Multi QM: Wie wachsende Unternehmen ihre Qualitätsstandards halten können

Wenn ein Unternehmen wächst, steigen nicht nur die Umsätze, sondern auch die Herausforderungen. Prozesse, die einst reibungslos funktioniert haben, werden ineffizient. Neue Mitarbeitende bringen frischen Wind, aber auch das Risiko für Fehler und Kommunikationslücken. Qualitätsstandards, die anfangs selbstverständlich waren, drohen im Chaos des Wachstums unterzugehen. Gerade in Branchen wie dem Gesundheitswesen, wo selbst kleinste Qualitätsmängel schwerwiegende Folgen haben, ist eine durchdachte Qualitätsstrategie unerlässlich. Doch wie gelingt es Unternehmen, trotz steigender Komplexität ihre hohen Standards zu halten? 

Die Antwort liegt in einem skalierbaren Qualitätsmanagement, das mit dem Unternehmen mitwächst. Ein zentraler Baustein dabei: eine effiziente Dokumentenlenkung, die Transparenz schafft und Prozesse klar strukturiert. In diesem Artikel erläutere ich anhand von Best Practices, mit welchen Strategien Unternehmen ihre Qualitätsstandards auch über Wachstumsphasen hinweg langfristig sichern.

Multi-QM: Eine effiziente Methode für die Bereitstellung von Informationen

Wachsende Unternehmen stehen vor der Herausforderung, relevante Informationen effizient und gezielt an die richtigen Personen weiterzugeben. Ein zentrales Qualitätsmanagement kann zwar Standards definieren, doch in der Praxis müssen verschiedene Abteilungen und Standorte oft spezifische Anpassungen vornehmen. Genau hier setzt das Konzept des Multi-Qualitätsmanagements (Multi-QM) an.

Multi-QM sorgt dafür, dass Informationen dort bereitgestellt werden, wo sie wirklich benötigt werden. Statt alle Standorte und Mitarbeitende mit einer Flut an Vorgaben zu überschwemmen, werden gezielte Informationsblöcke erstellt und an die jeweils relevanten Bereiche weitergeleitet. Ein Beispiel aus dem Gesundheitswesen: Die Pflegedirektion eines Krankenhauses legt einen Standard zur Lagerung von Intensivpatienten fest. Diese Information wird dann nicht einfach überall veröffentlicht, sondern gezielt den dafür zuständigen Fachabteilungen wie Pneumologie oder Chirurgie zur Verfügung gestellt – genau dort, wo sie benötigt wird.

Länderübergreifende Effizienz mit Multi-QM

Auch international tätige Unternehmen profitieren von Multi-QM. So kann das Headquarter übergreifende Richtlinien, etwa für Mitarbeitergespräche, in einer zentralen Qualitätsmanagement-Plattform bereitstellen. Die jeweiligen lokalen Niederlassungen erhalten dann neben ihren eigenen spezifischen Vorgaben zusätzlich die relevanten, vom Hauptsitz definierten Dokumente.

Der große Vorteil von Multi-QM liegt in der strukturierten Bereitstellung von Informationen. Dokumente werden zentral verwaltet, aber nur dort angezeigt, wo sie tatsächlich gebraucht werden. Dadurch entsteht eine flexible, transparente und effiziente Lenkung von Informationen. Und das ist ein entscheidender Faktor, um hohe Qualitätsstandards in einem wachsenden Unternehmen aufrechtzuerhalten.

3 Best Practices für eine effiziente Dokumentenlenkung

Effiziente Dokumentenlenkung ist ein entscheidender Faktor für die Qualitätssicherung in Krankenhäusern. Gerade bei wachsenden Einrichtungen oder Krankenhausketten muss sichergestellt werden, dass hohe Standards eingehalten und Prozesse reibungslos skaliert werden können. Die folgenden drei Best Practices zeigen, wie moderne Dokumentenmanagementsysteme in Krankenhäusern erfolgreich eingesetzt werden und dass diese Ansätze auch für Unternehmen außerhalb der Gesundheitsbranche sinnvoll sind.

Best Practice #1: Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten 

Eine effektive Dokumentenlenkung beginnt mit klaren Zuständigkeiten und standardisierten Abläufen. In Krankenhäusern sind klinische Leitlinien und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) nicht nur digital verfügbar, sondern auch direkt in Krankenhausinformationssysteme (KIS) integriert. Dadurch bleiben Arbeitsprozesse auch bei wachsendem Personal einheitlich und nachvollziehbar. Zudem ermöglichen moderne Workflow-Management-Systeme, dass Verantwortlichkeiten klar definiert und bei Bedarf flexibel angepasst werden können, etwa wenn neue Abteilungen geplant sind oder die Optimierung von Prozessen ansteht.

Übertrag dieses Ansatzes auf Unternehmen:
Auch Unternehmen profitieren von einem zentralen Dokumentenmanagementsystem (DMS), das sich problemlos um neue Standorte, Abteilungen oder Tochtergesellschaften erweitern lässt. Ergänzend dazu sorgt eine skalierbare Business Process Management Software (BPMS) dafür, dass Qualitätsstandards auch in einem expandierenden Unternehmen konsistent eingehalten werden.

Best Practice #2: Digitale Dokumentation und zentrale Wissensverwaltung

Die Digitalisierung von Dokumenten ist essenziell für eine effiziente Lenkung von Informationen. Krankenhausinformationssysteme sind so konzipiert, dass sie mit dem Wachstum einer Klinik oder einer gesamten Krankenhauskette mitwachsen können. Dank modularer Erweiterungen und zentraler Datenbanklösungen bleiben Prozesse auch bei steigender Komplexität strukturiert. 

