicht nur f√ľr Entwickler viele Vorteile mit sich. Welche das sind, fragen wir am besten gleich den Microsoft Copilot selbst ūüėČ

Diese Selbsteinschätzung können wir einstweilen so stehen lassen und nun einen Blick darauf werfen, wie Microsoft seinen Copilot in einzelne Microsoft 365 Anwendungen integriert.

Microsoft 365 Anwendungen mit integriertem Copilot

Mit der Integration des Copilot in die wichtigsten und weit verbreitetsten Anwendungen hat Microsoft bereits heute eine solide Basis f√ľr mehr Effizienz beim Arbeiten errichtet. Diese Microsoft 365 Anwendungen nutzen schon den Microsoft Copilot:¬†

  • Outlook: Copilot priorisiert den Posteingang und kann automatisch personalisierte E-Mail-Antworten erstellen.
  • Teams: In Teams ist der Copilot in der Lage, Meeting-Zusammenfassungen zu erstellen, unerledigte Tasks zu identifizieren und relevante Entscheidungen zu erfassen.
  • Word: Bei der Dokumentenerstellung unterst√ľtzt Copilot mit ersten Entw√ľrfen, Layout-√Ąnderungen und intelligenten Befehlen.
  • Excel: Komplexe Formeln und die Durchf√ľhrung von Aufgaben werden mithilfe des Microsoft Copilot und einfachen Anweisungen automatisiert.
  • PowerPoint: Bei der Pr√§sentationserstellung hilft Copilot mit dem Einf√ľgen relevanter Inhalte und gew√§hrleistet Koh√§renz.
  • Edge Browser: Microsoft Copilot ist als Erweiterung auch in den Edge Browser integriert und unterst√ľtzt dort bei der Beschaffung von Informationen sowie der Beantwortung von Fragen.¬†

Bei all diesen Anwendungen setzt Microsoft ein bereits weiter oben erw√§hntes Feature ein: Der Copilot bezieht seine Informationen im Gegensatz zu ChatGPT nicht nur aus allgemeinen Quellen, sondern arbeitet auch mit Daten aus betriebsinternen √Ėkosystemen in Microsoft 365. Auf diese Weise soll das KI-Tool bessere Ergebnisse f√ľr die spezifischen Anforderungen von Unternehmen liefern.¬†

Die folgende Grafik illustriert die Integration von Microsoft Copilot in das √Ėkosystem von Microsoft 365:¬†

Quelle: √úbersicht zu Microsoft 365 Copilot; Quelle: Microsoft Learn

Business Chat mit dem Microsoft Copilot und SharePoint-Anbindung

Der Business Chat ist eine M√∂glichkeit zur direkten Interaktion mit dem¬† Microsoft Copilot und unterst√ľtzt Nutzer beispielsweise bei √úbersetzungen oder bei der Programmierung und Texterstellung. Er ist derzeit in zwei Varianten verf√ľgbar: Als Dialogfenster in Apps oder als eigenst√§ndiger Chat in Microsoft Teams.¬†

Au√üerdem gibt es den Copilot auch als Integration in Microsoft SharePoint, wo er, basierend auf nat√ľrlicher Sprache, automatisch Seiten und Dokumente erstellen kann. Wunderdinge darf man sich derzeit allerdings noch keine erwarten. Zwar √ľberzeugt die KI heute schon beim Anlegen von neuen Seiten und Dokumenten, bei komplexeren Aufgaben ist aber immer noch der Anwender selbst gefragt.¬†

Mein Tipp: Wenn Sie dem Business Chat dieselbe Aufgabe zwei Mal stellen, erhalten Sie häufig eine präzisere Antwort und können durch diese Art der Kontrolle auch etwaige fehlerhafte Informationen leichter identifizieren.

