Was Sie über Microsoft Dataverse wissen sollten

Kundeninformationen, Rechnungen, Geschäftszahlen: Daten sind ein elementarer Bestandteil der Prozesslandschaft moderner Unternehmen. Ihre Organisation ist entscheidend für effiziente Prozesse und die Digitalisierung des Unternehmens. Viele Nutzer von Microsoft 365 setzen für das Datenmanagement auf Microsoft SharePoint, stoßen damit aber spätestens bei komplexen Anwendungen an ihre Grenzen. 

Mit Dataverse bietet Microsoft eine direkt in die Power Platform integrierte Rundum-Lösung, die besser skalierbar ist und eine flexiblere Entwicklung von Anwendungen ermöglicht – dafür ist sie allerdings deutlich kostenintensiver. Lohnt sich das? Wir erklären, wie das Dataverse funktioniert und welche Vorteile der Einsatz gegenüber SharePoint bietet.

Definition: Was ist das Dataverse?

Microsoft Dataverse (früher: Common Data Service) zentralisiert und bündelt alle Aspekte der Datenverwaltung und macht die Informationen aus dem Microsoft Ökosystem für alle Applikationen zugänglich. Dataverse vereint die Aufbewahrungsfunktion einer klassischen Datenbank mit vielen Optionen für das Datenmanagement in einem einzigen Hub und löst ein großes Problem vieler Architekturen.

Mit Microsoft Dataverse werden sämtliche Informationen in der von Microsoft verwalteten Dataverse-Datenbank in der Microsoft-Cloud (Azure) gespeichert und liegen so immer zentralisiert in Form von Tabellen vor. Jede Spalte stellt einen Datentyp dar, zum Beispiel einen Text, eine Zahl oder ein Datum. Über diese tabellarisch hinterlegte Auflistung können nun beliebige Inhalte abgerufen werden, die zuvor im Dataverse gespeichert worden sind.

Mehr als eine Datenbank: Diese Funktionen bietet Microsoft Dataverse

Während Datenbanken lediglich Daten speichern, bildet Dataverse einen zentralen Hub mit einer Reihe integrierter Funktionen, welche die effiziente und schnellere Auslieferung neuer Apps erheblich vereinfachen:

• Integration in die Power Platform: Microsoft Dataverse ist ein integraler Bestandteil der Power Platform und wird von Microsoft selbst als das Datenrückgrat des Systems bezeichnet. Als solches ist die Kompatibilität zu Power Apps, Power BI und den anderen Anwendungen sowie zahlreichen Konnektoren aus dem Ökosystem gegeben. 
• Integration mit Fabric und Synapse: Über Azure Synapse Link und das neue Link to Microsoft Fabric lassen sich Dataverse-Daten nahezu in Echtzeit und ganz ohne Kopieren („no-copy“) in ein Lakehouse bzw. OneLake übertragen. Damit wird Analytics und Reporting in Fabric nahtlos möglich.

• Nahtlose Integration von ERP und CRM: Microsoft verbindet Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Customer-Relationship-Management (CRM) in einer einzigen Cloud Umgebung und fügt diese über die Power Platform nahtlos in die bekannte Microsoft 365 Umgebung ein. Das wird durch den Einsatz von Dataverse ”by Design” erreicht und ermöglicht den Zugriff auf Daten aus diversen Bereichen über die Applikationsgrenzen hinweg.
• Effiziente Entwicklungsumgebung: Dataverse vereint Datenbank, Security, Management und Integration, sodass Entwickler sich auf die Datenmodellierung konzentrieren können.
  
