Revisionssichere Dokumentenarchivierung in der Cloud mit M365

Die Archivierung geschäftskritischer Dokumente ist kein „Nice-to-have“, sondern eine rechtliche Pflicht, mit der strenge Anforderungen und hohe Risiken bei Verstößen einhergehen. Microsoft 365 bietet zwar eine starke Basis für die Dokumentenarchivierung, doch die Praxis zeigt, dass Standardlösungen allein nicht ausreichen, um individuelle Unternehmensanforderungen und gesetzliche Vorgaben vollumfänglich zu erfüllen. Wer sich hier in falscher Sicherheit wiegt, riskiert nicht nur hohe Strafen, sondern auch finanzielle und rechtliche Konsequenzen.

Wie also lässt sich Microsoft 365 optimal für eine rechtskonforme Archivierung nutzen? Die Antwort liegt in individuell maßgeschneiderten Lösungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Unternehmen mit einer cleveren Strategie ihre Dokumente in der Cloud nicht nur effizient, sondern auch revisionssicher archivieren können.

5 wichtige Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung in der Cloud

Wer Dokumente revisionssicher archivieren möchte, braucht mehr als nur Speicherplatz. Die folgenden 5 Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung in der Cloud zeigen, worauf es dabei wirklich ankommt:

• Schnelle Auffindbarkeit und intelligente Verknüpfung:
  Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente – beispielsweise eine spezifische Rechnung aus 2020 samt zugehöriger Gutschriften und Reklamationen – schnell gefunden und korrekt verknüpft werden.
  
• Berücksichtigung individueller Anforderungen:
  Standardlösungen decken viele Basics ab, können aber mit individuellen Anforderungen nicht Schritt halten, etwa bei spezifischen Metadaten wie Seriennummern oder mehrteiligen Schlüsseln sowie branchenspezifischen Anforderungen (Aufbewahrungsfristen, Metadatenstrukturen etc.).
  
• Stabile Cloud-Architektur:
  Eine revisionssichere Archivierung basiert auf einer robusten und mandantenfähigen Cloud-Infrastruktur, die den gesamten Prozess von der Belegerstellung bis zur Archivierung abbilden kann. Eine leistungsfähige Architektur muss manipulationssicher und nachvollziehbar sein und bei Bedarf auch die Anbindung lokaler On-Premises-Systeme (z.B. Übernahme von gescannten Papierbelegen etc.) ermöglichen.
  
• Sichere Migration und Datenintegrität:
  Die Archivmigration muss über das reine Kopieren von Daten hinausgehen. Automatisierte Prüfmechanismen, wie die Bildung und Überprüfung von Prüfsummen, stellen sicher, dass Dokumente unverändert und revisionssicher übernommen werden und bilden einen entscheidenden Faktor für die rechtliche Nachvollziehbarkeit.
• Intelligente Suchlogik:
  Eine leistungsstarke Suchfunktion ist unerlässlich, um in einem System, das tausende von Belegen pro Stunde verarbeitet, relevante Dokumente wie Serviceberichte, Rechnungen oder Wartungsintervalle schnell zu finden. Eine eigene, intuitive Suchlogik bietet dabei eine ganzheitliche Sicht auf zusammenhängende Vorgänge und unterstützt Audits und Nachweispflichten.

Die Berücksichtigung dieser Anforderungen gewährleistet, dass eine revisionssichere Dokumentenarchivierung nicht nur alle gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen erfüllt, sondern auch zukunftssicher und effizient in den Geschäftsalltag eines Unternehmens integriert werden kann.

Microsoft 365 als perfekte Basis für die Dokumentenarchivierung

Microsoft 365 bietet eine leistungsstarke und flexible Grundlage für die Dokumentenarchivierung in der Cloud. Unternehmen profitieren damit insbesondere von folgenden Features:

• Zentrale Plattform für die Archivierung
  Mit SharePoint Online, OneDrive for Business und Exchange Online stellt Microsoft 365 bewährte Speicherorte für Dokumente und E-Mails bereit. Diese Dienste ermöglichen eine strukturierte Ablage und schnelle Auffindbarkeit archivierter Daten, unabhängig vom Standort der Nutzer.
• Integrierte Compliance-Funktionen
  Microsoft Purview bietet umfassende Werkzeuge für eine rechtskonforme Archivierung. Unternehmen können damit Aufbewahrungsrichtlinien definieren, eDiscovery für revisionssichere Recherchen nutzen und Audit-Logs führen, um alle Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren. 
• Hohe Skalierbarkeit und geringere IT-Belastung
  M365 entfaltet seine Stärken insbesondere durch automatische Updates und eine cloudbasierte Infrastruktur, die Unternehmen von aufwendiger On-Premises-Wartung entlastet. Dank eines flexiblen Lizenzmodells („Pay what you need“) lassen sich Speicher- und Archivierungskapazitäten jederzeit anpassen.
• Nahtlose Integration in den Arbeitsalltag
  Als Teil des Microsoft-Ökosystems integriert sich die Archivierung in bestehende Tools wie Microsoft Teams, Outlook und Power Automate. Dadurch lassen sich automatisierte Workflows erstellen, Dokumente direkt aus E-Mails oder Chats archivieren und so die Effizienz steigern.

