Ablöse von Lotus Notes: So gelingt der Wechsel zu SharePoint

Lotus Notes gehörte lange zu den wichtigsten Kollaborationstools in Unternehmen, doch in den vergangenen Jahren ist die Bedeutung alternativer Lösungen wie Microsoft SharePoint immer stärker gewachsen und zählt heute mehr als 200 Millionen Nutzer. Lotus Notes zählt im Vergleich einer Schätzung von International Business Machines in der New York Times nur noch rund 125 Millionen User.

In diesem Artikel erklären wir, was für einen Umzug in das Microsoft-Ökosystem, auf Basis SharePoint oder Dataverse spricht und erläutern die wichtigsten Schritte für den erfolgreichen Wechsel.

10 Gründe für den Wechsel von Lotus Notes auf SharePoint oder Dataverse

Lotus Notes ist eine bewährte Business Lösung, doch im Kern technologisch nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Vor diesem Hintergrund bietet der Umzug zu SharePoint oder Dataverse als Datenbasis unter anderem folgende 10 Vorteile:

1. Veraltete Technologie: Lotus Notes ist seit Jahrzehnten auf dem Markt, doch seine Technologie hat mit den modernen Anforderungen an Effizienz und Flexibilität am modernen Arbeitsplatz nicht Schritt gehalten.

2. Kostenersparnis: Aufgrund der veralteten Architektur sind Wartung und Aktualisierung von Lotus Notes langfristig oft teurer als der Umstieg auf eine moderne Lösung aus dem Microsoft-Stack, wie SharePoint oder Dataverse. Die Wahl zwischen SharePoint und Dataverse hängt dabei von Faktoren wie der Komplexität, Maximalgrenzen und der Berechtigungsstruktur der Geschäftslösung ab.

3. Bessere Zusammenarbeit: Mit dem Umstieg auf das Microsoft-Ökosystem lassen sich auch moderne Kommunikationstools wie MS Teams nahtlos in bestehende Workflows integrieren und so die Zusammenarbeit in der Belegschaft verbessern.

4. Skalierbarkeit: Microsoft Dataverse ist auf die effiziente Verarbeitung nahezu beliebig großer Datenmengen ausgelegt und lässt sich damit flexibel den wachsenden Bedürfnissen des Unternehmens anpassen.

5. Bessere Integration: Die Microsoft Lösungen profitieren von der nahtlosen Integration mit anderen Tools aus dem Haus und dem breiten Angebot an Konnektoren und kompatibler Drittanbieter Software.

6. Sicherheit und Compliance: Microsoft 365 bietet eine umfassende Security Strategie mit umfassenden Funktionen, um die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten.

7. Bessere Benutzererfahrung: Jeder PC-Nutzer kennt die Oberflächen von Microsoft Programmen, sodass sich die meisten schnell in die Nutzung von SharePoint und Dataverse einarbeiten können. Die Low-Code Variante Canvas Power Apps bieten ihnen dabei die Möglichkeit eines individuell gestaltbaren Frontends.

8. Zukunftssicherheit: Als einer der Marktführer für Cloud Services und Business Software wird Microsoft die Plattform wahrscheinlich lange weiterentwickeln und auf neue Anforderungen in der Zukunft reagieren.

9. Support und Schulung: Neben dem Support bietet Microsoft für SharePoint und alle anderen Lösungen online umfangreiche Schulungsmaterialien, um den Umstieg auf ihre Plattformen reibungslos zu gestalten.

10. Cloud Bereitschaft: Microsoft 365 bietet in der Cloud-Variante eine hohe Flexibilität und ermöglicht eine unkomplizierte Skalierung, wenn das Unternehmen und seine Anforderungen wachsen.

Der reibungslose Umstieg auf M365 mit SharePoint als Datenquelle

SharePoint ist bereits in der Standard-Microsoft-365-Lizenz enthalten, sodass häufig keine zusätzlichen Einstiegskosten anfallen. Neben der geringen Investitionshürde sprechen allerdings auch die folgenden Vorteile für SharePoint als moderne und flexible Datenbasis:

• SharePoint als ideale Lösung zur Datenquelle: SharePoint bietet eine zeitgemäße und flexible Lösung zur Datenverwaltung. Die Entscheidung zwischen SharePoint und Dataverse orientiert sich dabei an der Komplexität, den Maximalgrenzen und der Berechtigungsstruktur Ihrer Geschäftslösung.
• Nahtlose Integration: SharePoint lässt sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsprozesse einbinden und wird in die gewohnte Microsoft Umgebung integriert.
• Reibungsloser Migrationsprozess: Beim Umstieg von Lotus Notes auf SharePoint reduziert ein Übergangszeitraum von 1 bis 3 Monaten mit Parallelbetrieb das Potenzial für Störungen des Geschäftsablaufs auf ein Minimum. Anschließend kann das Lotus-System für einen möglichst reibungslosen Übergang schrittweise abgeschaltet werden.