• Elastic Tables: Seit letztem Jahr stehen Elastic Tables allgemein zur Verfügung. Sie speichern Daten horizontal skaliert (u. a. mit JSON-Spalten) und sind ideal für hochvariable oder umfangreiche Datenmengen wie Telemetrie- oder Log-Daten. Aktuell werden sie teilweise als Log-Storage klassifiziert, was neue Szenarien für Big-Data-Anwendungen eröffnet.
• Lizenzmodell: Die Nutzung von Dataverse ist im Rahmen eines Dynamics-365-Moduls abgedeckt. Sobald Dataverse jedoch außerhalb des Moduls oder für Erweiterungen eingesetzt wird, kann eine zusätzliche Lizenz für Power Apps oder Power Automate notwendig sein. Ob das der Fall ist, hängt davon ab, ob ausschließlich Modul-Tabellen genutzt werden oder auch benutzerdefinierte bzw. modulübergreifende Tabellen.

7 Vorteile von Dataverse gegenüber SharePoint

Jedes vierte Unternehmen kämpft laut einer Studie von dun & bradstreet mit einem ineffektiven Datenmanagement. Microsoft Dataverse bietet angesichts von Datensilos und wachsenden Datenmengen unter anderem diese sieben Vorteile:

1. Simple Bedienung:
Durch die Bereitstellung eines webbasierenden Designers, welcher die wesentlichen Funktionalitäten eines Datenbankmanagementsystems (DBMS) zur Verfügung stellt, ist die Modellierung von Tabellen in der Datenbank einfach gehalten und steht über eine Benutzeroberfläche im Browser zur Verfügung. Gleichzeitig greift hier der Low-Code-Ansatz: Fachanwender können ohne Programmierkenntnisse schnell starten, während IT und Entwickler bei komplexeren Anforderungen flexibel andocken können.

2. Effektives Berechtigungsmanagement:
Das Dataverse ermöglicht die Vergabe von Berechtigungen auf Tabellen-, Datensätze, bis hin zur Feldebene. (Mit SharePoint ist bereits bei 5.000 Einzelberechtigungen auf der Datensatzebene das empfohlene Limit erreicht. Berechtigungen auf der Feldebene werden technisch nicht unterstützt.) Darüber hinaus sorgen rollenbasierte Security Roles für ein flexibles Sicherheitsmodell, mit dem sich der Zugriff auf Datenbank und Ressourcen gezielt steuern lässt.

3. Out-of-the-box-Lösungen:
Dataverse beinhaltet Out-of-the-box-Lösungen für komplexe Datenmodelle, während diese in SharePoint erst aufwändig manuell aufgebaut werden müssen. Sogenannte vordefinierte Tabellen – etwa Kunden-, Kontakt-, Aufgaben- und Benutzertabellen – stehen als wiederverwendbare Schemas bereit und können bei Bedarf angepasst werden. Diese basieren auf dem Common Data Model (CDM), das Daten aus unterschiedlichen Quellen konsistent strukturiert, wodurch Austausch und Auswertung deutlich erleichtert werden.

4. Flexible Datenmodelle:
Das Datenmodell kann im Dataverse nach Belieben erweitert werden. In SharePoint hingegen ist bereits die Anzahl der “komplexeren” Felder, wie es beispielsweise Lookup oder People Picker Felder sind, auf in Summe 12 solcher Felder pro Liste limitiert. Dataverse verfügt des Weiteren über die mächtige Funktionalität, verschiedene Relationen zwischen Tabellen abzubilden und so die Möglichkeit, komplexe Datenmodelle darzustellen. SharePoint bietet dies zwar teilweise ebenfalls, jedoch nur in einem stark eingeschränkten Rahmen und meist mit erheblichem Mehraufwand in der Umsetzung.

5. Pipelines & Managed Environments:
Für professionelles Application Lifecycle Management (ALM) bietet Dataverse inzwischen Pipelines direkt in der Power Platform. Zusammen mit Managed Environments stehen damit Governance- und CI/CD-Funktionen standardmäßig bereit. Unternehmen können dadurch Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen konsistenter und sicherer betreiben.

