Kosten für digitale QM-Lösungen

Qualitätsmanagement bedeutet, Compliance-Vorgaben bestmöglich zu erfüllen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Dass sich das auszahlt, belegen Zahlen: McKinsey schätzt, dass allein das österreichische Gesundheitswesen durch papierlose Abläufe rund 700 Millionen Euro einsparen könnte.

Doch um diese Kostenersparnisse zu realisieren, ist zunächst die Investition in die Digitalisierung des Qualitätsmanagements erforderlich. Angesichts der Komplexität und individuellen Anforderungen an eine solche Lösung variieren die Kosten für Unternehmen deutlich. 

Deshalb zeige ich Ihnen in diesem Beitrag, mit welchen Kosten Sie für die Planung und Implementierung Ihrer individuellen digitalen QM-Lösung rechnen müssen. 

TL;DR: Was kostet ein digitales QM-System?

Die Kosten für eine digitale QM-Lösung sind so individuell wie das Unternehmen selbst. Sie setzen sich im Kern aus sieben Faktoren zusammen:

• Infrastruktur: Softwaretools und Hardware-Upgrades (Tipp: Vorhandene Microsoft 365 Lizenzen nutzen!).
• Interne Aufwände: Ressourcen für Prozessentwicklung, Schulungen und KI-Integration.
• Beratung: Externes Know-how für Compliance (ISO-Normen) und Effizienz.
• Implementierung: Technische Abbildung von Prozessen und Datenmigration.
• Zusatzfunktionen: Drittanbieter-Tools für Konvertierung von PDFs oder Erstellung von E-Signaturen.
• Lizenzmodelle: Von Abos (SaaS) bis hin zu einmaligen Kaufmodellen.
• Service & Support: Laufende Pflege und technische Unterstützung.

Fazit: Dank enormer Einsparpotenziale amortisiert sich die Investition meist in kurzer Zeit durch höhere Prozessqualität und massive Zeitersparnis.

Kostenfaktor #1: Infrastrukturkosten

Bei der Einführung eines digitalen Qualitätsmanagements müssen Unternehmen mit den folgenden Investitionen in ihre Infrastruktur rechnen: 

• Geeignete Software: Abhängig von der implementierten QM-Lösung sind oft zusätzliche Tools für spezifische Aufgaben wie das Verfolgen und Verwalten von Qualitätsmetriken, das Durchführen von Audits oder das Verwalten von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen notwendig.

• Upgrades von Ausrüstung oder Einrichtungen: Die Planung eines neuen QM-Systems kann zusätzliche Anforderungen an Test- und Produktivumgebungen stellen, die entsprechende Upgrades der bestehenden Infrastruktur notwendig machen.

Mein Tipp: Abhängig von Ihrem IT-Setup lassen sich bestehende Lizenzen häufig für die neue QM-Lösung übernehmen. Ein klassisches Beispiel: Wenn Sie Microsoft 365 im Einsatz haben, verfügen Sie bereits über die technologische Basis (SharePoint) für unsere QM-Entwicklung quality4, sodass keine weiteren Lizenzgebühren anfallen.

Kostenfaktor #2: interne Kosten

Je nachdem wie die internen Anforderungen aussehen und welche Bedürfnisse bereits durch existierende IT-Lösungen abgedeckt werden, sollten Entscheider einen Bearbeitungsaufwand für folgende Aufgaben einplanen:

• Entwicklung neuer Prozesse
• Dokumentation neuer Verfahren
• Schulung der Mitarbeiter
• Verwaltung der QM-Lösung
• Integration von KI-Technologien, wie z.B. Microsoft Copilot

Meine Erfahrung: Mit der Anzahl der Standorte und Fachbereiche steigen naturgemäß auch die Anforderungen an das QM-System. Eine umsichtige Planung ist hier der entscheidende Hebel, um die Implementierungskosten trotz hoher Komplexität minimal zu halten.

Ein Beispiel: Kosten sparen in komplexen QM-Projekten

Für eine anstehende Fusion dreier Kliniken haben wir eine neue Qualitätsmanagement-Lösung erarbeitet, die sowohl einen gemeinsamen Rahmen für alle Abteilungen im neuen Unternehmen schafft als auch die jeweiligen Besonderheiten dieser Abteilungen abbildet. Dazu haben wir zunächst eine Lösung für drei Abteilungen einer Klinik entwickelt und im zweiten Schritt mit veränderten Parametern auf die anderen Abteilungen (Multi-QM) übertragen, um das Qualitätsmanagement möglichst zeit- und kosteneffizient umzusetzen.

