Qualitätsmanagement digitalisieren – so klappt’s

Die Steuerung von Geschäftsprozessen zur Qualitätssicherung spielt laut einer Befragung der Unternehmensberatung PwC von Führungskräften aus Deutschland und Österreich in 95 Prozent der Unternehmen eine wichtige oder sehr wichtige Rolle für den Geschäftserfolg, doch vor dem Hintergrund der immer komplexeren Anforderungen von Kunden, Lieferanten und Behörden stoßen analoge QM-Systeme an ihre Grenzen.
Wie Sie diese Grenzen durch die Einführung einer maßgeschneiderten digitalen Lösung überwinden und Ihr Qualitätsmanagement Schritt für Schritt zukunftsfähig machen, erfahren Sie in diesem Artikel!

Schritt #1: Vorteile der Digitalisierung herausstellen & interne Unterstützer gewinnen

Die Anforderungen und Chancen des Qualitätsmanagements befinden sich durch die Digitalisierung in einem starken Wandel, wie der TÜV Rheinland herausgearbeitet hat. Die Einführung einer maßgeschneiderten digitalen QM-Lösung ist daher für jedes moderne Unternehmen eine Gelegenheit, die allerdings nicht immer von allen beteiligten Akteuren wahrgenommen wird. Um Widerstände zu überwinden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen und mit den Antworten um Unterstützung im Unternehmen werben:

• Welche Tätigkeiten lassen sich durch die Digitalisierung der Dokumentenlenkung einsparen?
• Wie lässt sich die Qualitätssicherung im Unternehmen mithilfe digitaler Lösungen schneller und effizienter abwickeln?
• Welche Tätigkeiten lassen sich durch die digitale Unterstützung sicherer ausführen?
• Welche neuen Daten werden durch die Digitalisierung des Qualitätsmanagements generiert und wie können diese eingesetzt werden, um die Geschäftsprozesse stetig zu verbessern?

Schritt 2: Experten einbeziehen

Die Fachabteilung im eigenen Unternehmen fungiert intern als Experte und kann aufgrund ihrer Erfahrungswerte und Empfehlungen klare Ziele für die digitale QM-Lösung formulieren.
Durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner sichern Sie sich die Expertise, die für eine exakte Umsetzung der ermittelten Anforderungen notwendig ist. Bei corner4 analysieren wir im Rahmen eines gemeinsamen Workshops mit der Fachabteilung daher zunächst den Ist Zustand und legen so den Grundstein für die Entwicklung einer passgenauen digitalen Qualitätsmanagementlösung. Dabei wird der QM-Prozess auch von den internen Zuständigen kritisch reflektiert und überarbeitet.

Durch gezielte Fragen erhalten wir einen umfassenden Einblick in die derzeitigen Prozesse Ihres Unternehmens und können gezielt Verbesserungspotenziale identifizieren:

• Welche Qualitätskontrollen werden derzeit in Ihrem Unternehmen durchgeführt?
• Welche Dokumente, Formulare und Protokolle werden verwendet, um den Qualitätsprozess zu dokumentieren und zu verfolgen?
• Wie werden diese Dokumente erstellt, überprüft und genehmigt?
• Wie werden Abweichungen, Beschwerden und Qualitätsprobleme behandelt?
• Welche Messgrößen werden zur Überwachung der Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen verwendet?
• Wie werden diese Messgrößen gemessen, analysiert und bewertet?
• Wie werden Qualitätsziele festgelegt und wie werden sie in Ihrem Unternehmen kommuniziert?
• Wie werden Schulungen und Schulungspläne für Mitarbeiter im Bereich Qualitätsmanagement verwaltet und dokumentiert?
• Wie wird die Einhaltung von Qualitätsstandards im Produktionsprozess sichergestellt?
• Wie wird das Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen gemessen und bewertet?

Je nach Größe und Art Ihres Unternehmens und Ihren spezifischen Zielen und Anforderungen können weitere spezifische Fragen hinzukommen, um die Qualität Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung zu optimieren.

