Exchange & SharePoint: Migration on Premises vs. Cloud

Microsoft Exchange und SharePoint On-Premises: Vorteile & Nachteile einer lokalen Installation

Mit fast 345 Millionen Abonnenten ist Microsoft 365 zu einer der wichtigsten Business-Lösungen weltweit geworden. Die leistungsstarke Plattform beinhaltet neben Office-Programmen auch Exchange Online und SharePoint Online. Unternehmen können allerdings weiterhin On-Premises-Lizenzen für beide Produkte erwerben und so von diesen 5 Vorteilen profitieren:

• Einfache Anpassbarkeit: Bei On-Premises-Lösungen lassen sich Anpassungen schnell und unkompliziert implementieren, weil die gesamte Infrastruktur im Haus liegt.

• Maximale Kontrolle: Bei der Installation auf eigenen Servern kontrollieren Unternehmen alle Aspekte des Softwarebetriebs, vom Update-Management über das Erstellen von Backups bis zum Neustart des Systems.
• Keine Abhängigkeit: Mit einem eigenen Exchange-Server sind Unternehmen weder von Microsoft noch von Servern von Drittanbietern abhängig.

• Maßgeschneiderte Sicherheit: Da die gesamte Infrastruktur inhouse liegt, können Firmen eigene Maßnahmen zum Schutz vor Ausfällen, Cyberangriffen und anderen Vorfällen implementieren.

• Keine fortlaufenden Kosten: Die Software-Lizenz wird gekauft statt gemietet. Auf diese Weise fallen keine wiederkehrenden Lizenzgebühren an.

Mit einer On-Premises-Lösung gehen allerdings auch diese 5 Nachteile einher: 

• Erhöhter Ressourcenbedarf: Da die Wartung vollständig in den eigenen Zuständigkeitsbereich fällt, müssen Unternehmen mehr Ressourcen allokieren als beim Einsatz der Variante mit der Cloud.

• Sicherheitstechnische Verantwortung: Unternehmen können von der Kontrolle über alle Security-Parameter nur profitieren, wenn sie die entsprechenden Ressourcen in eine IT-Security-Strategie investieren und alle Abwehrsysteme fortlaufend überwachen und weiterentwickeln.

• Hohe Einstiegskosten: Neben der Lizenz für Microsoft Exchange oder SharePoint müssen Unternehmen die für den Betrieb nötigen Server anschaffen. Im Vergleich zur Cloud sind die Einstiegskosten damit sehr hoch.

• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Die Erweiterung der Kapazitäten ist bei einer lokalen SharePoint Installation an die physische Erweiterung der IT-Infrastruktur gebunden und daher nur eingeschränkt möglich.

• Strengere gesetzliche Vorgaben: Durch neue EU-Richtlinien wie NIS-2 müssen Unternehmen mit eigenen Servern extrem hohe Sicherheits- und Backup-Standards nachweisen, die auch offiziell geprüft werden. Der Aufwand an Zeit und Geld, um die eigene IT-Infrastruktur gesetzlich abzusichern, ist dadurch massiv gestiegen.

Meine Erfahrung: On-Premises-Lösungen bieten zwar maximale Kontrolle, bedeuten aber auch hohe Einstiegskosten und enormen Aufwand. In der Praxis kann ein einzelnes Unternehmen beim Thema Sicherheit kaum mit einem professionellen Cloud-Provider mithalten: Ein Anbieter wie Microsoft ist technologisch immer einen Schritt voraus und profitiert vom Know-how aus unzähligen Kundenprojekten. Während ein lokaler Admin nur einen einzelnen Angriffsversuch sieht, erkennt der Cloud-Anbieter denselben Vorfall hunderttausendfach in der Fläche und wehrt ihn viel effizienter ab.

Die Business-Lizenz von Microsoft 365 beinhaltet die Cloudversion von SharePoint und bietet Unternehmen damit diese 5 grundlegenden Vorteile:

• Zugriff auf Microsoft-Ökosystem und KI: Microsoft 365 umfasst neben SharePoint Tools für interne Kommunikation (MS Teams) und Daten (OneDrive) sowie die Power Platform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Zudem ermöglicht die Cloud die nahtlose Integration moderner KI-Tools wie Microsoft Copilot. Ein entscheidender Vorteil, da On-Premises-Systeme von diesen LLM-basierten Features weitgehend abgeschnitten sind.

• Bessere Sicherheit: Das Allianz Risk Barometer 2026 weist Cyberkriminalität – insbesondere Ransomware-Angriffe – als weltweit höchstes Risiko für Unternehmen aus. Um diesem Risiko von Haus aus entgegenzuwirken, bietet Microsoft 365 eine ausgereifte Security-Strategie. Die Lösung adressiert diverse Aspekte, darunter die rechtssichere Archivierung von Daten sowie das Update-Management, und trägt somit maßgeblich zur Sicherheit und Stabilität der IT-Infrastruktur bei.

• Keine eigene Infrastruktur notwendig: Für die Nutzung von Microsoft 365 braucht es lediglich einen Internetzugang. Es müssen keinerlei Ressourcen in Aufbau und Wartung einer eigenen Infrastruktur investiert werden.

• Ortsunabhängige Nutzung: Anwender greifen ganz einfach über einen Internetzugang auf die Microsoft Cloud zu. Damit sind sie auch auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice in alle wichtigen Prozesse eingebunden.

