Kosten für digitale QM-Lösungen

Dienstleistungen in gleichbleibender Qualität zur Verfügung zu stellen, Kundenbedürfnisse bestmöglich erfüllen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Die Unternehmensberatung McKinsey schätzt, dass durch die Einführung papierloser Arbeitsabläufe rund 700 Millionen Euro im österreichischen Gesundheitswesen eingespart werden könnten.

Doch um die Kostenersparnisse zu realisieren, ist zunächst die Investition in die Digitalisierung des Qualitätsmanagements erforderlich. Angesichts der Komplexität und den individuellen Anforderungen an eine solche Lösung variieren die Kosten für Unternehmen deutlich.

Wir erklären, mit welchen Kosten Sie für Planung und Implementierung Ihrer individuellen digitalen QM-Lösung rechnen müssen.

Kostenfaktor #1: Infrastrukturkosten

Abhängig von der aktuellen Infrastruktur können bestehende Lizenzen für die neue QM-Lösung weiterverwendet werden, sodass keine zusätzlichen Kosten anfallen. Verwenden Sie zum Beispiel bereits Microsoft 365 für Ihr Intranet, ist die für quality4 nötige SharePoint-Lizenz bereits inkludiert.

Daneben müssen Sie mit folgenden Investitionen in die Infrastruktur rechnen:

• Geeignete Software: Abhängig von der implementierten QM-Lösung sind zusätzliche Tools für spezifische Aufgaben wie das Verfolgen und Verwalten von Qualitätsmetriken, das Durchführen von Audits oder das Verwalten von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen notwendig.
• Upgrades von Ausrüstung oder Einrichtungen: Im Rahmen der Planung des neuen QM-Systems ergeben sich möglicherweise neue materielle Anforderungen an die Infrastruktur, die eine Aufrüstung von Produktions-, Test-, oder Analyse-Einrichtungen erforderlich machen.

Kostenfaktor #2: interne Kosten

Je nachdem wie die internen Anforderungen aussehen und welche Bedürfnisse bereits durch existierende IT-Lösungen abgedeckt sind, fällt der Bearbeitungsaufwand für folgende Aufgaben aus:

• Entwicklung neuer Prozesse
• Dokumentation neuer Verfahren
• Schulung der Mitarbeiter
• Verwaltung der laufenden QM-Lösung

Je mehr verschiedene Abteilungen und Standorte das Qualitätsmanagement abdecken muss, desto höher liegen die Aufwände. Allerdings lassen sich durch eine umsichtige Planung Ersparnisse erzielen.

Beispiel: Kosten sparen in komplexen QM-Projekten
Für eine anstehende Fusion dreier Kliniken haben unsere Experten eine neue Qualitätsmanagement-Lösung erarbeitet, die sowohl einen gemeinsamen Rahmen für alle Abteilungen im neuen Unternehmen schafft als auch die jeweiligen Besonderheiten dieser Abteilungen abbildet. Dazu haben wir zunächst eine Lösung für drei Abteilungen einer der Kliniken entwickelt, die wir im zweiten Schritt mit veränderten Parametern auf die anderen Abteilungen (sog. Multi-QM) übertragen können, um das Qualitätsmanagement möglichst zeit- und kosteneffizient umzusetzen.

Kostenpunkt #3: Beratungskosten

Die Zusammenarbeit mit externen Experten ist sinnvoll, wenn Ihre Organisation noch nicht mit dem Prozess vertraut ist oder über die notwendigen Fachkenntnisse verfügt. Beratungskosten fallen daher unter anderem aus diesen Gründen an:

• Fachwissen nutzen: Unsere Berater bei corner4 bringen die Erfahrung aus vielen Qualitätsmanagement-Projekten mit und helfen Ihnen, mit erprobten Verfahren, schnell neue Prozesse zu entwickeln und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Compliance herstellen: Unsere Berater stehen Ihnen zur Seite, um sicherzustellen, dass Sie die erforderlichen Qualitätsstandards und Vorschriften einhalten und Ihr Qualitätsmanagement die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
• Effizienz sichern: Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems ist zeitaufwendig und komplex, sodass Sie durch den Einsatz externer Berater mit einem erprobten Implementierungsansatz Zeit und Geld sparen.