Schritt 3: Migration bestehender Dokumente planen

Damit die Migration der bestehenden Dokumente in das digitale QM möglichst reibungslos gelingt, sind im Rahmen der Planung folgende Dinge in Hinblick auf Dokumente zu beachten:

1. Überprüfen Sie Ihre Dokumente sorgfältig: Bevor Sie Dokumente in das neue System importieren, sollten Sie sie sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass sie aktuell und relevant sind. Veraltete Dokumente oder Versionen, die nicht mehr benötigt werden, sollten vor der Migration ausgesondert werden. Auf diese Weise reduzieren Sie das Risiko von Verwirrung und Inkonsistenzen im System.

2. Bewahren Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente auf: Wenn es gesetzliche Anforderungen gibt, die die Aufbewahrung von Dokumenten erfordern, müssen Sie diese Dokumente natürlich auch im neuen System speichern. Überprüfen Sie die einschlägigen Gesetze und Vorschriften, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Dokumente aufbewahren.

3. Berücksichtigen Sie die Dokumentationsanforderungen Ihres Unternehmens: Die Dokumentationsanforderungen können je nach Unternehmen und Branche variieren. Überprüfen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens und stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Dokumente im neuen System speichern.

Schritt 4: Digitale QM-Lösung entwickeln, testen und ausliefern

Durch die Zusammenarbeit mit corner4 erwerben Sie nicht nur ein maßgeschneidertes digitales Qualitätsmanagementsystem, sondern profitieren entlang des gesamten Projekts von der Erfahrung aus vielen ähnlichen Projekten:

• Schnelle Entwicklung: Mit einem Fokus auf den kontinuierlichen Roll-out neuer Prozesse schaffen wir früh einen handfesten Nutzen und vermeiden lange Vorlaufzeiten.
• Umfassende Tests: Nach der Entwicklung überprüfen wir intern alle wichtigen Funktionen, bevor Ihr Team das System im Rahmen der Testphase inspizieren und Änderungswünsche anmelden kann.
• Systematische Integration: Nach Abschluss der Testphase implementieren wir die fertige Lösung und führen die Belegschaft mit Schulungen in die effektive Nutzung des neuen Systems ein.

Schritt 5: Laufende Trainings und Schulungen anbieten

Schulungen und Trainings für Teams, die speziell im Change Management und der Audit Erstellung tätig sind, können helfen, Änderungen im Qualitätsmanagementsystem besser zu verstehen und umzusetzen. Durch folgende Fragen soll eine reibungslose und einheitliche Zusammenarbeit geschaffen werden:

• Wie werden neue Vorlagen im QM erstellt und bearbeitet?
• Wo sind Vorlagen sinnvoll, um die Prozessqualität sicherzustellen und wo bieten sie keinen Mehrwert?
• Wo findet man die Unterlagen für das Audit?
• Wie kann ich alle Dokumente für das Audit gebündelt abgeben?

optionaler Schritt: Wartung und Update des Systems

Mit einem Servicevertrag verstetigen Sie die Zusammenarbeit mit corner4 über die Entwicklung der Lösung hinaus und sichern sich einen kompetenten Partner für die professionelle Betreuung Ihres digitalen Qualitätsmanagementsystems.

Den konkreten Leistungsumfang des Servicevertrags stimmen wir individuell anhand Ihres Bedarfs ab und reicht von wiederkehrenden Aktualisierung von Automatisierungen bis zur Entwicklung von Anpassungen und abgewandelten QM-Lösungen für andere Abteilungen oder einen neuen Standort.

Fazit: So klappt die Digitalisierung des Qualitätsmanagements

Analoge Prozesse kosten Zeit, binden wertvolle personelle Ressourcen und sind materialintensiv. Die sich schnell ändernden Marktanforderungen erfordern ein agiles Qualitätsmanagement, das Unternehmen befähigt, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Mitarbeitern die Erfüllung der jeweiligen Prozessanforderungen so einfach wie möglich macht.

Mit einer maßgeschneiderten digitalen Lösung minimieren Sie die manuellen Aufwände im Qualitätsmanagement und schaffen eine zukunftsfähige Basis für die systematische Optimierung Ihrer Prozesse. Durch diesen Schritt in die Digitalisierung schaffen Sie eine verbesserte Transparenz in den Prozessen des Qualitätsmanagements. Die Experten von corner4 stehen Ihnen dabei gerne zur Seite.