Von Lotus Notes zu SharePoint: 7 Schritte für die erfolgreiche Migration

Die Migration von Lotus Notes zu SharePoint ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die von modernen Kollaborations- und Datenmanagementfunktionen profitieren möchten. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. In den folgenden sieben Schritten werden die essentiellen Phasen dieses Migrationsprozesses erläutert, angefangen von der Analyse des bestehenden Systems bis zur erfolgreichen Schulung der Mitarbeiter für die Nutzung der neuen Plattform.

1. Planung und Bewertung: Im ersten Schritt wird das vorhandene Lotus-System analysiert, um die Komplexität und die Relevanz bei der Umstellung zu bewerten und eine Priorisierung für Anwendungen und Daten vorzunehmen.

2. Konzeption und Design: Im nächsten Schritt wird ein Konzept für die Architektur entwickelt, das die ermittelten Anforderungen aus Schritt 1 mithilfe von Microsoft SharePoint abbildet.

3. Proof of Concept (PoC): Mit einem Proof of Concept zur Veranschaulichung der Benutzeroberfläche und Basis-Funktionalität lassen sich die betroffenen Fachbereiche frühzeitig in die Entwicklung einbeziehen und die Akzeptanz in der Belegschaft durch mehr Transparenz fördern.

4. Datenmigration: Die Datenmigration beruht auf den vorigen Planungen und ist für einen erfolgreichen Umzug maßgeblich. Um mögliche Fehler zu erkennen, ist es wichtig, die getroffenen Annahmen vor der eigentlichen Migration in einem Test zu überprüfen.

5. Umsetzung: Nach der Datenmigration wird die Businesslogik in SharePoint nachgebaut. Mithilfe von Microsoft Power Automate lassen sich wiederkehrende Standardvorgänge durch automatisierte Workflows abdecken, die den Anwendern später die Arbeit vereinfachen.

6. Individuelle Anpassung: Im nächsten Schritt wird die neue Lösung durch die Integration zusätzlicher Features, Workflows und Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform sowie etwaige Systeme von Drittanbietern an individuelle Anforderungen angepasst, die in der Standardkonfiguration nicht abgedeckt werden.

7. Abschluss und Überführung: Um einen reibungslosen Übergang und effizientes Arbeiten zu gewährleisten, werden die Mitarbeiter vor der abschließenden Umstellung auf SharePoint im Umgang mit der neuen Plattform geschult.

So gelingt der Umzug  mit corner4

Bei corner4 unterstützen wir Sie von Anfang an bei der Umstellung von Lotus Notes auf eine moderne Lösung auf Basis des Microsoft-Stacks und bieten Ihnen diese drei Vorteile:

1. Umfassendes Fachwissen: Unser Team verfügt über tiefes Fachwissen und umfangreiche Erfahrung im Bereich der Migration von Lotus Notes zu SharePoint und anderen Datenquellen wie Dataverse und kann so flexibel auf Herausforderungen reagieren sowie die Möglichkeiten der neuen Plattform ausschöpfen.

2. Maßgeschneiderte Lösungen: Unsere Experten helfen bei der Auswahl der richtigen Technologien und planen die Art und den Umfang des Einsatzes der Power Platform, um Ihre individuellen Anforderungen genau abzubilden und Ihre Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.

3. Ganzheitlicher Ansatz: Neben der technischen Migration unterstützen wir Sie mit Schulungen bei der erfolgreichen Einführung des neuen Systems und stellen durch kontinuierlichen Support langfristig den reibungslosen Betrieb Ihrer Lösung sicher.

Fazit: Der nahtlose Übergang von Lotus Notes zur modernen Business Lösung mit corner4

Lotus Notes war aus vielen Branchen lange nicht wegzudenken, doch die Effizienz, die Flexibilität und die neuen Möglichkeiten von modernen Lösungen wie SharePoint oder Dataverse als Datenbasis machen einen Umzug immer häufiger attraktiver.

Kontaktieren Sie uns jetzt, um Ihren reibungslosen Übergang von Lotus Notes zu modernen Datenquellen zu beginnen und die Potenziale für Ihr Unternehmen zu nutzen!