Portale als Datendrehscheibe: Effektive Zusammenarbeit mit Stakeholdern über Portale in MS Teams

Die Digitalisierung von Wertschöpfungsketten stellt Unternehmen zunehmend vor die Herausforderung, nicht nur interne, sondern auch externe Kommunikationsprozesse zu modernisieren. Während Tools wie Microsoft Teams intern längst etabliert sind, dominieren in der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten oder Partnern häufig noch E-Mails – langsam, fehleranfällig und intransparent.

Mit Portalen auf Basis von MS Teams lassen sich diese Silos aufbrechen und eine zentrale, strukturierte und DSGVO-konforme Plattform für die externe Zusammenarbeit schaffen, inklusive moderner Funktionen wie KI-gestützter Dateisuche und mobiler Zugriff. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern mithilfe von Portalen strukturieren, digitalisieren und optimieren!

Portal mit MS Teams: Was ist gemeinsam mit Stakeholdern möglich?

Aus den internen Abläufen vieler Unternehmen ist MS Teams nicht mehr wegzudenken, externe Stakeholder bleiben hingegen standardmäßig oft außen vor. Bis jetzt. Denn c4.TeamsPortal bringt nun einfach mehr Effizienz für alle. c4.TeamsPortal nutzt MS Teams als Datenspeicher und bietet als Schnittstelle zu Kunden, Lieferanten und Partnern unter anderem folgende Vorteile:

• Dokumentenaustausch: Das Portal bietet eine gemeinsame Oberfläche für die Übermittlung von relevanten Dokumenten über befristete Einmal-Links. Auf diese Weise werden auch externe Stakeholder je nach Bedarf und ohne komplexe Nutzerverwaltung in Prozesse einbezogen.
• Benachrichtigungen: Über Push-Benachrichtigungen werden alle Beteiligten über neue Dokumente und Nachrichten informiert. Daraus ergeben sich schnellere Reaktionszeiten und diese wiederum führen zu einer effizienteren Gestaltung von Prozessen.
• Sicherheit und Datenschutz: Mit dem Portal auf Basis von MS Teams können sensible Informationen DSGVO-konform ausgetauscht werden. Damit vereinfachen Unternehmen die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen, denen in einer Bitkom-Studie immerhin die Mehrheit der Befragten entwicklungshemmende Effekte attestiert.
• Viele Anwendungsmöglichkeiten: Von der Bereitstellung digitaler Pläne in 2D und 3D über Mängelberichte und Unterlagen zur Lohnverrechnung bis hin zu Formularen für digitale Mitarbeitergespräche lassen sich alle datenbezogenen Prozesse mit Stakeholdern über ein einziges Portal abbilden.

Hinweis zu Lizenz-Limitierungen: Um Stakeholder unabhängig vom Besitz einer Microsoft 365 Lizenz in das Portal einbinden zu können, muss in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern auf lizenzpflichtige Funktionen verzichtet werden, z.B. die gemeinsame Nutzung automatisierter Workflows.

5 wichtige Vorteile von Portalen mit MS Teams

Terminabstimmungen, Rechnungsstellung, Nachbestellung: Mit dem c4.TeamsPortal strukturieren Unternehmen ihre Kommunikation mit externen Stakeholdern und profitieren so von diesem 5 Vorteilen:

1. Integration in gewohnte Arbeitsumgebung: Mit der praktischen Lösung auf Basis von MS Teams ist kein zusätzliches Tool notwendig. Damit entfällt für Mitarbeiter auch der Aufwand, sich immer wieder in die Funktionsweisen und Bedienelemente neuer Tools einarbeiten zu müssen.

2. Individualisierbare Oberfläche: Das User Interface lässt sich durch die Änderung von Bildern, Links, Farben und anderen Elementen ganz einfach den Bedürfnissen und der Identität der Marke anpassen.

3. Skalierbar: Mit Microsoft 365 können auch sehr komplexe und datenintensive Anwendungen technisch problemlos umgesetzt werden. Einschränkungen der Komplexität ergeben sich allenfalls durch lizenztechnische Limitierungen.

