Intelligente Datenvisualisierung mit Power BI bei der Forster Gruppe

Eine belastbare und aktuelle Datenbasis ist die zentrale Voraussetzung, um gute Entscheidungen für die Zukunft eines international agierenden Unternehmens treffen zu können. Die Verantwortlichen erkannten schon bald, dass hierfür verlässliche Werkzeuge für die Datenaufbereitung und -darstellung erforderlich sind.

Um diese Herausforderungen umfassend zu lösen, entwarf das zuständige Team bei Forster schließlich gemeinsam mit seinem digitalen Partner einen nachhaltigen Plan: der langfristige Einsatz der Microsoft Power Platform mit Power BI für die intelligente Datenvisualisierung.

Pilotprojekt: SharePoint für die Dokumentenablage

Die Dokumentenabwicklung bei Forster wird bereits seit einiger Zeit zunehmend digitalisiert und automatisiert. So werden etwa Urlaubsscheine und Abrechnungen über SharePoint abgewickelt, was den administrativen Aufwand signifikant reduziert. Das Resultat ist nicht nur eine beschleunigte Abwicklung, sondern auch eine für jedermann spürbare Arbeitserleichterung. Eine zusätzlich entwickelte Schnittstelle (Sharepoint zu AS400) ermöglicht dabei im Hintergrund den automatisierten Datentransfer ins ERP-System, sodass auch die zeitintensive manuelle Eingabe von Fehlzeiten ein Ende hatte.

Das Pilotprojekt der Organisationsabteilung wurde zum vollen Erfolg und das Interesse im Unternehmen an digitalisierten Prozessen war geweckt, wie Paul Steger in unserem Gespräch berichtet. Die Funktionen werden laufend erweitert, das ursprüngliche Projekt auf immer weitere Einsatzbereiche erstreckt.

Datenvisualisierung mit Power BI

Begeistert vom ersten Erfolg mit der Microsoft 365 Lösung SharePoint war der Schritt in Richtung Power Platform fast schon eine logische Konsequenz. Dabei wurde die Inventur mit Power BI völlig neu strukturiert. Eine frühe Erkenntnis dabei: Das Ergebnis steht und fällt mit der Qualität der Datenbasis. Ist diese fehlerhaft oder unvollständig, so kann das Ergebnis nicht optimal sein.

Bei Forster führte die Arbeit mit Power BI dazu, die Datenbasis immer weiter zu verbessern. Altlasten, wie Excel-Listen oder auf Hochrechnungen basierende Verfahren, konnten schrittweise abgebaut und durch digitalisierte Verfahren sowie automatisierte Workflows ersetzt werden.

Power BI als Erfolgsfaktor in vielen Unternehmensbereichen

Der Erfolg der digitalisierten Dokumentenverwaltung und Inventur wurde bei Forster zur Initialzündung für viele weitere Bereiche, wo Power BI gewinnbringend eingesetzt wird. In der laufenden Produktion beispielsweise liefern Scanner die Informationen zum aktuellen Auftragsstatus. Die gewonnenen Daten werden in der Produktionsplanung und -steuerung mit Power BI visualisiert, sodass Abläufe auch kurzfristig angepasst und optimiert werden können.

Auf diese Weise lässt sich der jeweilige Produktionsstatus genau nachvollziehen, während die Daten in das ERP fließen und dadurch wiederum die Produktionsplanung wesentlich verbessert wird. Mit jedem Projekt, das Abläufe beschleunigt und den Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtert, erhöht sich auch deren Akzeptanz den neuen technologischen Möglichkeiten gegenüber.

Auch das kaufmännische Reporting wurde bei Forster mittlerweile von Microsoft Excel komplett auf Power BI umgestellt und wir entwickeln momentan gemeinsam eine komplette Sparten-Deckungsbeitragsrechnung. In einem nächsten Schritt soll diese auf die Projekt-Nachkalkulationen ausgeweitet werden.

