Qualitätsmanagement effizient gestalten: 5 Use Cases für das Gesundheitswesen

„Haben Sie die Version von 2019?“

Ein Auditor steht auf der Station und bittet um eine frühere Version der SOP (Standard Operating Procedure) zur Probenlagerung. Der zuständige Mitarbeiter durchsucht Papierakten, ruft Kollegen an, klickt sich durch Ordnerstrukturen – vergeblich. Der Stress steigt, die Zeit drängt. Dabei geht es nicht um Schuld, sondern um fehlende Systematik.

Solche Situationen sind im Klinikalltag keine Seltenheit. Ob im Labor, auf der Pflegestation oder in der Medizintechnik: Qualitätsmanagement (QM) ist unverzichtbar, doch oft aufwändig und fragmentiert organisiert. In diesem Beitrag zeigen wir anhand praxisnaher Use Cases die vielfältigen Anforderungen eines modernen Qualitätsmanagements und wie unsere Lösung quality4 im gesamten DACH-Raum Kliniken und andere Gesundheitseinrichtungen dabei unterstützt, ihre Aufgaben sicher, einfach und zukunftsfähig zu meistern.

Anforderungen an ein modernes Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen

Ein effektives QM-System muss mehr leisten als reine Dokumentenablage. Es braucht klare Strukturen, intelligente Prozesse und eine benutzerfreundliche Umsetzung, die den vielfältigen Anforderungen im Klinikalltag gerecht wird. Zusammenfassend ergeben sich folgende Anforderungen an modernes Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen:

• Klare Verantwortlichkeiten und Prozesse: Zuständigkeiten, Freigabeprozesse und Rollen müssen eindeutig definiert sein. 
• Transparente Dokumentenlenkung: Versionierung, Änderungsverfolgung, Zeitstempel und revisionssichere Freigaben sind essenziell. 
• Automatisierung und Erinnerungen: Wiedervorlagen, Prüfzyklen und Kenntnisnahmen sollten systemgestützt erfolgen, mit klaren Fristen und Benachrichtigungen. 
• Intuitive Nutzerführung: Einfache Bedienung, visuelle Orientierung (z. B. Kacheln, Symbole) und verständliche Navigation müssen effizientes Arbeiten ermöglichen. 
• Intelligente Suche und Filter: Verschlagwortung, Filter nach Dokumenttyp, Bereich und Gültigkeit sollten das schnelle Finden relevanter Informationen gewährleisten. 
• Gezielte Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen dürfen bestimmte Inhalte zu sehen bekommen. Gleichzeitig müssen wichtige Dokumente abteilungsübergreifend verfügbar sein. 
• Dezentrale Organisation – zentrale Steuerung: Abteilungen sollten eigenständig agieren, zentrale Inhalte wie Richtlinien oder Vorlagen aber dennoch einheitlich ausgerollt werden können. 
• Nachvollziehbare Kenntnisnahmen: Wer hat was gelesen, geprüft oder freigegeben? Einfache Nachweise sind bei Audits entscheidend.

Use Case #1: Qualitätsmanagement und Auditwesen

In Gesundheitseinrichtungen ist ein gut funktionierendes Qualitätsmanagement entscheidend. Nicht nur für den sicheren Betrieb, sondern auch für Zertifizierungen und Audits. Dabei geht es nicht nur um die Inhalte von Richtlinien und SOPs, sondern darum, dass jede Version und jede Entscheidung transparent und nachvollziehbar dokumentiert ist.

• Laborbereich:
  Ein Auditor fragt nach der früheren Version einer SOP zur Probenlagerung. Statt langer Suche im Archiv liefert das System die gesuchte Version inklusive Zeitstempel und Freigabevermerk direkt als PDF. 
• Pflegestation:
  Eine neue Dienstanweisung zur Medikamentenverabreichung wird hausweit veröffentlicht. Die Stationsleitung kann jederzeit nachsehen, welche Pflegekräfte das Dokument bereits zur Kenntnis genommen haben. Ein Klick, eine Liste. 
• Medizintechnik:
  Die Wartungsanweisung für medizinische Geräte läuft nach 24 Monaten ab. Der zuständige Mitarbeiter wird automatisch erinnert, prüft den Inhalt und entscheidet mit einem Klick: noch gültig. Der nächste Prüftermin wird automatisch gesetzt.

