12 Intranet Trends im Jahr 2023

Das Intranet als Werkzeug der Kultur und Kommunikation im Unternehmen entwickelt sich ständig weiter – und mit ihnen auch die Möglichkeit ein effektives Werkzeug zu gestalten, dass Mitarbeiter optimal in ihrem Alltag unterstützt. Gleichzeitig sehen 57% der Arbeitnehmer keinen Sinn in ihrem Firmenintranet, sodass Unternehmen zunächst Überzeugungsarbeit leisten müssen.

Wir haben 12 wichtige Intranet Trends 2023 identifiziert und erklärt, mit welchen Maßnahmen Sie Ihre Mitarbeiter für das Intranet begeistern.

Trend #1: Mitarbeiter App für die gesamte Belegschaft

Die Möglichkeit zur Remote-Arbeit ist für Bewerber immer wichtiger, so 93% der befragten Unternehmen in einer Studie von Deloitte. Die Voraussetzung für eine effektive Integration von Remote-Arbeitern in die Arbeitsprozesse ist eine mobile Anwendung für die Arbeit mit dem Intranet.

Eine Mitarbeiter App erlaubt es, jederzeit auf alle wichtigen Ressourcen des Unternehmens zuzugreifen und in das Tagesgeschäft, die Informationsflüsse und die Kommunikation eingebunden zu werden.

Mitarbeiter Apps sind allerdings selten Selbstläufer, sodass Sie Anreize für den Download der App schaffen sollten, indem sie für alle Mitarbeiter wichtige Prozesse wie den Urlaubsantrag in die App verlegen. Auch eine optionale Browseroberfläche senkt die Einstiegshürde und trägt zu einer Verbreitung der Mitarbeiter App bei.

Trend #2: LinkedIn, Instagram und andere Social Media Kanäle integrieren

Die Integration von Social Media Funktionen wie Kommentaren, Bewertungen und Likes in Intranets wird immer häufiger genutzt, um die Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu fördern und die Kommunikation zu verbessern.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Intranet Lösung entsprechende Schnittstellen bietet und überlegen Sie, wie Sie das Intranet durch die Integration von Social Media Elementen attraktiver gestalten können, um das Mitarbeiterengagement zu steigern.

Trend #3: Professionelle Texte, Bilder, Grafiken und Videos einsetzen

Viele Unternehmen nutzen das Intranet im Wesentlichen als ein virtuelles Schwarzes Brett und Wissensdatenbank, sodass häufig Textwüsten dominieren. Allerdings lassen sich durch Bilder, Grafiken oder Videos nicht nur zusätzliche Informationen, sondern auch Emotionen transportieren, sodass professionell aufbereitete Inhalte die Akzeptanz des Intranets steigern und die Basis für eine effektive interne Kommunikation schaffen.

Erstellen Sie etwa eine Infografik, um einen neu geschaffenen Prozess nicht nur mit Worten zu beschreiben, sondern zu visualisieren, dass er ein lebendiges Bild im Kopf Ihrer Mitarbeiter erzeugt.

Oder garnieren Sie die Meldung über einen wichtigen Vertragsabschluss mit einem Bild, das die Mitarbeiter an dem Erfolg teilhaben lässt. Unprofessionelle oder unklare Inhalte können dagegen Verwirrung stiften, das Vertrauen der Mitarbeiter beeinträchtigen und letztlich die Produktivität und Effizienz des Unternehmens beeinträchtigen.

Trend #4: Intranet für mobile Geräte gestalten

Was für gutes Webdesign gilt, trifft auch auf die Gestaltung eines modernen Intranets zu. Mit dem Mobile First Ansatz konzipieren und entwickeln Sie das Intranet und seine Benutzeroberfläche von Anfang an aus der Perspektive mobiler Nutzer mit Tablet oder Smartphone.

Die Idee: Die Darstellung einer für Desktop-PCs konzipierten Oberfläche auf dem Smartphone macht sie nur schwer oder überhaupt nicht navigierbar. Umgekehrt ist eine für Mobilgeräte gestaltete Oberfläche auch auf größeren Bildschirmen immer bedienbar.

Mit der zunehmenden Verbreitung von Smartphones und Tablets als Arbeitsmittel wird es immer wichtiger, dass Intranets auf allen Geräten zugänglich sind. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Intranets responsive sind und eine gute Benutzererfahrung auf allen Geräten bieten.