5 unschlagbare Vorteile aus der Praxis mit Power BI

Wie in der praktischen Anwendung bei Forster, aber auch in vielen unserer anderen Kundenprojekten, tragen beim Einsatz von Microsoft Power BI folgende 5 unschlagbare Vorteile zum Erfolg bei:

1. Visualisierungen mit Potenzial:

Power BI ist ein mächtiges Werkzeug zur Visualisierung von Unternehmensdaten. So mächtig, dass anfangs die Möglichkeiten oft noch gar nicht richtig erkannt werden. Mit zunehmender Verbreitung im Unternehmen ergeben sich aber immer mehr Ideen, wie das volle Potenzial gewinnbringend eingesetzt werden kann.

2. Verbesserung der Datenqualität:

Eine gute Datenbasis ist die Voraussetzung für aussagekräftige Visualisierungen. Die permanente Ergänzung zugrundeliegender Daten in mehreren Feedback-Schleifen zahlt sich aus – das Ergebnis von Power BI verbessert sich dadurch signifikant. Aus einem Datenvisualisierungsprojekt wird so automatisch ein Datenmanagement-Projekt.

3. Nahtlose Integration in Microsoft 365:

Daten qualifiziert zu analysieren und darzustellen war noch nie so einfach: Power BI integriert sich nahtlos in die bestehende Microsoft 365 Umgebung, Daten können auf unkomplizierte Weise gefiltert, zugefügt oder entfernt werden. Die Microsoft Power Platform stellt dafür alle notwendigen Tools zur Verfügung.

4. Große Akzeptanz:

Die Geschäftsführung bei Forster nutzt Power BI intensiv, entsprechend groß ist die Unterstützung dafür, dass die Entwicklung leistungsfähiger Visualisierungs-Tools weiter vorangetrieben wird. Aber nicht nur das Top-Management gehört zu den erklärten Fans von Power BI: Auch die Belegschaft erkannte schon früh den Nutzen von Power BI für ihre tägliche Arbeit. Die Akzeptanz der bisher verwirklichten Projekte ist daher bei den Mitarbeitern außergewöhnlich hoch.

5. Entlastung der IT

Power BI liefert auf einfache Weise repräsentative und aussagekräftige Ergebnisse. Professionelle Reporting-Tools „out of the box“, deren Entwicklung die eigene IT-Abteilung vor unlösbare Aufgaben gestellt hätte. Die Tools entlasten die IT, weil neben dem „Tagesgeschäft“ ohnehin nicht genügend Zeit für Entwicklungsarbeit bleibt.

Mit dem richtigen Partner weitere Meilensteine setzen

Bei Forster will man auch weiterhin auf Reportings und Visualisierungen mit Power BI setzen. Es gibt bereits eine lange Liste an Vorhaben, die auf ihre Umsetzung warten. Das Potenzial sei noch lange nicht ausgeschöpft, denn Power BI eröffnet völlig neue Möglichkeiten der Datenanalyse und –darstellung, so Paul Steger.

Eine wichtige Voraussetzung sei allerdings, dass dafür auch die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Ressourcen, die im eigenen Unternehmen oft nicht oder nur begrenzt vorhanden sind. Denn trotz aller Benutzerfreundlichkeit ist das Zusammenspiel von Datenbasis und Applikation keine triviale Aufgabe, die man en passant erledigen kann. Kompetenz und unkomplizierte Zusammenarbeit auf Augenhöhe sind die Anforderungen an einen externen Partner, die bei Forster zählen. Zu den gemeinsamen Meilensteinen zählen in Zukunft beispielsweise die Abbildung des gesamten Vertriebs-Reporting über Power BI und die intelligente Integration ins CRM System.

Fazit: Schnellerer Überblick und besseres Reporting mit Power BI

Die Erfahrungen von Forster sind ein exzellentes Beispiel dafür, dass es sich lohnt, die Kapazitäten von Microsoft Power BI für das Reporting im Unternehmen zu nutzen. Zum einen entlastet es spürbar den oft mühevollen Weg, aussagekräftige Berichte und Visualisierungen zu erstellen. Viel Zeit, Ressourcen und nicht zuletzt Nerven werden hierbei gespart, wenn diese Prozesse automatisiert werden. Zum anderen können die Frequenz und Qualität der Reports signifikant erhöht werden. Einmal etabliert, schaffen Berichte on-the-fly mit geringem Aufwand einen aktuellen Überblick über das Geschehen im Unternehmen. Probleme oder Engpässe lassen sich schneller identifizieren und ermöglichen rasche Reaktionen des Managements.