Kommunikation im Unternehmen verbessern mit modernem Intranet

Kommentar | Management
Martin Hoffberger MSc

Laut einer Studie von Gallup aus dem Jahr 2022 fühlen sich nur 21 Prozent der Mitarbeiter weltweit engagiert und zufrieden mit ihrer Arbeit. Ineffektive oder unstrukturierte Kommunikation sind dabei ein wichtiger Faktor für mangelnde Motivation am Modern Workplace. Abhilfe schafft ein modernes Intranet, das die interne Kommunikation effektiv strukturiert und durch konsequentes Branding die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen stärkt.

In diesem Beitrag werden Sie sieben Vorteile entdecken, die Ihr Unternehmen durch die Implementierung eines Intranets erreichen kann.

Punkt 1: Mitarbeiter auf allen Ebenen erreichen

Eine effektive Kommunikationsstruktur im Unternehmen ermöglicht es, mit Mitarbeitern aller Bereiche und Standorte effektiv horizontal zu kommunizieren.

Eine klassische Intranetlösung auf Basis von Microsoft 365 erreicht nur die Mitarbeiter, die über Zugriff auf einen PC am Arbeitsplatz verfügen. Für einen effektiven Informationsfluss zu allen Mitarbeitern kann eine Digital-Signage-Lösung sorgen, über die Frontline Worker mit wichtigen Informationen und Updates via Bildschirm oder Self Service PC versorgt werden können.

Auch mit einer Mitarbeiter App lassen sich die Informationsflüsse verbessern. Durch die gezielte Intensivierung der App-Downloads durch Mitarbeiteraktivitäten und Gewinnspiele im Rahmen des Change-Managements werden zunehmend mehr Teammitglieder effektiv auch jenseits des Office-Arbeitsplatzes erreicht.

Expertentipp: Ein technisch sauber umgesetztes Intranet ist nur eine notwendige Bedingung, garantiert aber keine effektive Nutzung des Intranets. Stellen Sie People and Culture von Anfang in den Fokus!

Punkt 2: Zentrale Steuerung etablieren

Eine moderne Intranetlösung ermöglicht eine zentrale Steuerung der Verteilung von News-Beiträgen und Informationen über verschiedene Kanäle und ermöglicht ein Ausspielen anhand verschiedener Parameter wie Standort, Abteilung oder Mitarbeiter.

Durch die Nutzung  mehrerer Tools innerhalb des Intranets lassen sich zudem verschiedene Ziele innerhalb derselben Intranetlösung effektiv verfolgen. Kritische Informationen können Top-Down über direkte Nachrichten weitergegeben werden, während andere Bereiche wie ein Schwarzes Brett die Partizipation verschiedener Mitarbeiter ermöglichen und so die Basis für den Aufbau aktiver Communitys innerhalb der Belegschaft bilden.

Expertentipp: Durch eine zentrale Kommunikation über die Intranetlösung von corner4 erweitern Sie die Möglichkeiten zum differenzierten Ausspielen verschiedener Informationsarten an unterschiedliche Zielgruppen und reduzieren gleichzeitig den Verwaltungsaufwand sowie die Fehlerwahrscheinlichkeit, die durch das Nebeneinander verschiedener Kommunikationslösungen verursacht werden.

Punkt 3: Mitarbeiterbindung durch internes Branding

Ein modernes Intranet schafft nicht nur eine strukturierte und effektive Kommunikation quer durch das Unternehmen, sondern fördert zusätzlich die Bindung der Mitarbeiter durch internes Branding.

Die gezielte Kommunikation von Erfolgen in Projekten stärkt die Motivation der Belegschaft und zeigt Wertschätzung für die Leistung der Einzelnen. Mit Microsoft Viva Engage (früher Yammer) steht im Intranet auf Basis M365 ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung, um über eigene Channels Erfolge zu teilen, zu kommentieren und sie gemeinsam mit dem Team zu feiern.

Zentraler Anlaufpunkt für die interne Kommunikation im Unternehmen ist die Startseite des modernen Intranets. Hier werden wichtige Informationen, wie große Projektabschlüsse, von der Geschäftsführung an die Belegschaft weitergegeben. Die Neuigkeiten können im gleichen Zug über verschiedene Kommunikationskanäle verbreitet werden, wie beispielsweise angeschlossene und integrierte Digital-Signage-Lösungen oder die Mitarbeiter App.

Expertentipp: Schaffen Sie Möglichkeiten, mit denen sich alle Mitarbeiter einbringen und die gemeinsame Kultur stärken können. Schaffen Sie eine Seite, mit der Lob offen kommuniziert werden kann, um gemeinsame Erfolgserlebnisse zu schaffen und zu verstärken.

Punkt 4: Terminierung von News

Durch Terminierung von News im Intranet gelangen Informationen zum richtigen Zeitpunkt ohne Verzögerung zum Adressaten und entfalten rechtzeitig die gewünschte Wirkung. Die Intranetlösung von corner4 ermöglicht die Einrichtung eines eigenen Bereiches für wichtige News, deren Darstellung sich gezielt den Bedürfnissen des Unternehmens und dem Charakter der News (z.B. Ablaufdatum wegen Relevanz) anpassen lässt.