Use Case #2: Zugriff auf relevante Informationen

In einem Krankenhaus arbeiten unterschiedlichste Berufsgruppen mit ganz verschiedenen Aufgaben, Bedürfnissen und Kenntnisständen. Ob Pflegekraft auf der Station, Medizinerin im OP, Techniker im Keller oder Verwaltungspersonal im Büro – sie alle müssen auf relevante, gültige Dokumente zugreifen können. Und zwar einfach, verständlich und ohne lange Einarbeitung.

• Pflegekraft auf einer Internen Station:
  Die Mitarbeiterin sucht nach dem aktuellen Standard zur enteralen Ernährung. Dank farbiger Kacheln und eindeutiger Symbole findet sie den Pflegebereich ihrer Station auf Anhieb und das gesuchte Dokument mit zwei Klicks.

• Techniker in der Haustechnik:
  Ein neuer Kollege braucht Zugriff auf den Wartungsplan für die Notstromversorgung. Die Suche nach dem Stichwort „Notstrom“ zeigt direkt die passende Anleitung, ohne alte Verzeichnisse durchforsten zu müssen.

• Beschwerdemanagement:
  Dieser sensible Bereich ist für die meisten Mitarbeitenden nicht sichtbar, da er gezielt gesperrt ist. Gleichzeitig wird eine wichtige Notfallanweisung aus diesem Bereich per Verlinkung für alle zugänglich gemacht, etwa über die Startseite der jeweiligen Abteilungen.

Use Case #3: Multi-QM

Das Klinikum Wels-Grieskirchen betreibt über 35 klinische Abteilungen, 16 Geschäftsbereiche und beschäftigt rund 4.100 Mitarbeiter. Ein zentrales QM stößt bei diesen Dimensionen rasch an seine Grenzen. Daher braucht es hier ein effizientes Multi-QM, das unter anderem folgende Funktionen bietet:  

• Die Augenheilkunde, das Labor, die Apotheke oder die Gewebebank haben jeweils ihr eigenes QM-System – individuell konfiguriert, aber vernetzt. 
• Zentrale Vorlagen, z. B. für die Dienstkleidung oder das Desinfektionsprotokoll, werden vom QM-Team zentral erstellt und in alle relevanten Abteilungen ausgerollt. 
• Eine Chirurgin kann in der zentralen Suche gezielt nach Dokumenten suchen, auch wenn diese z. B. in der Anästhesie oder Pflege abgelegt wurden. Sie bekommt alles angezeigt, was für sie relevant ist, unabhängig vom Ablageort. 
• Für Audits oder Wiedervorlagen gibt es ein zentrales Aufgaben-Dashboard, das alle offenen Punkte bereichsübergreifend anzeigt, transparent und effizient.

Use Case #4: Einschulung und Begleitung von Usern

Ein Qualitätsmanagementsystem entfaltet seinen vollen Nutzen nur dann, wenn die Mitarbeiter es verstehen, sicher bedienen und im Alltag einsetzen können. Gerade in Gesundheitseinrichtungen, wo Zeit knapp und Aufgaben komplex sind, ist eine gezielte Einführung für alle Aufgaben und jedes Kompetenzlevel entscheidend. Dabei geht es nicht nur um das „Wo finde ich was?“, sondern auch um zentrale Funktionen wie Kenntnisnahmen, Wiedervorlagen oder Freigaben.

• Neue Pflegekraft auf einer Station:
  Nach dem ersten Login durchläuft sie das Basic-Schulungsmodul: Wie finde ich relevante Dokumente? Wo sehe ich, was ich zur Kenntnis nehmen muss? Nach wenigen Minuten ist sie ohne lange Schulung arbeitsfähig. 

