Mitarbeiter App

Mitarbeiter App für Microsoft 365
Firstline Workers auf dem Laufenden halten

Digital Workplace und mobiles Arbeiten sind in aller Munde. Mitarbeiter nutzen Intranets, digitale Teams und andere Tools, um aktuelle Informationen zur Verfügung zu haben und zu verbreiten. Dies betrifft normalerweise Angestellte und Managementpositionen. Berufsgruppen wie Produktionsmitarbeitern mangelt es oft an Hardware (PC/Laptop), Software (SharePoint, MS Teams) und den entsprechenden Zugängen (Active Directory-User).

Wie kann dieser Personenkreis ebenso in die interne Kommunikation integriert werden?

Mitarbeiter App
Mobile Screens Mitarbeiter App

Lösungsansatz

Aufwändig gestaltete Mitarbeiterzeitschriften und Infoveranstaltungen sind Versuche die interne Kommunikation zu optimieren. Diese sind jedoch oft nur eine Momentaufnahme, werden übersehen oder stellen einen besonderen administrativen Aufwand dar.

Um diesen zu vermindern, können Sie diese Informationen praktisch und einfach in einer Applikation für Ihre Mitarbeiter zusammenfassen. Nach Download der App bzw. Aufruf der mobilen Webseite und Log-In können Mitarbeiter je nach Konfiguration standortspezifische Informationen, die neuesten Termine im Veranstaltungskalender oder Links zu Formularen/Webseiten abrufen.

Diese Informationen werden dabei zentral aus Ihrer bestehenden Microsoft 365-/SharePoint-Umgebung abgegriffen. Somit werden Informationen und Termine ausschließlich zentral an einer Stelle (in Microsoft 365/am SharePoint) gepflegt und von hier aus ALLEN Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Microsoft 365 als Cockpit
Informationen an ALLE Mitarbeiter
Push-Benachrichtigungen
Alle Termine auf einen Blick
Company Branding
Als App oder im Web verwenden
Funktionen

News & Informationen

Ein großes Thema ist die Informationsverteilung speziell in schwer zu erreichenden Bereichen. Meist werden wichtige Firmennews und Informationen im Intranet z. B. am SharePoint gepflegt und sind damit für User mit Arbeitsplatz-/Browser-Zugang erreichbar. Mitarbeiter z. B. in Produktion oder Service hingegen sind schwieriger zu erreichen und damit weniger im Fokus.

Mit dem News-Bereich in der Mitarbeiter App werden Beiträge automatisch aus dem SharePoint abgegriffen und zeitgleich in die App übertragen. Somit sind die Informationen für alle Mitarbeiter, auch ohne AD-Zugang unmittelbar verfügbar. Durch die zentrale Pflege in Microsoft 365/SharePoint beschränkt sich der administrative Aufwand ausschließlich auf die einmalige Newserstellung.

Mobile Screen Newsfeed Mitarbeiter App
Eventkalender Mobile Screen Mitarbeiter App

Events & Veranstaltungen

Wichtige Ereignisse für die Belegschaft ohne Arbeitsplatz mit PC/Laptop müssen nicht mehr per Flugzettel oder über das Schwarze Brett kommuniziert werden. Sofern ein zentraler Kalender für wichtige Events und Ereignisse gepflegt wird, z. B.: ein Kalender für alle Mitarbeiter im Unternehmen für Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, etc. – so kann dieser übersichtlich und interaktiv in der App dargestellt werden.

Mitarbeiter können Termine direkt aus der App in ihren Smartphone-Kalender übernehmen. Individuelle Beschränkungen je nach Standort, Personengruppe, etc. können vorab konfiguriert und auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Links

Außerdem steht Ihnen im Standard die Möglichkeit zur Verteilung von Link-Sammlungen per Mitarbeiter App zur Verfügung. So können Sie übersichtlich und einfach einen Absprung zu Funktionen wie Urlaubsantrag, Krankmeldung, Umfragen, Schichtplan, etc. bieten.

Damit optimieren Sie nicht nur Ihre Prozesse, sondern reduzieren gleichzeitig die Zahl der Formulare und Dokumente, welche sich aktuell auf Papier im Umlauf befinden. Treiben auch Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen weiter voran.

Tablet Screen Quick Links in Mitarbeiter App

Optionale Zusatzfunktion

Wenn spezielle Anforderungen mit den Standardmodulen nicht abgedeckt werden können, stehen wir Ihnen mit unserem Entwicklungsteam gerne zur Seite. In gemeinsamen Workshops analysieren wir Ihre Situation. Unsere Experten beraten und unterstützen Sie bei der Lösungsfindung und Umsetzung. Beispiele für spezielle Anforderungen sind:

  • Schichtplan
  • Speiseplan
  • Umfragen
  • Urlaubsplanung
  • Reisekosten-Antrag
  • Mitarbeitergespräch
Header Image Softwareentwicklung

Userverwaltung

Zur Verwaltung der Benutzer wird ein Backend bereitgestellt welches mit einer übersichtlichen Suchfunktion die Verwaltung einzelner Benutzer ermöglicht. Natürlich verfügt das System auch über eine CSV-/Datenbank-Schnittstelle zur Übernahme von Benutzerdaten aus Drittsystemen. (Oftmals werden die Informationen aus dem Personalverwaltungssystem übernommen. Der Mitarbeiter meldet sich anschließend mit seiner Personalnummer bzw. E-Mail-Adresse an.)

Zugang/Download

Die Mitarbeiter App wird entweder über einen Company App Store (Apple) oder über den Android Play-Store veröffentlicht. Selbstverständlich wird die Mitarbeiter-App auch als mobile Webseite bereitgestellt und kann auch direkt über die gängigen Browser am Endgerät (PC, Tablet, Smartphone) genutzt werden.

Informationspflege

Erreichen Sie alle Ihre Mitarbeiter ohne zusätzlichen administrativen Aufwand. Da Informationen aus dem eigenen Microsoft 365-/SharePoint-Intranet abgegriffen werden, entsteht für die Pflege der Mitarbeiter App-Inhalte kein zusätzlicher Mehraufwand.

Inhalte für das Newsmodul werden zentral aus den SharePoint News-Beiträgen entnommen und am verwendeten Endgerät (PC, Tablet, Smartphone) optimiert dargestellt.
Kalendereinträge aktualisieren sich sobald Ereignisse und Veranstaltungen erstellt bzw. abgesagt oder gelöscht werden. Termininformationen können eingesehen und Einträge z. B. am Smartphone in den eigenen Kalender übernommen werden.

Das Verwalten von Informationen für Zusatzmodule ist abhängig von der Funktion selbst und der vereinbarten Umsetzung und Konfiguration.