Außerdem sparen Sie durch die Einrichtung von Vorlagen für Standardvorgänge wie das Einstellen neuer Mitarbeiter Zeit und schaffen ein konsistentes Branding in der Interaktion mit Mitarbeitern.

Expertentipp: Der News-Bereich ist naturgemäß ständigen Veränderungen unterworfen und wird von jedem einzelnen Unternehmen mit Leben gefüllt, aber durch eine gute Planung lässt sich die Verteilung wichtiger Nachrichten effizient organisieren!

Punkt 5: Mehrsprachige Kommunikation realisieren

Durch ein mehrsprachiges Intranet auf Basis von Microsoft 365 erreichen sich Mitarbeiter in ihren jeweiligen Erstsprachen. Besonders bei relevanten Informationen empfiehlt es sich, Inhalte zu übersetzen.

Es ist weiters zu beachten, dass die Integration von AI-Tools wie dem ChatGPT-Entwickler OpenAI durch Microsoft in Zukunft die Übersetzung von Inhalten im Intranet erheblich vereinfachen könnte. Derzeit ist die Übersetzung jedoch noch mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Daher sollte generell im Vorfeld überlegt werden, ob eine mehrsprachige Variante des Intranets gewünscht ist, da die spätere Ergänzung auf technischer Seite eher kompliziert sein kann.

Expertentipp: Legen Sie eine Unternehmenssprache fest und erstellen Sie allgemeine Seiten in dieser Sprache. Bei News sollten die jeweiligen Landessprachen der Standorte genutzt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Punkt 6: Onboarding-Prozess unterstützen

Durch einen Onboarding-Bereich im Intranet stellen Sie wichtige Basisinformationen zum Unternehmen, den Abteilungen und ihren Aufgaben sowie wichtigen Mitarbeitern digital zur Verfügung und erleichtern so ein reibungsloses Onboarding für neue Mitarbeiter.

Häufig gestellte Fragen lassen sich durch die Einrichtung von Keywords oder Beschreibungstexten beantworten und über die globale Suche zugänglich machen. FAQs sind ein gängiges Beispiel für die Verwendung von Keywords oder Beschreibungstexten, um Fragen im Voraus zu beantworten und Informationen leicht zugänglich zu machen. Optional unterstützt ein Chatbot auf Basis von Power Virtual Agents den Onboarding-Prozess und erkennt zusätzlich Optimierungspotenzial.

Expertentipp: Videos sind effektiver als rein textbasierte Informationen und erreichen durchschnittlich höhere Klickraten. Nutzen Sie kurze Videoanleitungen, um wichtige Abläufe im Unternehmen zu erklären und sorgen Sie mit einem News-Beitrag für eine effiziente Verbreitung. Durch die Integration in SharePoint können die Videos einfach hochgeladen und eine Schulungsplattform aufgebaut werden.

Punkt 7: Digitale Wissensbasis für alle Mitarbeiter

Indem Sie den Mitarbeitern interne Handbücher, Zertifikate, Normen und andere Kerndokumente über das Intranet zur Verfügung stellen, haben diese stets Zugriff auf alle zur Arbeit notwendigen Unterlagen an Ihrem digitalen Arbeitsplatz. Durch die Einrichtung verschiedener Nutzergruppen lässt sich die Darstellung zusätzlich anpassen, sodass Zielgruppen nur für sie relevante Dokumente angezeigt bekommen.

Expertentipp: Für eine strukturierte und effektive Wissensbasis sollten Sie die Perspektive der verschiedenen Zielgruppen einnehmen. Überlegen Sie ausgehend von der Startseite als Einstiegspunkt, welche Informationen für die Arbeit einer spezifischen Gruppe notwendig sind und welche ausgeblendet werden können.

Fazit: Effektiver intern kommunizieren mit Intranet

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung eines Intranets eine effektive Möglichkeit darstellt, um die Unternehmenskommunikation zu verbessern und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Durch die Erreichung aller Mitarbeiter auf allen Ebenen, eine zentralisierte Datenquelle, internes Branding, Terminierung von News, Mehrsprachigkeit, Onboarding und einer Wissensbasis können die Mitarbeiter besser informiert und integriert werden.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die erfolgreiche Umsetzung eines Intranets nicht nur eine technische Angelegenheit ist, sondern auch die Einbeziehung der Key Player für die Erstellung einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie erforderlich ist.

Martin Hoffberger MSc
Martin Hoffberger MSc

Martin Hoffberger ist seit 2023 Head of Cloud Services bei corner4. Zuvor betreute er seit 2017 als Application Developer und IT Consultant Kundenprojekte. Egal ob Microsoft Power Platform oder SharePoint Projekte, Martin ist Ihr Experte und Partner.

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