• Qualitätsbeauftragter als Key User:
  Er wird im Expert-Modus geschult: Wie prüfe ich ein Dokument? Wie funktioniert die Freigabe? Was mache ich, wenn eine Wiedervorlage ansteht? Durch praxisnahe Beispiele ist der Einstieg verständlich und alltagstauglich. 
• Verantwortliche für SOPs in der Verwaltung:
  Sie erhält eine Übersicht über alle offenen Aufgaben, einschließlich überfälliger Wiedervorlagen. Durch das Aufgaben-Cockpit sieht sie auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht und was bereits erledigt wurde.

Use Case #5: Globale Suche

In einer modernen Gesundheitseinrichtung gibt es eine enorme Menge an QM-Dokumenten: Richtlinien, SOPs, Formulare, Anweisungen, Checklisten – über viele Jahre entstanden, regelmäßig aktualisiert und verteilt über unterschiedlichste Abteilungen. Die große Herausforderung: Wie finden Mitarbeiter zuverlässig das, was sie gerade brauchen?

• Fachärztin auf einer internistischen Station:
  Sie sucht nach einer aktuellen SOP zur Bluttransfusion. Über die globale Suche gibt sie das Stichwort „Transfusion“ ein, filtert zusätzlich auf Dokumententyp: SOP und QM-Bereich: Innere Medizin – in Sekunden findet sie das gesuchte Dokument. 
• Pflegekraft in der Notaufnahme:
  Nach einem Zwischenfall sucht sie nach dem gültigen Notfallplan. Der Begriff „Notfall“ bringt viele Treffer, doch durch die Filter „Hausweite Dokumente“ und „gültig“ landet sie zielsicher beim passenden Dokument für ihre Abteilung. 
• Key User in der Apotheke:
  Er überprüft regelmäßig die Suchbarkeit seiner Dokumente. Durch gezielte Bestichwortung wie „Lagerung“, „Kühlkette“, „Betäubungsmittel“ stellt er sicher, dass seine Inhalte auch von anderen Berufsgruppen gefunden werden, unabhängig vom exakten Dateinamen.

quality4: Qualitätsmanagement aus einer Hand

Mit quality4 haben wir eine Lösung entwickelt, die alle in diesem Beitrag beschriebenen Anforderungen und noch mehr in einem System bündelt. Sie hat sich im gesamten DACH-Raum in zahlreichen Gesundheitseinrichtungen bewährt. Das liegt vor allem daran, dass quality4 auf Microsoft SharePoint basiert und gezielt so konzipiert wurde, dass Freigabeprozesse, Rollenmodelle und Co. exakt an die Anforderungen und Organisationsstruktur der jeweiligen Einrichtung angepasst werden können. So entsteht ein effizientes Qualitätsmanagement, das Fachbereiche entlastet und in ihrer Arbeit gezielt unterstützt.

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Fazit: Besseres Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen mit quality4

Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen ist komplex, aber es muss nicht kompliziert sein. Die fünf Use Cases in diesem Beitrag zeigen deutlich, wie vielfältig und anspruchsvoll die Anforderungen in den Fachabteilungen sind: von auditfähiger Dokumentenlenkung über nutzerfreundliche Suche bis hin komplexen Multi-QM-Strukturen.

Mit quality4 steht Ihnen dafür eine flexible und praxiserprobte Lösung zur Verfügung, die alles in einem System vereint. Sie lässt sich schnell an individuelle Prozesse anpassen, unterstützt Mitarbeiter im Alltag und legt gleichzeitig die technologische Grundlage für datenbasiertes Arbeiten und die Zukunft der digitalen Qualitätssicherung.

Lernen Sie quality4 kennen
Überzeugen Sie sich selbst von den vielfältigen Möglichkeiten von quality4 für Ihre Branche. Vereinbaren Sie einfach Ihren persönlichen Termin über unser Formular oder besuchen Sie uns am 1. und 2. Juli 2025 am LSZ am Gesundheitskongress in Stegersbach. Wir freuen uns auf Sie!