Was Sie über Microsoft Dataverse wissen sollten

Kundeninformationen, Rechnungen, Geschäftszahlen: Daten sind ein elementarer Bestandteil der Prozesslandschaft moderner Unternehmen. Ihre Organisation ist entscheidend für effiziente Prozesse und die Digitalisierung des Unternehmens. Viele Nutzer von Microsoft 365 setzen für das Datenmanagement auf Microsoft SharePoint, stoßen damit aber spätestens bei komplexen Anwendungen an ihre Grenzen. Mit Dataverse bietet Microsoft eine direkt in die Power Platform integrierte Rundum-Lösung, die besser skalierbar ist und eine flexiblere Entwicklung von Anwendungen ermöglicht – dafür ist sie allerdings deutlich kostenintensiver. Lohnt sich das? Wir erklären, wie das Dataverse funktioniert und welche Vorteile der Einsatz gegenüber SharePoint bietet.

Definition: Was ist das Dataverse?

Microsoft Dataverse (früher: Common Data Service) zentralisiert und bündelt alle Aspekte der Datenverwaltung und macht die Informationen aus dem Microsoft Ökosystem für alle Applikationen zugänglich. Dataverse vereint die Aufbewahrungsfunktion einer klassischen Datenbank mit vielen Optionen für das Datenmanagement in einem einzigen Hub und löst ein großes Problem vieler Architekturen.

Mit Microsoft Dataverse werden sämtliche Informationen in einer gemeinsamen Azure-Umgebung gespeichert und liegen so immer zentralisiert in Form von Tabellen vor. Jede Spalte stellt einen Datentyp dar, zum Beispiel einen Text, eine Zahl oder ein Datum. Über diese tabellarisch hinterlegte Auflistung können nun beliebige Inhalte abgerufen werden, die zuvor im Dataverse gespeichert worden sind.

Mehr als eine Datenbank: Diese Funktionen bietet Microsoft Dataverse

Während Datenbanken lediglich Daten speichern, bildet Dataverse einen zentralen Hub mit einer Reihe integrierter Funktionen, welche die effiziente und schnellere Auslieferung neuer Apps erheblich vereinfachen:

• Integration in die Power Platform: Microsoft Dataverse ist ein integraler Bestandteil der Power Platform und wird von Microsoft selbst als das Datenrückgrat des Systems bezeichnet. Als solches ist die Kompatibilität zu Power Apps, Power BI und den anderen Anwendungen sowie zahlreichen Konnektoren aus dem Ökosystem gegeben.

• Nahtlose Integration von ERP und CRM: Microsoft verbindet Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Customer-Relationship-Management (CRM) in einer einzigen Cloud Umgebung und fügt diese über die Power Platform nahtlos in die bekannte Office 365 Umgebung ein. Das wird durch den Einsatz von Dataverse ”by Design” erreicht und ermöglicht den Zugriff auf Daten aus diversen Bereichen über die Applikationsgrenzen hinweg.
• Effiziente Entwicklungsumgebung: Dataverse vereint Datenbank, Security, Management, Integration und Bereitstellung der Informationen, sodass Entwickler sich auf die Datenmodellierung konzentrieren können.
• Lizenzmodell: Kunden des ERP- oder CRM-Systems besitzen automatisch eine Lizenz für Microsoft Dataverse, alle anderen müssen eine solche erwerben. Wirtschaftlich sinnvoll ist der separate Kauf nur bei sehr kleinen Projekten mit wenigen Anwendern oder im Rahmen größerer Projekte mit mehreren Apps zur Umstellung der Datenhaltung.

7 Vorteile von Dataverse gegenüber SharePoint

Jedes vierte Unternehmen kämpft laut einer Studie von dun & bradstreet mit einem ineffektiven Datenmanagement. Microsoft Dataverse bietet angesichts von Datensilos und wachsenden Datenmengen unter anderem diese sieben Vorteile:

1. Simple Bedienung:
Durch die Bereitstellung eines webbasierenden Designers, welcher die wesentlichen Funktionalitäten eines Datenbankmanagementsystems (DBMS) zur Verfügung stellt, ist die Modellierung von Tabellen in der Datenbank einfach gehalten.