Die 3 wichtigsten Komponenten von Microsoft Copilot

Um seine komplexen Aufgaben zu orchestrieren, setzt der Copilot auf das Zusammenspiel verschiedener leistungsstarker Technologien. Nachfolgend ein kurzer Überblick zu den 3 wichtigsten Komponenten von Microsoft Copilot: 

  • GPT-4 (Generative Pre-trained Transformer 4):
    Ein wichtiges Element von Copilot ist ein Large Language Model (LLM) namens GPT-4. Dieses Sprachmodell Modell wurde mit einem riesigen Datensatz aus Text und Code trainiert und verarbeitet die Eingaben der Anwender.

  1. Microsoft Search:
    Copilot nutzt die Microsoft Search-Technologie, um relevante Informationen aus dem Internet, aber auch aus internen Unternehmensquellen zu finden. Nutzer erhalten so Zugang zu hilfreichen Kontextinformationen und zusätzlichen Ressourcen.
  2. Microsoft Graph API:
    Microsoft Graph API ist das Kernst√ľck hinter dem Copilot von Microsoft 365. Als Datennetz √ľber die gesamte Plattform erm√∂glicht es den kontextbezogenen Zugriff auf Dateien und Kommunikationsverl√§ufe. So werden z.B. mit Daten aus Kalender, E-Mails oder Kontakten personalisierte Vorschl√§ge und Empfehlungen bereitgestellt, die auf die individuellen Arbeitsabl√§ufe und Bed√ľrfnisse des Nutzers zugeschnitten sind.

    Achtung:
    Microsoft Copilot ber√ľcksichtigt nur jene Dokumente und Dateien, f√ľr die der jeweilige Nutzer √ľber eine Zugriffsberechtigung verf√ľgt. Um die M√∂glichkeiten von Microsoft Copilot voll auszusch√∂pfen, ohne ein „Datenleck“ zu riskieren, sollten Sie im Vorfeld sicherstellen, dass die Berechtigungen in Microsoft 365 korrekt konfiguriert sind.

Top oder Flop: Was beim Microsoft Copilot funktioniert und was (noch) nicht

Mit dem Copilot will Microsoft den Nutzern das Leben leichter machen. In der Praxis klappt das jedoch noch nicht in allen Anwendungsf√§llen. Denn w√§hrend der Copilot beim Coding √ľberaus hilfreich und absolut empfehlenswert ist, √ľberzeugt die in Office-Produkte integrierte KI noch nicht √ľberall und die Qualit√§t der Ergebnisse variiert je nach Aufgabenstellung. Hier meine Einsch√§tzung, was beim Microsoft Copilot schon gut funktioniert und was nicht:

Top

  • Coding (z.B. Github Copilot)
  • Zusammenfassen von Inhalten

Mittelmäßig

  • Formel-Erstellung in Excel
  • Kalender-Einladung erstellen

Flop

  • Selbstst√§ndig Fachinhalte aufbereiten
  • E-Mails generieren

Wichtig ist, dass es sich dabei lediglich um eine Momentaufnahme handelt und die KI in vielen Bereichen gerade erst in den Kinderschuhen steckt. Was heute noch wie eine nette, aber unpraktikable Spielerei anmutet, wird uns schon bald die Arbeit deutlich erleichtern. Schreiben Sie daher potentiell hilfreiche Funktionen und Tools nie f√ľr immer ab, sondern wagen Sie zu einem sp√§teren Zeitpunkt einen zweiten Blick. Es k√∂nnte sich lohnen.¬†

Wie hält es Microsoft Copilot mit dem Datenschutz?