Trend #5: Standardisierte Tools einsetzen

Von einfachen Funktionen wie Nachrichtentool und Kalender bis zu komplexen Tools für die Zusammenarbeit und Projektverwaltung machen verschiedene Module das Intranet zu einer auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepassten Lösung.

Durch den Einsatz einer etablierten Plattform wie Microsoft 365, profitieren Sie von einem lebendigen Ökosystem aus Drittanbietern, die bewährte und getestete Module für alle erdenklichen Standardfunktionen anbieten. Statt Entwicklungsressourcen und Geld in die Entwicklung dieser Standardfunktionen zu investieren, können Sie sich mit der Microsoft Plattform im Rücken auf die Optimierung der Benutzererfahrung und die Integration von Spezialfunktionen konzentrieren.

Allerdings sollte bei der Verwendung von vorgefertigten Bausteinen darauf geachtet werden, dass sie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen und dass sie nahtlos in das bestehende IT Ökosystem integriert werden können.

Trend #6: Intranet in der Cloud hosten

Während die Cloud nicht für jedes System in jedem Unternehmen die optimale Lösung darstellt, ist das Intranet prädestiniert für einen cloudbasierten Ansatz, denn ein lokal betriebenes Intranet kann nur innerhalb des Unternehmensnetzwerks erreicht werden. Um Mitarbeitern im Home Office dann Zugriff auf das Intranet zu ermöglichen, wäre eine VPN-Verbindung notwendig. Dadurch vergrößert sich einerseits die Einstiegshürde für Mitarbeiter, andererseits birgt der Einsatz eines VPNs vielfältige neue Herausforderungen für die Sicherheit des Netzwerks.

Ein cloudbasiertes Intranet lässt sich dagegen ortsunabhängig mit jedem internetfähigen Endgerät aufrufen, ohne dass der Login von einem externen Endgerät ein zusätzliches Sicherheitsrisiko darstellt. Zudem wächst ein Intranet in der Cloud problemlos mit den Anforderungen Ihres Unternehmens, ohne dass immer wieder neue Beschaffungskosten für Hardware anfallen.

Trend #7: Sicherheit & Datenschutz implementieren

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Intranets robuste Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies ist besonders wichtig, da immer mehr Mitarbeiter von außerhalb des Büros auf das Intranet zugreifen.

Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen stellt eine hohe Anforderung dar, insbesondere im Umgang mit personenbezogenen Daten von Kunden, Mitarbeitern und anderen Parteien. Unternehmen sind verpflichtet, die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten auf notwendige und gerechtfertigte Fälle zu beschränken. Darüber hinaus müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit dieser Daten zu gewährleisten und potenzielle Risiken zu minimieren.

Dazu gehören beispielsweise die Implementierung von Verschlüsselungstechnologien, Zugriffsbeschränkungen auf sensible Informationen, regelmäßige Überprüfungen der Sicherheitsinfrastruktur sowie Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter für Datenschutzbestimmungen und Sicherheitspraktiken.

Trend #8: Analyse & Reporting

Durch eine Überwachung und Auswertung der folgenden Kennzahlen gewinnen Sie einen Überblick über die bestehenden Abläufe und schaffen die Basis für eine effektive Optimierung des Intranets:

• Anzahl der Besucher auf der Intranet Startseite
• Anzahl der Besucher auf bestimmten Seiten
• Verweildauer auf der Intranet Startseite und anderen Seiten
• Anzahl der Downloads von Dokumenten und Ressourcen
• Anzahl der Beiträge in Foren oder Diskussionen

Anzahl der ausgefüllten Umfragen und Feedback-Formulare

Trend #9: Mitarbeiterengagement fördern

Jede neue Software, welche die Arbeitsprozesse verändert, stößt auf einen gewissen Widerstand – insbesondere, wenn die bisher genutzte Lösung „im Prinzip“ funktioniert. Warum reparieren, was nicht defekt ist?

Bei einer Intranet Einführung sollten Sie daher von Anfang an ein offenes Ohr für die Stimmen der Belegschaft haben, um Kritik zu adressieren, Bedenken auszuräumen und sich breite Unterstützung für das Projekt zu sichern.