Kostenfaktor #4: Implementierungskosten

Der Implementierungsaufwand hängt von der Komplexität der zugrunde liegenden Prozesse und den individuellen Kundenanforderungen ab, sodass für die Implementierung unter anderem folgende Aufwände entstehen können:

• Implementierung neuer Prozesse: Die Experten übernehmen im Rahmen der Zusammenarbeit zum Beispiel die Implementierung von Freigabeprozessen, automatischen Workflows und verschiedene Ansichten und Filter von Dokumenten.
• Abbildung bestehender Prozesse: Neben neuen Prozessen und Verfahren müssen im Rahmen des Wechsels zu einem neuen QM-System auch die aktuellen Prozesse innerhalb der Organisation abgebildet werden. Abhängig vom Umfang und dem Grad der Komplexität der Prozesslandschaft entstehen dadurch weitere Kosten.
• Implementierungskosten für ein Multi-QM: Bei einer Multi-QM-Lösung können die Entwickler von corner4 die erarbeitete Lösung für einen Unternehmenssitz als Vorlage für alle anderen Standorte nutzen, um Effizienzgewinne zu erzielen und die Implementierungskosten für alle Standorte insgesamt zu senken. Abhängig von vorhandenen Daten von anderen Systemen und der Datenmenge kann der Arbeitsaufwand für die Übertragung der Daten erheblich sein. Oft ist die Datenmigration genauso anspruchsvoll wie die Implementierung des Systems selbst.

Kostenfaktor #5: Implementierung von Zusatzfunktionen

Abhängig von den konkreten Anforderungen ist gegebenenfalls der Zukauf von Drittanbieter-Software oder die Anpassung einer Standardsoftware notwendig, um Funktionen wie die Konvertierung von PDF-Dateien oder die elektronische Signatur zu integrieren, sodass zusätzliche Lizenzgebühren sowie weitere Implementierungskosten entstehen.

Kostenfaktor #6: Lizenzkosten

Bei der Zusammenarbeit mit corner4 fällt eine einmalige Lizenzgebühr für unser Basisprodukt quality4 an, das wir dann an Ihre Anforderungen anpassen und um zusätzliche Funktionen erweitern. Individualisierungen kalkulieren wir nach Stundenaufwand und werden unter der Open Source Lizenz entwickelt, sodass eine interne Weiterentwicklung ohne externe Hilfe möglich ist.

Kostenfaktor #7: Betreuungskosten (optional)

Nach der Implementierung des digitalen Qualitätsmanagements stehen wir Ihnen auf Wunsch im Rahmen einer langfristigen Servicevereinbarung in verschiedenen Abstufungen zur Verfügung:

• Technischer Support: Wir unterstützen Sie bei Fragen zur gebauten Lösung und ihrer Funktionalität, sodass Sie auftretende Probleme im operativen Geschäft schneller beheben können.
• Updates: Durch regelmäßige Updates halten wir das Qualitätsmanagementsystem technisch aktuell und schaffen eine tragfähige Basis für effizientes Arbeiten.
• Upgrades: Nach der ersten Implementierung ergeben sich aus der Nutzung heraus häufig weitere Optimierungspotenziale oder Anforderungen, die wir im Rahmen von Upgrades umsetzen können.

Fazit: Die langfristigen Vorteile einer digitalen QM-Lösung überwiegen die Kosten

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung wandeln sich auch die Anforderungen an ein effektives Qualitätsmanagementsystem, das als struktureller Rahmen für effiziente und qualitätsgesicherte Prozesse dient. Die Entwicklung, Implementierung und Betreuung eines digitalen Qualitätsmanagementsystems erfordert zwar verschiedene einmalige und laufende Kosten. Allerdings amortisieren sich diese Kosten schnell im Verhältnis zum Gewinn an Effizienz und Qualität.

Sie planen die Digitalisierung Ihres Qualitätsmanagements und brauchen professionelle Unterstützung? Dann wenden Sie sich jetzt an unsere Experten für ein unverbindliches Erstgespräch.