Kostenpunkt #3: Beratungskosten

Die Zusammenarbeit mit externen Experten ist vor allem dann sinnvoll, wenn das vorhandene Wissen über die eigenen Betriebsabläufe um spezifisches Know-how ergänzt werden soll. Externe Beratung hilft dabei, bestehende Prozesse effizient in die neuen QM-Strukturen zu überführen. Beratungskosten fallen dabei primär für folgende Bereiche an:

• Projekterfahrung nutzen: Durch die Begleitung zahlreicher Projekte verfügen Experten für QM-Lösungen über einen umfassenden Erfahrungsschatz aus unterschiedlichen Branchen. Diese Praxiserfahrung hilft dabei, bewährte Lösungsansätze anderer Unternehmen zu adaptieren und die Machbarkeit sowie Sinnhaftigkeit geplanter Maßnahmen frühzeitig und fundiert einzuschätzen.

• Compliance herstellen: Externe Begleitung stellt sicher, dass geltende Qualitätsstandards und Vorgaben lückenlos eingehalten werden. Ziel ist es, das Qualitätsmanagement einer Organisation präzise an die Anforderungen relevanter ISO-Normen (wie z.B. ISO 9001 oder ISO 14001) auszurichten.

• Effizienz sichern: Da die Einführung eines QM-Systems hohe Anforderungen an Zeit und Ressourcen stellt, lassen sich die Abläufe durch bewährte Implementierungsmodelle und vorkonfigurierte Lösungen wie quality4 deutlich beschleunigen. Dieser strukturierte Ansatz minimiert den internen Aufwand und reduziert die Projektdauer sowie die damit verbundenen Kosten.

Kostenfaktor #4: Implementierungskosten

Der Implementierungsaufwand hängt von der Komplexität der zugrunde liegenden Prozesse und den individuellen Anforderungen ab, sodass für die Implementierung unter anderem folgende Aufwände entstehen können:

• Implementierung neuer Prozesse: Die technische Umsetzung einer QM-Lösung umfasst häufig die Abbildung komplexer Anforderungen sowie die Integration spezifischer Fachfunktionen. Hierzu zählen insbesondere die Einrichtung von Mehrsprachigkeit, die intelligente Verknüpfung mitgeltender Dokumente sowie die Konfiguration individueller Ansichten und Filter zur gezielten Dokumentenlenkung.

• Abbildung bestehender Prozesse: Neben neuen Prozessen und Verfahren müssen im Rahmen des Wechsels zu einem neuen QM-System auch die aktuellen Prozesse innerhalb der Organisation abgebildet werden. Abhängig vom Umfang und dem Grad der Komplexität der Prozesslandschaft entstehen dadurch weitere Kosten.

Mein Tipp: Ein Systemwechsel bietet Ihnen die ideale Gelegenheit für eine Prozessoptimierung. Statt bestehende Abläufe lediglich eins zu eins zu migrieren, können Sie im Zuge der Neuimplementierung veraltete Strukturen hinterfragen und sinnvoll neu gestalten. 

• Implementierungskosten für ein Multi-QM: Bei einer Multi-QM-Lösung können erfahrene Entwickler die erarbeitete Lösung für einen Unternehmenssitz als Vorlage für alle anderen Standorte nutzen, um Effizienzgewinne zu erzielen und die Implementierungskosten für alle Standorte insgesamt zu senken. Abhängig von vorhandenen Daten von anderen Systemen und der Datenmenge kann der Arbeitsaufwand für die Übertragung der Daten erheblich sein.

Meine Erfahrung: Die Migration bestehender Dokumente und Daten ist oft genauso zeitintensiv wie die eigentliche Implementierung des neuen Systems. Die wesentlichen Aufwandstreiber sind hierbei der Umfang und die Komplexität der Daten: Es muss vorab geklärt werden, ob lediglich die aktuell gültige Version oder auch die gesamte Historie inklusive aller vorherigen Versionen übernommen werden soll. Eine klare Strategie bei der Datenauswahl ist hier der wichtigste Hebel zur Kostenkontrolle.

Kostenfaktor #5: Implementierung von Zusatzfunktionen

Abhängig von den konkreten Anforderungen ist gegebenenfalls der Zukauf von Drittanbieter-Software oder die Anpassung einer Standardsoftware notwendig, um Funktionen wie die Konvertierung von PDF-Dateien oder die elektronische Signatur zu integrieren, sodass zusätzliche Lizenzgebühren sowie weitere Implementierungskosten entstehen. 

Kostenfaktor #6: Lizenzmodelle und Softwaregebühren

Abhängig von der gewählten QM-Lösung variieren die Lizenzierungsvarianten und die damit verbundenen Kostenstrukturen erheblich. Je nach Anbieter und Software-Architektur sind am Markt vor allem folgende Modelle verbreitet:

• Abonnement-Modelle (Subscription): Hierbei fallen regelmäßige Gebühren an, die häufig pro Nutzer und Jahr abgerechnet werden.

