Qualitätsmanagement-Check: Haben Sie diese Fehler begangen?

 
Qualitätsmanagement zielt auf effiziente, transparente und konsistente Prozesse über verschiedene Mitarbeiter, Abteilungen und Niederlassungen hinweg. Doch nach der Einführung eines QM-Systems sehen sich viele Unternehmen immer wieder mit Herausforderungen konfrontiert, welche die Qualität der verwalteten Prozesse gefährden.

Wie können Sie diese Herausforderungen lösen? In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf Worst Case Szenarien und praktische Lösungsansätze für ein effizientes und zuverlässiges digitales Qualitätsmanagement.

Use Case #1: Können Sie während eines Audits keine digitalen Nachweise für Qualitätsstandards vorlegen?

Ein Mangel an digitalen Nachweisen für Qualitätsstandards während eines Audits verweist auf folgende Probleme im QM-System:

• Unzureichende Dokumentation: Die Qualitätsstandards sind für die Anwender nicht transparent, eindeutig und einfach zugänglich.
• Mangelnde Schulung: Mitarbeiter sind nicht angemessen geschult, um die Anforderungen der Qualitätsstandards zu verstehen und zu erfüllen.
• Veraltete Prozesse: Die bestehenden Prozesse für die Dokumentation der Qualitätsstandards im digitalen QM-System sind ineffizient.

Für die termingerechte Bereitstellung von Nachweisen im Rahmen von Audits sollten Unternehmen die folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Verbesserung der Dokumentation: Eine zentrale digitale Plattform für alle QM-Dokumente etwa auf Basis von Microsoft SharePoint erleichtert den Zugriff für alle Mitarbeiter und vereinfacht die Bereitstellung während eines Audits.
• Schulung der Mitarbeiter: Durch Schulungen stellen Unternehmen sicher, dass Mitarbeiter die Qualitätsstandards kennen und ihren Sinn verstehen.
• Automatisierung der Dokumentation und Nachverfolgung: Die Automatisierung von zeitaufwendigen Dokumentationsaufgaben erlaubt die reibungslose Bereitstellung digitaler Nachweise.
• Regelmäßige interne Audits: Die Einführung regelmäßiger interner Audits erhöht die Sensibilität für das Qualitätsmanagement und gewährleistet die kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung der digitalen Nachweisführung.

Use Case #2: Fehlen wichtige Informationen im digitalen QM-System?

Das Qualitätsmanagement System soll alle zugrundeliegenden Prozesse innerhalb des Unternehmens transparent und standardisiert beschreiben, um dauerhafte Konsistenz in der Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Wenn Informationen im QM-System fehlen, verliert das Qualitätsmanagement seinen Sinn, weil Mitarbeiter dann wahrscheinlicher vom definierten Standardvorgehen abweichen.  

• Unklare Verantwortlichkeiten: Die Zuständigkeiten für die Pflege und Aktualisierung von Informationen im System sind nicht klar definiert, sodass sich niemand verantwortlich fühlt.
• Mangelnde Kommunikation: Informationen zwischen beteiligten Parteien werden nicht zentral und strukturiert ausgetauscht, sodass es zu Verzögerungen und Fehlern kommt.
• Fehlende Überwachung und Berichterstattung: Es gibt keine Mechanismen zur kontinuierlichen Überwachung und Berichterstattung über den Status der Informationen im QM-System.
• Veraltete Dokumentation und Datenbanken: Die vorhandenen Dokumente und Datenbanken sind nicht auf dem neuesten Stand und es fehlen Prozesse zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung von Informationen im System.

Für die Behebung dieser Ursachen eines lückenhaften QM-Systems sind folgende Lösungen relevant:

• Klare Verantwortlichkeiten festlegen: Durch die Definition klarer Zuständigkeiten wird sichergestellt, dass Informationen im digitalen QM-System stets aktuell gehalten werden.
• Kommunikation verbessern: Durch die Einführung eines zentralen Kommunikationssystems wird der Austausch zwischen den Verantwortlichen strukturiert.
• Berichtswesen einführen: Die kontinuierliche Auswertung des QM-Systems und die regelmäßige Berichterstellung erlaubt eine Bewertung des Informationsstatus auf Basis aktueller Daten und schafft so die Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
• Aktualisierung von Dokumenten und Datenbanken: Durch regelmäßige Aktualisierung bleiben Dokumente und Datenbanken stets auf dem neuesten Stand.
• Automatisierte Benachrichtigungsfunktion: Durch automatisierte Benachrichtigungen für zeitgebundene Informationen lassen sich veraltete Daten schnell und unkompliziert aktualisieren.

Use Case #3: Bestehen Herausforderungen bei der Umsetzung von QM in internationalen Niederlassungen des Unternehmens?

Ein Qualitätsmanagement für mehrere Niederlassungen in verschiedenen Ländern stellt Unternehmen vor folgende Herausforderungen:

• Kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren: Kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren erschweren die Einführung von standortübergreifenden, einheitlichen Qualitätsstandards.
• Interne Kommunikation: Die Kommunikation zwischen der Zentrale und den Niederlassungen reicht nicht aus, um die Einführung der Qualitätsstandards in allen Niederlassungen zu koordinieren.

