Vor- und Nachteile von B2B Portalen in 2022

Geschäftskunden werden im Einkauf immer anspruchsvoller – so gaben in der „State of Sales“ Studie von Salesforce 72 Prozent der Befragten an, dass sie von ihren Lieferanten nahtlose Prozesse und eine gemeinsame Wissensbasis quer durch die Abteilungen erwarten. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf B2B Portale , die innerhalb der komplexen Prozesse zwischen Kunden, Lieferanten und Unternehmen einen zentralen Zugriffspunkt für alle Beteiligten schaffen, der die Kommunikation strukturiert und die Abläufe strafft.

Bleiben Sie mit einem B2B Portal wettbewerbsfähig und erfahren Sie hier, welche Hürden Sie nehmen müssen, damit die Einführung reibungslos gelingt und Sie von der kompletten Reihe an Vorteilen profitieren.

Was ist ein B2B Portal?

Während Unternehmen für die Schaffung nahtloser Prozesse zwischen Abteilungen intern immer häufiger auf Intranet-Lösungen setzen, werden auftragsbezogene Abläufe oft immer noch per E-Mail, Fax oder Telefon abgewickelt. B2B Portale schaffen als geschlossene Kommunikationsplattformen eine Schnittstelle zu internen Systemen und stellen externen Stakeholdern alle benötigten Informationen zur Verfügung, ohne dabei andere sensible Daten preiszugeben. Kunden gelangen so schneller und einfacher an Informationen. Gleichzeitig wird das interne Team entlastet und Aufträge effizienter abgewickelt.

Warum B2B Portale? 10 Vorteile für Ihr Unternehmen

B2B Portale ermöglichen den direkten und effizienten Austausch von Daten mit Kunden und Partnern. Dadurch ergeben sich folgende Vorteile:

1. Informationen zentralisieren: Statt manuell Daten aus internen Systemen zu extrahieren und per E-Mail an Stakeholder zu versenden, werden Informationen zu Preisen, Bestellstatus und Angeboten im B2B Portal gesammelt und sind dort für Kunden jederzeit einsehbar.

2. Daten schützen: Das Versenden von sensiblen Informationen per E-Mail ist datenschutzrechtlich problematisch. Die Nutzung eines B2B Portals basiert hingegen auf einem etablierten Ökosystem wie Microsoft 365, welches die datenschutzkonforme Umsetzung moderner Kommunikationswege deutlich vereinfacht.

3. Transparenz herstellen: Lagerbestand, Lieferantenstatus, Kundennachrichten – Im B2B Portal sind die wesentlichen Eckdaten einer Kundenbeziehung zu jedem Zeitpunkt transparent. Auf diese Weise lassen sich Bestellvorgänge sicherer und automatisiert gestalten.

4. Übergreifende Benachrichtigungen erhalten: Per Push-Benachrichtigung, E-Mail, Live-Chat oder Ticketsystem werden interne und externe Stakeholder gleichermaßen eingebunden.

5. Kundenbindung verstärken: Die Europäische Kommission schätzt, dass bis 2030 drei Viertel aller Einkäufer zur Generation der Millennials gehören – mit Folgen für den Aufbau stabiler Kundenbeziehungen. Moderne B2B Kunden wissen aus ihrem Alltag, was in der Kommunikation möglich ist und erwarten dies auch von ihren Geschäftskontakten. Mit einem B2B Portal lässt sich dieses Bedürfnis durch nahtlose Prozesse einfach befriedigen und so die Kundenbindung stärken.

6. Starke Corporate Identity bauen: Durch ein Portal sorgen Unternehmen in der Kommunikation mit allen Stakeholdern entlang der gesamten Interaktionskette für eine konsistente Präsentation.

7. Wettbewerbsfähigkeit gewährleisten: B2B Portale schaffen ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber jenen Wettbewerbern, die in der Auftragsabwicklung weiterhin auf manuelle Abläufe setzen.

8. Reporting automatisieren: Durch die Zentralisierung der Auftragsdaten im B2B Portal werden mit wenig Aufwand automatisierte Analysen erstellt, die einen umfassenden Einblick in die aktuellen Geschäftszahlen bieten sowie eine zeitnahe Optimierung für bessere Ergebnisse erlauben.

9. Effizienz steigern: Ein B2B Portal erlaubt die Abwicklung vieler Standardprozesse, wodurch die kleinteilige manuelle Bearbeitung von Fragen und Aufträgen entfällt.

10. Durchlaufzeit verringern: Automatische Workflows verringern die Durchlaufzeit von Angebotsstellungs- und Bestellvorgängen.

5 Hürden beim Aufbau eines B2B Portals

B2B Portale bieten Unternehmen vielfältige Chancen für die Umgestaltung der Kundenkommunikation Bis zur erfolgreichen Einführung müssen sie unter anderem aber noch diese 5 Hürden überwinden:

1. Ressourcen aufbauen: Damit das Portal immer auf dem aktuellen Stand ist, bedarf es entsprechender Ressourcen für die Wartung. Unternehmen sollten sich deshalb bereits vor der Implementierung um deren interne Zuweisung oder externe Beschaffung kümmern.

2. Kosten stemmen: Entwicklung und Betrieb des B2B Portals erfordern eine Erstinvestition, die sich mittelfristig jedoch durch den Effizienzgewinn amortisieren sollte.

3. Transparenz und Schutz balancieren: Die Organisation von Geschäftsprozessen ist ein Wettbewerbsvorteil, der möglicherweise durch die Transparenz eines B2B Portals preisgegeben wird. Unternehmen sollten vorab also genau überlegen, welche Informationen von Kunden und Lieferanten wirklich benötigt werden und das Portal nach dem Least-Privilege-Prinzip gestalten.

4. Contentpflege organisieren: Damit die Mitarbeiter die Portaldaten nicht stetig manuell aktualisieren müssen, braucht es individuelle Schnittstellen zum Lager. Deren Entwicklung ist natürlich wieder mit einem gewissen Kostenaufwand verbunden.

5. Akzeptanz herstellen: Sowohl Kunden als auch Mitarbeitern ist der Nutzen eines Portals nicht unbedingt unmittelbar einsichtig. Nur wenn B2B Kunden das Portal wirklich nutzen wollen, hat es einen messbaren Einfluss auf die Customer Experience. Eine zeitlich ausreichend bemessene Umstellungsphase, in der sich alle Nutzer in Ruhe mit der neuen Umgebung vertraut machen, sollte daher von Anfang an eingeplant werden.

Fazit: Mit B2B Portalen die Kundebeziehung von Morgen gestalten

Vor dem Hintergrund sich verändernder Kundenbedürfnisse brauchen Unternehmen neue Lösungen für die effektive Gestaltung von Kommunikationsprozessen mit externen Stakeholdern. Nur so wird es ihnen gelingen, langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. B2B Portale bringen Struktur in den Austausch mit Kunden und Lieferanten und sorgen so für eine effizientere Interaktion. Unternehmen können damit in weniger Zeit mehr Bestellungen bearbeiten und Kunden erhalten die gewünschte Ware mit weniger Aufwand.

Bis zur erfolgreich digitalisierten Kommunikation im B2B Portal müssen Unternehmen aber noch diverse Hürden nehmen und die dafür notwendige Infrastruktur aufbauen. Wollen Sie die Beziehung zu Ihren Kunden langfristig stärken? Unsere Experten helfen Ihnen dabei!