• Dokumentenbasierte Lizenzierung: In einigen Fällen richtet sich die Gebühr nach der Anzahl der verwalteten Dokumente oder dem Datenvolumen innerhalb des Systems.

• Einmalige Lizenzgebühr (Kaufmodell): Bei diesem Modell wird eine einmalige Gebühr für das Basisprodukt fällig. Ergänzend dazu wird oft eine jährliche Pauschale berechnet, die sich prozentual am ursprünglichen Kaufpreis orientiert.

Individualisierungen und spezifische Funktionserweiterungen werden zumeist nach tatsächlichem Stundenaufwand kalkuliert. Je nach Lizenzrecht (z. B. Open-Source-basierte Entwicklungen) kann dies den Vorteil bieten, dass eine spätere interne Weiterentwicklung ohne dauerhafte Abhängigkeit von externen Dienstleistern möglich bleibt.

Kostenfaktor #7: Betreuungs- und Servicekosten

Nach der Einführung des digitalen Qualitätsmanagements sichern langfristige Servicevereinbarungen in verschiedenen Abstufungen den reibungslosen Betrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems ab. Diese umfassen im Wesentlichen folgende Bereiche:

• Technischer Support: Eine fachliche Unterstützung bei Fragen zur Systemfunktionalität gewährleistet eine schnelle Behebung von Unklarheiten oder technischen Problemen im operativen Geschäft. Dies stellt eine hohe Verfügbarkeit der Lösung sicher.

• Systempflege (Updates): Durch regelmäßige Updates wird das Qualitätsmanagementsystem technisch aktuell gehalten. Dies bildet die Grundlage für eine stabile IT-Infrastruktur und ein effizientes Arbeiten auf dem neuesten Stand der Technik.

• Systemerweiterung (Upgrades): Aus dem täglichen Betrieb ergeben sich häufig neue Optimierungspotenziale oder zusätzliche Anforderungen. Im Rahmen von Upgrades lassen sich diese Erweiterungen gezielt umsetzen, um das System schrittweise an wachsende Bedürfnisse anzupassen.

Fazit: Die langfristigen Vorteile einer digitalen QM-Lösung überwiegen die Kosten

Starre QM-Strukturen stoßen in der heutigen Arbeitswelt schnell an ihre Grenzen. Ein digitales System schafft den notwendigen Rahmen, um Qualität nicht nur zu verwalten, sondern aktiv zu steuern. Die einmaligen und laufenden Kosten werden dabei durch die deutliche Zeitersparnis und die gesteigerte Prozessqualität bereits nach kurzer Zeit mehr als ausgeglichen.

FAQ: Kosten für digitale QM-Lösungen

• Muss ich für ein digitales QM-System immer neue Lizenzen kaufen?
  Nicht zwingend. Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, kann dies als technologische Basis (via SharePoint) dienen. Lösungen wie quality4 setzen darauf auf, sodass keine zusätzlichen Software-Lizenzgebühren für die Plattform anfallen.

• Welcher Faktor wird bei der Budgetplanung am häufigsten unterschätzt?
  Die Datenmigration. Das Übertragen bestehender Dokumente inklusive ihrer Historie und Versionierungen ist oft genauso zeitintensiv wie die technische Einrichtung des neuen Systems selbst. Eine klare Strategie, was wirklich migriert werden muss, ist hier der größte Kostensparer.

• Wie lassen sich Kosten bei der Einführung an mehreren Standorten sparen?
  Durch ein Multi-QM-Modell. Hierbei wird eine Lösung für einen Standort (oder eine Abteilung) als Master-Vorlage entwickelt und anschließend mit angepassten Parametern auf andere Bereiche übertragen. Das reduziert den Entwicklungsaufwand deutlich.

• Warum sollte ich trotz der Kosten externe Berater hinzuziehen?
  Externe Experten bringen Best-Practice-Erfahrung aus verschiedenen Branchen mit. Sie beschleunigen die Implementierung durch vorkonfigurierte Lösungen und stellen sicher, dass alle Compliance-Vorgaben (z. B. ISO 9001) rechtssicher erfüllt werden, was teure Nachbesserungen vermeidet.

• Welche Lizenzmodelle gibt es auf dem Markt?
  Gängig sind Abonnement-Modelle (jährliche Gebühr pro Nutzer), dokumentenbasierte Lizenzen (nach Datenvolumen) oder einmalige Kaufmodelle mit einer optionalen jährlichen Servicepauschale.

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