Mit diesen Funktionen bietet Microsoft 365 eine solide Basis für die Dokumentenarchivierung. Doch für eine revisionssichere Archivierung im Einklang mit den Anforderungen einer anspruchsvollen Finanz- und Wirtschaftsprüfung braucht es mehr, als eine reine Standardlösung hergibt.

Exkurs: Rechtliche Probleme bei mangelhaftem Dokumentenmanagement

Fehlende oder unvollständige Dokumente können im Ernstfall gravierende rechtliche und finanzielle Folgen haben. Ein klassisches Beispiel ist die Steuerprüfung: Fordert der Finanzprüfer eine Originalrechnung an und diese ist nicht mehr vorhanden, entsteht sofort ein Problem. Selbst wenn digitale Kopien existieren, muss das Unternehmen nachweisen, dass die Aufzeichnungen vollständig und unverändert sind. Passen die Buchhaltungsunterlagen nicht zu den Steuererklärungen, liegt die Beweislast beim Unternehmen. Im schlimmsten Fall drohen Steuernachzahlungen und/oder erhebliche Strafen.

Noch kritischer wird es in Branchen mit hohen Sicherheitsanforderungen, etwa im Bauwesen. Statikprüfungen für Brücken oder Tunnel unterliegen besonders langen Aufbewahrungspflichten, da im Schadensfall eindeutig geklärt werden muss, wer verantwortlich ist. Ohne lückenlose Originalunterlagen kann ein Unternehmen weder seine Arbeit korrekt nachweisen noch Haftungsrisiken abwehren. Ein unzureichendes Dokumentenmanagement gefährdet hier also nicht nur die Rechtssicherheit, sondern kann auch existenzbedrohende Konsequenzen nach sich ziehen.

Revisionssichere Dokumentenarchivierung in der Cloud mit corner4

Microsoft 365 bietet mit leistungsfähigen Tools wie SharePoint, OneDrive und Microsoft Purview eine starke Grundlage für die Dokumentenarchivierung. In der Praxis reichen diese Standards allein jedoch selten aus. Jedes Unternehmen bringt eigene Systeme, Strukturen und rechtliche Anforderungen mit, die individuelle Anpassungen notwendig machen. Ob es um spezifische Metadaten wie Seriennummern oder mehrteilige Schlüsselfelder geht, um unterschiedliche Aufbewahrungsfristen oder um die Anbindung bestehender ERP- oder Drittsysteme – der „letzte Meter“ muss immer maßgeschneidert werden.

Genau hier setzen die Lösungen von corner4 an: Wir verwenden 80 bis 90 Prozent der vorhandenen Microsoft Tools und ergänzen diese um individuelle Erweiterungen, die Millionen von Dokumenten effizient und revisionssicher verarbeiten können, selbst bei Spitzenlasten mit mehreren tausend Belegen pro Stunde. Dabei sorgt eine intelligente Logik im Hintergrund für eine schnelle Ablage und Suche, bevor die Daten strukturiert an SharePoint übergeben werden. Das überzeugt selbst Unternehmen mit anspruchsvollsten Anforderungen an ihre Dokumentenarchivierung.

Best Practice: Effiziente Dokumentenarchivierung in einer komplexen Unternehmensstruktur

Wie auch Unternehmen mit komplexen Strukturen von unseren Entwicklungen zur Dokumentenarchivierung in der Praxis profitieren, präsentieren wir gemeinsam mit der Kuhn Holding GmbH im Rahmen unserer corner4 Knowledge Days 2025.

Das Unternehmen hat bereits unser cloudbasiertes DMS-System auf Basis von Microsoft 365 mit direkter Dynamics 365 (F&O)-Anbindung im Einsatz und meistert mit dieser skalierbaren und zukunftssicheren Archivierungslösung erfolgreich die Herausforderungen eines international tätigen Players: Mehrsprachigkeit, vielfältige gesetzliche Anforderungen, unterschiedliche Mandantenstrukturen sowie eine komplexe betriebliche Organisation in einem stark heterogenen Umfeld. Wir freuen uns schon darauf, Ihnen bald mehr Details zu diesem spannenden Projekt verraten zu dürfen. 

Fazit: Individuelle Erweiterungen machen M365 revisionssicher

Microsoft 365 bietet Unternehmen eine hervorragende Basis für die revisionssichere Dokumentenarchivierung. Nicht zuletzt, weil es bereits in vielen Organisationen fest etabliert ist. Dennoch zeigt die Praxis, dass Standardlösungen oft nicht alle individuellen Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben abdecken. Mit maßgeschneiderten Erweiterungen können Unternehmen diese Lücke schließen, ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig von der bewährten Infrastruktur in der Microsoft-Cloud profitieren.

Sie benötigen Unterstützung beim Aufbau einer revisionssicheren und zukunftsfähigen Archivlösung, die perfekt zu Ihren individuellen Prozessen passt? Unser Team steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite! Kontaktieren Sie uns einfach über das nachfolgende Formular und gemeinsam entwickeln wir die beste Lösung für Ihre Dokumentenarchivierung.