6. Aufrufintensive Anwendungen umsetzen:
SharePoint ist für einfachere oder kleinere Anwendungen gedacht und limitiert die Zahl der Aufrufe an den Konnektor auf 600 pro Minute. In Dataverse sind es 6000 pro fünf Minuten, sodass sich komplexe oder hochfrequentierte Anwendungen einfacher umsetzen lassen. Darüber hinaus gelten nutzerbasierte 24-Stunden-Kontingente („Entitlement Limits“), die je nach Lizenz variieren – beispielsweise 40.000 Anfragen pro Benutzer und Tag bei Power Automate Premium. Diese Limits sind in erster Linie bei der Planung relevant, aber in der Praxis bzw. bei typischen Use Cases selten ein Problem.

7. Höhere Performance durch flexible Delegierung:
Dataverse bietet einen größeren Spielraum für zahlreiche leistungsstarke Funktionen zum Filtern, Sortieren und Strukturieren von Tabellen und deren Daten im Hinblick auf Delegierung. So werden Ressourcen bei komplexen Anwendungen eingespart, während die Performance gesichert bleibt.

Mein Tipp: Dataverse deckt viele Business-Szenarien ideal ab. Bei sehr großen Datenmengen (über 4 TB) oder komplexen SQL-Abfragen stößt es jedoch an Grenzen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, Azure SQL Database in die Architekturplanung einzubeziehen. Sie bietet nahezu unbegrenzte Skalierung, volle SQL-Funktionalität und maximale Flexibilität. Das Beste: Azure SQL lässt sich nahtlos in die Power Platform integrieren, sodass Apps, Automatisierungen und Analysen weiterhin reibungslos umgesetzt werden können.

Canvas oder Model-driven: So funktioniert 2025 die App-Entwicklung mit Dataverse

Eine der großen Stärken der Power Platform ist die Möglichkeit der Erstellung einfacher Workflows in einer Low-Code-Umgebung. Mit dem Einsatz von Dataverse stehen App-Entwicklern zwei verschiedene Ansätze zur Verfügung:

• Bei Canvas Apps beginnt der Entwickler mit einer leeren Fläche – wie auf einer Leinwand. Via Drag-and-drop werden Bedienelemente, Datenquellen und Logiken zu einer Anwendung verknüpft. Die Individualität des User Interfaces steht hier im Vordergrund.
• Model-driven Apps sind datengetrieben. Statt mit dem Interface beginnt der Entwickler hier mit der Konstruktion eines Datenmodells zur Darstellung des Geschäftsprozesses. Durch die Verbindung verschiedener Tabellen ermöglichen Model-driven Apps die Realisierung komplexer Anwendungsfälle.

Mein Tipp: Model-driven Apps lassen sich nun auch mit generativen KI-Features erweitern. Microsoft Copilot unterstützt Anwender bei der Dateneingabe und -analyse direkt in den Formularen, während neue Agent-Funktionalitäten Prozesse automatisieren können. Damit entwickeln sich Model-driven Apps von reinen Datenmodellen zu intelligenten, KI-gestützten Geschäftsanwendungen, auch wenn dieses Feature in der Praxis noch wenig genutzt wird. 

Mein Fazit: Mit Dataverse das Potenzial der Power Platform entfesseln

Ganz gleich, ob Canvas oder Model-driven App: Das Microsoft Dataverse ist das optimale Datenbanksystem für eine leistungsfähige Applikationslandschaft im Microsoft Ökosystem und gleichzeitig eine Komplettlösung, die Datenbank, Prozessautomatisierung und App-Interface unter einem Dach vereint. 

Ihr Vorteil: Eine durchgängige Plattform vom Datenmanagement bis hin zur Benutzeroberfläche. Außerdem machen Sie durch die nahtlose Integration mit der Power Platform und zahlreiche Konnektoren benötigte Daten für einzelne Abteilungen und Nutzer granuliert verfügbar und ermöglichen so die Entwicklung leistungsstarker Apps und Workflow Automatisierungen.

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