• Bessere übergreifende Zusammenarbeit: Daten können innerhalb der SharePoint-Umgebung unkompliziert mit internen und externen Stakeholdern geteilt werden. Eine übergreifende Zusammenarbeit wird damit deutlich vereinfacht.

Bei Nutzung von SharePoint in der Microsoft Cloud ergeben sich aber auch diese 3 Nachteile:

• Abhängigkeit von Internetverbindung: Ohne Internetanbindung sind Anwender von der Microsoft Cloud und ihren Daten ausgesperrt. Allerdings ist eine stabile Anbindung an die digitale Welt durch den Ausbau von Glasfaser und 5G heute bereits Standard – zumindest in unseren Breitengraden.

• Drittanbieter-Risiko: Nicht nur die Software selbst, sondern auch die Daten liegen bei Microsoft 365 auf einem externen Server. Das macht Unternehmen von wirksamen Sicherheitsmaßnahmen eines Drittanbieters abhängig.

• Wiederkehrende Kosten: Die Lizenz für Microsoft 365 wird gemietet. Daher fallen regelmäßig Lizenzkosten an, die in Zukunft auch steigen können.

Zusammenfassend bietet SharePoint in der Cloud unschlagbare Vorteile bei Flexibilität, zukunftssicherer KI-Integration und Entlastung der eigenen IT. Demgegenüber stehen die Abhängigkeit vom Internet und Drittanbietern sowie laufende Abo-Kosten. Trotz dieser Nachteile überwiegen für die meisten Unternehmen die Vorteile einer modernen, ortsunabhängigen und hochsicheren Arbeitsumgebung.

Meine Erfahrung: In der Praxis geht es längst nicht mehr um ein hartes „Entweder-oder“, sondern um die clevere Nutzung von Hybrid-Modellen. Cloud ja, aber nicht um jeden Preis. Entscheidend ist die Wirtschaftlichkeit. Riesige Datenmengen, die man kaum noch bewegt – wie Archive aus der Konstruktion oder dem Marketing -, verursachen in der Cloud enorme Speicherkosten. Es ist daher völlig legitim und sinnvoll, solche Großarchive lokal auf eigenen Servern zu belassen und die Cloud primär für die tägliche Zusammenarbeit und KI-Features zu nutzen, denn genau dort liegt ihre wahre Stärke. 

Fazit: Die Cloud ist Realität, jetzt braucht es die richtige Strategie

Die Cloud ist im Unternehmensalltag angekommen und wird bleiben. In Österreich nutzt mittlerweile fast jedes Unternehmen Cloud-Dienste in irgendeiner Form. Die zentrale Herausforderung besteht also nicht mehr darin, den Einstieg zu wagen, sondern die bestehende Infrastruktur strategisch weiterzuentwickeln. Ein maßgeschneidertes, oft hybrides Konzept ist der einzige Weg, um betriebliche Prozesse langfristig effizient und rechtssicher zu unterstützen. 

Das Team von corner4 begleitet Sie gerne bei der Entwicklung und Umsetzung dieser individuellen Strategie. Kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular und gemeinsam finden wir die beste Lösung für Ihr Unternehmen.

FAQ

Muss ich mich heute zwingend zwischen Cloud und On-Premises entscheiden?

Nein. Die moderne IT-Landschaft setzt auf Hybrid-Modelle. Es geht nicht mehr um ein hartes „Entweder-oder“, sondern darum, die Vorteile beider Welten strategisch zu kombinieren. Kollaborative Tools und KI gehören in die Cloud, während Großarchive oft lokal günstiger betrieben werden können.

Welche rechtlichen Hürden gibt es für On-Premises-Server?

Durch neue, strenge EU-Richtlinien wie NIS-2 müssen Unternehmen mit eigener Infrastruktur extrem hohe, auditierbare Sicherheits- und Backup-Standards nachweisen. Der finanzielle und personelle Aufwand, um lokale Server compliance-konform abzusichern, hat sich massiv verschärft.

Warum gilt die Cloud beim Thema IT-Sicherheit oft als überlegen?

Ein großer Cloud-Provider wie Microsoft sieht Bedrohungen und Ransomware-Angriffe hunderttausendfach in der Fläche, während ein lokaler Admin nur den einzelnen Vorfall im eigenen Haus wahrnimmt. Durch diesen enormen Vorsprung an Daten und Know-how können Angriffe in der Cloud viel schneller und effektiver abgewehrt werden.

Wann ist es wirtschaftlich sinnvoller, Daten On-Premises zu lassen?

Riesige Datenmengen, die nur selten bewegt werden – wie historische Archive in der Konstruktion oder im Marketing -, verursachen in der Cloud dauerhaft hohe Speicherkosten. Hier ist es oft deutlich wirtschaftlicher, diese „Daten-Altlasten“ auf lokalen Servern zu belassen.

Kann ich KI-Tools wie Microsoft Copilot auch mit On-Premises-Systemen nutzen?

Nein, in der Regel nicht vollumfänglich. Moderne, LLM-basierte Features und KI-Tools setzen eine native Cloud-Infrastruktur voraus. Wer rein auf On-Premises setzt, bleibt von diesen zukunftsweisenden Technologien weitgehend abgeschnitten.

Unsere Experten stehen Ihnen bei der Entscheidung gerne mit Rat und Tat zur Seite.