2. Effektives Berechtigungsmanagement:
Das Dataverse ermöglicht die Vergabe von Berechtigungen auf Tabellen-, Datensätze, bis hin zur- Feldebene.
Mit SharePoint ist bereits bei 5.000 Einzelberechtigungen auf der Datensatzebene das empfohlene Limit erreicht. Berechtigungen auf der Feldebene werden technisch nicht unterstützt.

3. Out-of-the-box-Lösungen:
Dataverse beinhaltet Out-of-the-box-Lösungen für komplexe Datenmodelle, während diese in SharePoint erst aufwendig manuell aufgebaut werden müssen. Sogenannte „vordefinierte Tabellen” sind beispielsweise Geschäftseinheit-, Kontakt-, Aufgaben- und Benutzertabellen und können im Zuge einer Weiterentwicklung angepasst werden.

4. Flexible Datenmodelle:
Das Datenmodell kann im Dataverse nach Belieben erweitert werden. In SharePoint hingegen ist bereits die Anzahl der “komplexeren” Felder, wie es beispielsweise Lookup oder People Picker Felder sind, auf in Summe 12 solcher Felder limitiert. Dataverse verfügt des Weiteren über die mächtige Funktionalität verschiedene Relationen zwischen Tabellen abzubilden und so die Möglichkeit komplexe Datenmodelle darzustellen.

5. Einfache Wartung:
Anwendungen lassen sich in Umgebungen zu Lösungen bündeln, sodass Power Apps und Dataverse ein nahtloses Application Lifecycle Management erlauben. In Kombination mit SharePoint ist diese Bündelung und Übertragung der Datenmodelle und Apps in einem Zug nicht möglich, weil der entsprechende Mechanismus zur Übertragung der Datenstruktur und Daten fehlt.

6. Aufrufintensive Anwendungen umsetzen:
SharePoint ist für einfachere oder kleinere Anwendungen gedacht und limitiert die Zahl der Aufrufe an den Konnektor auf 600 pro Minute. In Dataverse sind es 6000 pro fünf Minuten, sodass sich komplexe oder hochfrequentierte Anwendungen einfacher umsetzen lassen.

7. Höhere Performance durch flexible Delegierung:
Dataverse bietet einen größeren Spielraum für zahlreiche leistungsstarke Funktionen zum Filtern, Sortieren und Strukturieren von Tabellen und dessen Daten im Hinblick auf Delegierung. So werden Ressourcen bei komplexen Anwendungen eingespart, während die Performance gesichert bleibt.

Canvas oder Model-driven: So funktioniert die App-Entwicklung mit Dataverse

Eine der großen Stärken der Power Platform ist die Möglichkeit der Erstellung einfacher Workflows in einer Low Code Umgebung. Mit dem Einsatz von Dataverse stehen App-Entwicklern zwei verschiedene Ansätze zur Verfügung:

• Bei Canvas Apps beginnt der Entwickler mit einer leeren Fläche – wie auf einer Leinwand. Via Drag-and-drop werden Bedienelemente, Datenquellen und Logiken zu einer Anwendung verknüpft.
• Model-driven Apps sind datengetrieben. Statt mit dem Interface beginnt der Entwickler hier mit der Konstruktion eines Datenmodells zur Darstellung des Geschäftsprozesses. Durch die Verbindung verschiedener Tabellen lassen sich mit Model-driven Apps auch komplexe Anwendungsfälle realisieren.

Fazit: Mit Dataverse das Potenzial der Power Platform entfesseln

Egal, ob Canvas oder Model-driven App: Das Microsoft Dataverse ist das optimale Datenbanksystem für eine leistungsfähige Applikationslandschaft im Microsoft Ökosystem. Durch die nahtlose Integration mit der Power Platform und zahlreiche Konnektoren machen Sie benötigte Daten für einzelne Abteilungen und Nutzer granuliert verfügbar und ermöglichen so die Entwicklung leistungsstarker Apps und Workflow Automatisierungen.

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