4. Einfacher Einstieg: Durch Einbettung in die bekannte Microsoft Umgebung ist für den Einsatz der Lösung kein langes Onboarding notwendig. Grundlegende Prozesse werden dabei nicht angetastet.

Kosteneffiziente Umsetzung: Im Vergleich zu anderen Portal-Lösungen ist die corner4 Entwicklung auf Basis von Microsoft 365 deutlich günstiger. Denn viele Unternehmen verfügen bereits über eine entsprechende Microsoft Lizenz und die Anschaffung zusätzlicher Drittanbieter Produkte ist nicht notwendig.

Kundenportal für die Steuerkanzlei: So funktioniert es praktisch in 4 Schritten

Die Steuerberatung Sadleder hat sich im Rahmen einer Modernisierung ihrer Prozesse zum Ziel gesetzt, die Kommunikation mit ihren Mandanten zu digitalisieren und damit für alle Beteiligten noch effizienter zu gestalten. Das dafür notwendige Portal auf MS Teams wurde gemeinsam mit den Spezialisten von corner4 in diesen 4 Schritten realisiert:

• Schritt #1 – Lösungsansätze evaluieren:
  Zunächst wurde der Einsatz einer Standardlösung geprüft, da diese im Zweifelsfall am günstigsten und schnellsten zu implementieren ist. Die Nutzung eines Cloud Speichers wie OneDrive hätte allerdings zu einer redundanten Datenstruktur geführt. Mitarbeiter der Kanzlei hätten hier alle Kundendaten erst aufwendig und manuell in OneDrive übertragen müssen.
• Schritt #2 – Portal konzipieren:
  Da die Steuerberatung Microsoft 365 einsetzt, sollte das Kundenportal möglichst nahtlos in MS Teams integriert sein und die Corporate Identity des Unternehmens bestmöglich abbilden.
• Schritt #3 – Anforderungen ermitteln:
  Im Austausch mit der Kanzlei wurden fünf Hauptanforderungen identifiziert, welche das Portal erfüllen muss. Es sollte über das Web und ohne zusätzliche Software auch auf mobilen Devices nutzbar sein und eine sichere Verbindung für den Datenaustausch bieten. Zusätzlich sollten sich Kunden durch eine intuitiv gestaltete Oberfläche schnell zurechtfinden und Kanzlei-Mitarbeiter über einen zentralen Log-in alle Mandanten bequem verwalten können.
• Schritt #4 – Lösung umsetzen:
  Nach Abschluss der Planungsphase hat corner4 das Kundenportal für die Kanzlei Sadleder auf Basis von MS Teams zeitnah umgesetzt und damit die Grundlage für eine Digitalisierung der externen Kommunikation geschaffen. Kunden übermitteln ihre Daten und Steuerunterlagen nun einfach und DSGVO-konform. Die Kanzlei wiederum verfügt über eine zentrale Ablage, welche die Verwaltung einzelner Mandanten erheblich erleichtert.

Fazit: Effektive Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten durch digitale Portale

Datenschutzrechtliche Komplikationen, Kommunikationsfehler und langsame Abläufe: Die Zusammenarbeit via E-Mail hat viele Nachteile und diese werden mit der rasant fortschreitenden Digitalisierung immer deutlicher sichtbar. Dabei besitzen viele Unternehmen mit der Microsoft 365 Lizenz bereits die technischen Voraussetzungen zur Umsetzung einer integrierten Lösung für die Zusammenarbeit mit ihren Kunden, Partnern und Lieferanten. 

Mit einem Portal auf Basis von MS Teams schaffen Sie eine zentrale Plattform für Ihre externen Stakeholder, strukturieren die Kommunikation effizient und sorgen für durchgängige Nachvollziehbarkeit während der gesamten Zusammenarbeit.

Unsere Experten stehen Ihnen gerne bei allen Belangen rund um Microsoft 365 zur Seite und wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.