• Ein bewährtes Werkzeug ist die Identifikation von Key Usern, die in Ihren Abteilungen als Intranet Botschafter fungieren, Fragen beantworten, Kritik weiterleiten und die Vorteile der neuen Lösung stark machen.
• Durch Workshops in der Entwicklungsphase und Schulungen zum Rollout holen Sie sich früh wertvolles Feedback von der Zielgruppe und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich ernst genommen und wertgeschätzt fühlen.

Gamification Elemente schaffen zusätzliche Anreize für die Nutzung des Intranets und fördern eine Kultur des Ausprobierens und Erforschen, welche dazu beiträgt,  dass das Intranet als wertvolles Instrument für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt wird.

Trend #10: Künstliche Intelligenz sinnvoll integrieren

Nicht nur in Marketing und Kundenservice, sondern auch in der internen Zusammenarbeit wird die Integration von KI die Arbeitsprozesse nachhaltig verändern. Damit Sie von den Vorteilen der neuen Technologien profitieren können, benötigen Sie eine leistungsstarke Intranet Plattform wie M365, welche die Nutzung von KI nicht nur ermöglicht, sondern aktiv unterstützt und fördert.

Trend #11: Personalisierte Nutzererfahrungen schaffen

Individuelle Werbeanzeigen, auf die eigenen Interessen zugeschnittene Kaufempfehlungen und konfigurierbare Produkte: Personalisierung ist das neue Normal und Menschen erwarten zunehmend nicht nur als Kunden, sondern auch als Mitarbeiter denselben Komfort, den sie aus dem Alltag gewohnt sind.

Durch die Personalisierung des Intranets können Unternehmen die Mitarbeiterbindung erhöhen und die Nutzung des Intranets verbessern. Eine Möglichkeit ist die Verwendung von personalisierten Dashboards, auf denen Mitarbeiter häufig verwendete Tools und Anwendungen anzeigen können.

Von der Recherche einfacher Informationen in der Wissensdatenbank über die Lektüre von Leitfäden bis zum Überstunden- oder Urlaubsantrag sollte das Intranet für Mitarbeiter ein persönliches Cockpit sein, mit dem sie komfortabel, effizient und papierlos durch den Arbeitsalltag navigieren.

Die Personalisierung von Inhalten auf Basis der Interessen, Neigungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter trägt hier wesentlich zu einer reibungslosen Benutzererfahrung bei. Zeigen Sie den Nutzern etwa Veranstaltungen und Schulungsangebote auf Basis der Abteilungszugehörigkeit oder anderen Datenpunkten an und machen Sie die Nutzung des Intranets so einfach und interessant wie möglich.

Trend #12: Gamification

Gamification beschreibt die Integration spielerischer Elemente in einem nicht spielerischen, zweckgebundenen Kontext – zum Beispiel in Form eines Belohnungssystems für treue Kunden oder einer Herausforderung für den Kauf eines Laufschuhs. Im Intranet hat Gamification das Ziel die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter durch Punktesysteme, ein Statussystem oder Wettbewerbe zu belohnen.

Bei einer gelungenen Gamification ist der Weg das Ziel und die Jagd nach Punkten oder Abzeichen wird in sich als spaßig wahrgenommen. Ansonsten wird das System entweder ignoriert oder die Nutzer beginnen, das Belohnungssystem im Hinblick auf maximalen Ertrag mit minimalem Aufwand auszunutzen.

Eine intuitive Benutzeroberfläche und professionelle, abwechslungsreiche Inhalte sind daher die erste Voraussetzung für eine gelungene Gamification im Intranet.

Fazit: Modernes Intranet für mehr Unternehmenserfolg

Intranets haben in den vergangenen Jahren eine wichtige Rolle bei der internen Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement in Unternehmen eingenommen. Doch in den Belegschaften fehlt vielen Mitarbeitern häufig noch die Überzeugung vom Nutzen eines modernen Intranets. Mit der schnellen technologischen Entwicklung gibt es jedoch ständig neue Trends und Entwicklungen, die Unternehmen dabei unterstützen können, ihr Intranet weiter zu verbessern und für Ihre Mitarbeiter attraktiver zu gestalten.

Sie wollen ein Intranet einführen auf modernsten Standards oder ihr bestehendes Intranet mit den neuen Trends aufpeppen – dann sind Sie bei corner4 richtig.