Ein wichtiger Bestandteil ist die automatisierte Versionierung und Dokumentenhistorie. Diese stellt sicher, dass Vorgaben jederzeit aktuell sind und im Einklang mit den geltenden Vorschriften zur Dokumentenlenkung (ISO 9001:2015) nachvollzogen werden kann, welche Änderungen wann vorgenommen wurden.

Übertrag dieses Ansatzes auf Unternehmen:
Unternehmen können ähnliche Strukturen durch Enterprise Content Management Systeme (ECM) etablieren. Diese ermöglichen eine zentrale Wissensverwaltung und sind so skalierbar, dass sie neue Teams, geografische Standorte oder zusätzliche Geschäftsbereiche problemlos integrieren können. Zusätzlich bieten Cloud-Lösungen maximale Flexibilität, da sich Speicherkapazitäten und Funktionen dynamisch erweitern lassen, ohne bestehende Prozesse zu beeinträchtigen.

Best Practice #3: Regelmäßige Audits und Qualitätskontrollen 

In Krankenhäusern ist es verpflichtend, bestimmte Dokumente für behördliche Prüfungen vorzulegen und regelmäßig nachzuweisen, dass alle Vorgaben eingehalten werden. Dazu werden digitale Audit-Systeme genutzt, die eine zentrale Verwaltung und Überprüfung von Qualitätsdokumenten ermöglichen und das sowohl für einzelne Kliniken als auch für große Krankenhaus-Netzwerke. Dank dieser Systeme können Audits effizient durchgeführt und Mängel frühzeitig erkannt werden, bevor sie sich negativ auf die Patientenversorgung auswirken.

Übertrag dieses Ansatzes auf Unternehmen:
Auch in Unternehmen sind regelmäßige Audits essentiell, um Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten, insbesondere in wachstumsstarken Organisationen mit mehreren Standorten.

Eine flexibel adaptierbare Qualitätsmanagement-Software (QMS) wie quality4 ermöglicht es, Prüfungen standortübergreifend durchzuführen und zentral auszuwerten. Neue Prozesse oder Abteilungen können damit schnell in bestehende Strukturen integriert werden und Qualitätskontrollen funktionieren auch in einem expandierenden Unternehmen zuverlässig.

Diese drei Best Practices zeigen, dass eine gut organisierte Dokumentenlenkung auch in Expansionsszenarien hohe Qualitätsstandards gewährleistet – sowohl im Krankenhaus als auch in jedem anderen Unternehmen.

5 Tipps zur nachhaltigen Sicherung von Qualitätsstandards

Wachsende Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Standards trotz zunehmender Komplexität zu wahren. Diese fünf Strategien helfen bei einer langfristigen und nachhaltigen Qualitätssicherung:

• Kontinuierliche Verbesserung als Prinzip etablieren:
  Qualitätsmanagement muss ein fortlaufender Prozess sein. Methoden wie Kaizen oder der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) sorgen für regelmäßige Optimierung und Anpassung. Regelmäßige Feedbackschleifen mit Mitarbeitenden helfen beim frühzeitigen Erkennen von Verbesserungspotenzialen.

• IT-gestützte Qualitätsüberwachung nutzen:
  Business Intelligence (BI)-Tools und Dashboards ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung von Qualitätskennzahlen und lassen sich flexibel an neue Geschäftsbereiche anpassen. Automatische Benachrichtigungen stellen sicher, dass Fristen für Audits oder Dokumentenprüfungen nicht übersehen werden.

   

• Dokumentenfreigaben und Feedbackschleifen optimieren:
  Mehrstufige Freigabeprozesse erhöhen die Qualität, indem mehrere Experten Dokumente prüfen, bevor sie veröffentlicht werden. Zusätzlich sollte eine Feedbackfunktion vorhanden sein, um Korrekturen und Verbesserungen direkt einfließen zu lassen.

   

• Einheitliche Taxonomie für klare Strukturen definieren:
  Standardisierte Vorgaben für die Kategorisierung und Benennung von Dokumenten vermeiden Unklarheiten. Eine definierte Auswahl an Zuordnungswerten sorgt für eine einheitliche Struktur und erleichtert das Auffinden relevanter Informationen.

   

• Automatisierung durch Künstliche Intelligenz (KI):
  KI kann Dokumente intelligent analysieren und zuordnen. Eine KI-gestützte Suche könnte beispielsweise relevante Richtlinien gezielt anzeigen und anhand der Metadaten automatisch erkennen, ob es sich um eine Arbeitsanweisung oder eine Richtlinie handelt.

Fazit: Qualitätssicherung durch Multi-QM und skalierbare Technologien

Wachsende Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Qualitätsstandards trotz zunehmender Komplexität zu bewahren. Multi-QM bietet eine effiziente Lösung, um relevante Informationen gezielt an die richtigen Stellen zu bringen und eine einheitliche Qualität sicherzustellen.

Der Schlüssel liegt im Einsatz skalierbarer Technologien: Cloud-Systeme, digitale Dokumentenmanagement-Tools und automatisierte Workflows ermöglichen eine flexible und transparente Dokumentenlenkung. So bleibt unabhängig von Unternehmensgröße und Standort sichergestellt, dass alle relevanten Informationen stets dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden.

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