Microsoft hat beim Copilot f√ľr Microsoft 365 umfassende Ma√ünahmen in den Bereichen Datennutzung, Datensicherheit und Compliance auf Schiene gebracht und f√ľr den EU-Datenverkehr noch zus√§tzliche Sicherheitsvorkehrungen im Einklang mit den europ√§ischen Datenschutzgesetzen getroffen. Hier eine √úbersicht √ľber die wichtigsten Schutzbereiche und -ma√ünahmen:¬†

Datennutzung: 

  • Copilot greift nur auf jene Daten zu, f√ľr die ein Benutzer auch die entsprechende Berechtigung hat, z.B. E-Mails, Dokumente, Kalender und Chats.
  • Eingabeaufforderungen, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden nicht zum Trainieren der KI verwendet.
  • Benutzer k√∂nnen ihren Interaktionsverlauf l√∂schen.
  • Die EU-Datengrenze wird eingehalten.
  • Kunden au√üerhalb der EU k√∂nnen w√§hlen, wo ihre Daten verarbeitet werden.


Datensicherheit:

  • Microsoft verwendet umfassende Kontrollen zum Schutz von Kundendaten.
  • Daten werden verschl√ľsselt gespeichert.
  • Copilot verwendet Azure OpenAI-Dienste in Microsoft-Rechenzentren.
  • Es wurden strenge physische Sicherheits-, Hintergrundpr√ľfungs- und Verschl√ľsselungsma√ünahmen implementiert.
  • Microsoft Purview kann zur Verwaltung des Datenzugriffs und -schutzes verwendet werden.


Compliance:

„Achtung: Vollen Datenschutz erhalten Sie beim Microsoft Copilot nur mit der Bezahlversion. Bei kostenfreien Versionen werden Ihre Codes zum Training der KI genutzt und k√∂nnen auch im Internet landen. ‚ÄĚ



	

Ein Blick in die Glaskugel: Die Zukunft des Arbeitens mit dem Microsoft Copilot

Mit den wichtigsten Office Programmen hat Microsoft den ersten Schritt gesetzt, aber das war nur der Anfang. Als n√§chstes soll der Copilot in den gesamten Tech Stack (Viva, Power Platform, Dynamics 365, Bing) integriert werden und auch in Windows Einzug halten. Assistiertes Arbeiten bleibt also nicht nur auf Microsoft 365 beschr√§nkt, sondern erweitert bald auch auf Betriebssystem-Ebene unsere M√∂glichkeiten. Dass darin die Zukunft des Arbeitens liegt, unterstreicht nicht zuletzt das Engagement der Konkurrenz. Denn auch Apple hat bereits die Integration von KI-Technologie in seine neuen Betriebssysteme angek√ľndigt.

Fazit: Der Microsoft Copilot als vielversprechende Hilfe bei der digitalen Transformation

Der Microsoft Copilot wird durch seine Vielseitigkeit und kommende Erweiterungen nicht nur viele unserer wiederkehrenden Arbeitsabl√§ufe ma√ügeblich vereinfachen, sondern schon bald auch die Art und Weise neu definieren, wie wir mit Technologie interagieren. Klar ist aber auch, dass die K√ľnstliche Intelligenz heute noch nicht ausgereift ist und viel Luft nach oben besteht. Binden Sie die neuen Tools trotzdem regelm√§√üig in Ihre Arbeitsprozesse ein, sammeln Sie Erfahrung im Umgang mit der KI und betrachten Sie diese als vielversprechende Unterst√ľtzung bei Ihrer digitalen Transformation. Aber verlassen Sie sich niemals blind auf Ihren digitalen Helfer. Denn wie gut auch immer der Copilot noch werden mag, Sie bleiben immer der verantwortliche Pilot.¬†

Brauchen Sie Unterst√ľtzung bei Ihrem Erstflug mit dem Microsoft Copilot? Kein Problem. Unsere erfahrene Crew steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.¬†

J√ľrgen Sadleder, MA
J√ľrgen Sadleder, MA

J√ľrgen Sadleder ist seit M√§rz 2016 Gesch√§ftsf√ľhrer bei corner4. Mit jahrelanger Erfahrung als Projektmanager und breit gef√§chertem Prozesswissen unterst√ľtzt J√ľrgen Kunden in den Bereichen Softwareentwicklung, Business Intelligence und Microsoft 365.

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