Das sind mögliche Lösungen für die Herausforderungen internationaler Unternehmen bei der QM-Einführung:

• Kulturelle Schulungen und Sensibilisierung: Schulungsprogramme und kulturelle Sensibilisierung können die Umsetzung von Qualitätsstandards in internationalen Niederlassungen fördern.
• Einheitliche Standards für alle Niederlassungen: Die zentrale Definition einheitlicher Richtlinien für alle Niederlassungen gewährleistet standardisierte Abläufe unabhängig vom Standort.
• Etablierung einer internen Kommunikationsplattform: Die Einrichtung eines zuverlässigen Kommunikationskanals erleichtert die Koordination und den Informationsaustausch zwischen der Zentrale und den Niederlassungen.

Use Case #4: Gibt es Mitarbeiter, die wesentliche Informationen im Qualitätsmanagement übersehen oder nicht zur Kenntnis nehmen?

Wenn Mitarbeiter geltende Richtlinien aus dem QM-System bei ihrer Arbeit nicht berücksichtigen, sind dafür folgende Gründe verantwortlich:

• Unklare Kommunikation der Qualitätsrichtlinien: Die Formulierung der Qualitätsrichtlinien ist unklar und missverständlich, sodass Mitarbeiter ihnen keine klare Handlungsanweisung entnehmen können
• Mangelhaftes Onboarding: Mitarbeitern wissen nicht, wie sie Informationen im QM-System finden oder lesen müssen, weil das Onboarding nicht ausreichend war.
• Sachliche Mängel: Qualitätsrichtlinien sind so formuliert, dass sie in der Praxis nicht eingehalten werden können.

Um ein Bewusstsein für die Bedeutung von Qualitätsstandards zu schaffen und die effektive Nutzung des digitalen QM-Systems zu gewährleisten, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen in Betracht ziehen:

• Schulungen für Mitarbeiter: Schulungsprogramme tragen dazu bei, dass Mitarbeiter die Bedeutung und Umsetzung von Qualitätsstandards verstehen.
• Zentrale Plattform: Eine zentrale Ablage für sämtliche QM-Dokumente vereinfacht die Suche nach Informationen für Mitarbeiter und schafft Transparenz in Bezug auf die relevanten Richtlinien.

Use Case #5: Wurden Verfahrensanweisungen im Unternehmen übersehen?

Das Übersehen von Verfahrensanweisungen im Unternehmen kann auf verschiedene Ursachen zurückgeführt werden:

• Unzureichende Dokumentation: Die Verfahrensanweisungen sind nicht angemessen dokumentiert und verwaltet, sodass sie von den Mitarbeitern nicht gefunden werden.
• Benachrichtigung über Aktualisierungen: Mitarbeiter werden nicht ausreichend über Aktualisierungen informiert, sodass sie ihre Entscheidungen auf Grundlage veralteter Informationen treffen.
• Integration von Verfahrensanweisungen in den Arbeitsablauf: Für das Abrufen einer Verfahrensanweisung müssen Mitarbeiter ihre Arbeit unterbrechen, weil diese nicht nahtlos in die Arbeitsumgebung integriert sind.

Die folgenden Maßnahmen lösen die Probleme mit der Umsetzung von Verfahrensanweisungen im Arbeitsalltag:

• Effiziente Dokumentenverwaltung und -suche: Die Einführung einer zentralen und durchsuchbaren Dokumentenablage erleichtert die Auffindbarkeit von Verfahrensanweisungen.
• Automatisierte Benachrichtigung über Änderungen: Automatisierte Benachrichtigungen halten Mitarbeiter über Aktualisierungen von Verfahrensanweisungen auf dem Laufenden.
• Integration von Verfahrensanweisungen in den Arbeitsablauf und Schulung: Die Integration von Verfahrensanweisungen in den Arbeitsablauf und Schulungsmaßnahmen unterstützen die effektive Nutzung dieser Dokumente.

Fazit: Worst Case Szenarien im digitalen QM mit corner4 vermeiden

Ein digitales QM-System schafft im Idealfall transparente Prozesse, die unabhängig von einzelnen Mitarbeitern oder der Niederlassung eines Unternehmens konsistent implementiert werden. Allerdings kommt es im Einsatz immer wieder zu Abweichungen vom Standardvorgehen, Schwierigkeiten mit der Bereitstellung von Dokumenten und ähnlichen Problemen. Dabei können viele Probleme bereits mit Wahl der richtigen QM-Lösung adressiert werden, denn moderne Lösungen wie Microsoft 365 mit SharePoint ermöglichen den Aufbau eines QM-Systems, das nahtlos in die bestehende digitale Infrastruktur integriert ist und sich die Tools für Kommunikation, automatisierte Workflows und eine effiziente Dokumentenlenkung zunutze macht.

Wollen Sie wissen, wie Sie Ihr digitales QM-System verbessern können? Unsere Experten von corner4 stehen Ihnen jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung.