Kommunikation im Unternehmen verbessern mit modernem Intranet

Punkt 2: Zentrale Steuerung etablieren

Eine moderne Intranetlösung ermöglicht eine zentrale Steuerung der Verteilung von News-Beiträgen und Informationen über verschiedene Kanäle und ermöglicht ein Ausspielen anhand verschiedener Parameter wie Standort, Abteilung oder Mitarbeiter.

Durch die Nutzung  mehrerer Tools innerhalb des Intranets lassen sich zudem verschiedene Ziele innerhalb derselben Intranetlösung effektiv verfolgen. Kritische Informationen können Top-Down über direkte Nachrichten weitergegeben werden, während andere Bereiche wie ein Schwarzes Brett die Partizipation verschiedener Mitarbeiter ermöglichen und so die Basis für den Aufbau aktiver Communitys innerhalb der Belegschaft bilden.

Punkt 3: Mitarbeiterbindung durch internes Branding

Ein modernes Intranet schafft nicht nur eine strukturierte und effektive Kommunikation quer durch das Unternehmen, sondern fördert zusätzlich die Bindung der Mitarbeiter durch internes Branding.

Die gezielte Kommunikation von Erfolgen in Projekten stärkt die Motivation der Belegschaft und zeigt Wertschätzung für die Leistung der Einzelnen. Mit Microsoft Viva Engage (früher Yammer) steht im Intranet auf Basis M365 ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung, um über eigene Channels Erfolge zu teilen, zu kommentieren und sie gemeinsam mit dem Team zu feiern.

Zentraler Anlaufpunkt für die interne Kommunikation im Unternehmen ist die Startseite des modernen Intranets. Hier werden wichtige Informationen, wie große Projektabschlüsse, von der Geschäftsführung an die Belegschaft weitergegeben. Die Neuigkeiten können im gleichen Zug über verschiedene Kommunikationskanäle verbreitet werden, wie beispielsweise angeschlossene und integrierte Digital-Signage-Lösungen oder die Mitarbeiter App.

Punkt 4: Terminierung von News

Durch Terminierung von News im Intranet gelangen Informationen zum richtigen Zeitpunkt ohne Verzögerung zum Adressaten und entfalten rechtzeitig die gewünschte Wirkung. Die Intranetlösung von corner4 ermöglicht die Einrichtung eines eigenen Bereiches für wichtige News, deren Darstellung sich gezielt den Bedürfnissen des Unternehmens und dem Charakter der News (z.B. Ablaufdatum wegen Relevanz) anpassen lässt.

Außerdem sparen Sie durch die Einrichtung von Vorlagen für Standardvorgänge wie das Einstellen neuer Mitarbeiter Zeit und schaffen ein konsistentes Branding in der Interaktion mit Mitarbeitern.

Punkt 5: Mehrsprachige Kommunikation realisieren

Durch ein mehrsprachiges Intranet auf Basis von Microsoft 365 erreichen sich Mitarbeiter in ihren jeweiligen Erstsprachen. Besonders bei relevanten Informationen empfiehlt es sich, Inhalte zu übersetzen.

Es ist weiters zu beachten, dass die Integration von AI-Tools wie dem ChatGPT-Entwickler OpenAI durch Microsoft in Zukunft die Übersetzung von Inhalten im Intranet erheblich vereinfachen könnte. Derzeit ist die Übersetzung jedoch noch mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Daher sollte generell im Vorfeld überlegt werden, ob eine mehrsprachige Variante des Intranets gewünscht ist, da die spätere Ergänzung auf technischer Seite eher kompliziert sein kann.

Punkt 6: Onboarding-Prozess unterstützen

Durch einen Onboarding-Bereich im Intranet stellen Sie wichtige Basisinformationen zum Unternehmen, den Abteilungen und ihren Aufgaben sowie wichtigen Mitarbeitern digital zur Verfügung und erleichtern so ein reibungsloses Onboarding für neue Mitarbeiter.

Häufig gestellte Fragen lassen sich durch die Einrichtung von Keywords oder Beschreibungstexten beantworten und über die globale Suche zugänglich machen. FAQs sind ein gängiges Beispiel für die Verwendung von Keywords oder Beschreibungstexten, um Fragen im Voraus zu beantworten und Informationen leicht zugänglich zu machen. Optional unterstützt ein Chatbot auf Basis von Power Virtual Agents den Onboarding-Prozess und erkennt zusätzlich Optimierungspotenzial.

Punkt 7: Digitale Wissensbasis für alle Mitarbeiter

Indem Sie den Mitarbeitern interne Handbücher, Zertifikate, Normen und andere Kerndokumente über das Intranet zur Verfügung stellen, haben diese stets Zugriff auf alle zur Arbeit notwendigen Unterlagen an Ihrem digitalen Arbeitsplatz. Durch die Einrichtung verschiedener Nutzergruppen lässt sich die Darstellung zusätzlich anpassen, sodass Zielgruppen nur für sie relevante Dokumente angezeigt bekommen.

Fazit: Effektiver intern kommunizieren mit Intranet

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung eines Intranets eine effektive Möglichkeit darstellt, um die Unternehmenskommunikation zu verbessern und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Durch die Erreichung aller Mitarbeiter auf allen Ebenen, eine zentralisierte Datenquelle, internes Branding, Terminierung von News, Mehrsprachigkeit, Onboarding und einer Wissensbasis können die Mitarbeiter besser informiert und integriert werden.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die erfolgreiche Umsetzung eines Intranets nicht nur eine technische Angelegenheit ist, sondern auch die Einbeziehung der Key Player für die Erstellung einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie erforderlich ist.