Automatisierte Genehmigungsprozesse bei Rath AG
Effiziente Prozesse werden immer mehr zum wichtigen Wettbewerbsfaktor. Das hat auch die Rath AG erkannt und rechtzeitig die Weichen in Richtung digitaler Arbeitsplatz gestellt. Bereits seit mehr als 130 Jahren produziert das börsennotierte Unternehmen Feuerfestprodukte in höchster Qualität. Aus einer lokalen Produktion für Chamottewaren in Krummnußbaum, Niederösterreich, entwickelte sich über die Jahre ein weltweit renommierter Anbieter von Spitzentechnologie für industrielle Feuerfestlösungen.
Heute produzieren über 550 Mitarbeiter der Rath-Gruppe in sieben Werken in Österreich, Deutschland, Ungarn und den USA ein breites Spektrum an innovativen Grundwerkstoffen und Fertigprodukten für industrielle Hochtemperaturanlagen bis 1800 Grad Celsius. Dienstleistungen wie Engineering, Montage, Installation und Wartung ergänzen das Angebot des Unternehmens.
Modern Workplace: Eine App fürs Home Office
Auch bei der Rath AG änderten sich mit der Corona-Pandemie und den dadurch verursachten Lockdowns schlagartig die gewohnten Abläufe. Zu Beginn stellte der Weg ins Home Office daher auch eine große organisatorische Herausforderung dar. Rückblickend betrachtet bekam das Team die neuartige Situation aber relativ rasch in den Griff – nicht zuletzt durch den Einsatz der „Vacation Request App“.
Über diese gemeinsam mit corner4 entwickelte und umgesetzte App können Mitarbeiter ihre Homeoffice- und Urlaubstage von überall aus einbuchen. Auf diese Weise lassen sich Abwesenheitszeiten komfortabel und zentral verwalten.
“Die App wurde so etwas wie die „Corona-Konstante“, mit der die Mitarbeiter mit dem Unternehmen verbunden waren. Das war auf jeden Fall eine große Hilfe in dieser Zeit.”
Konstantin Korntner, IT-Spezialist | Rath AG
Mittlerweile arbeitet die Belegschaft der Rath AG hybrid. Denn wie in vielen Unternehmen wird auch bei Rath Homeoffice flexibel gelebt: Jene Mitarbeiter, bei denen die räumliche Situation effektives, dezentrales Arbeiten zulässt und die technisch gut ausgestattet sind, nutzen Home Office sehr gerne. Gleichzeitig besteht immer die Möglichkeit, die Infrastruktur an den Standorten zu nutzen und vor Ort den persönlichen Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen zu pflegen.
SharePoint als Beginn der Zusammenarbeit mit corner4
Ausgangspunkt der Zusammenarbeit mit corner4 war ursprünglich die Suche nach einem Partner zur Unterstützung bei SharePoint gewesen. Diese Verbindung besteht nunmehr seit vielen Jahren. Die zunehmende Verwendung von SharePoint als Datenbasis für Spezialprojekte intensivierte diese Kooperation weiter.
Wie in mittlerweile vielen Unternehmen ist auch die IT-Abteilung der Rath AG verhältnismäßig klein und die hausinterne IT besteht aus gerade einmal fünf Personen. Daraus ergibt sich eine Konzentration auf Agenden, die zwingend im Unternehmen bleiben müssen.
Entwicklungen und Erweiterungen werden daher bevorzugt in Kooperation mit Partnerfirmen verwirklicht. Die Unternehmens-IT fungiert dabei vor allem als Schnittstelle zu externen Dienstleistern.
Ausgehend von dieser Fokussierung auf die Microsoft-Umgebung, basieren die Power Apps für Mitarbeiter, die corner4 für Rath erstellt, auch primär auf SharePoint und Power Automate.
„Wir überlegen uns, welchen Output wir erwarten und welchen Input wir liefern können – den Rest macht corner4!„
Konstantin Korntner, IT-Spezialist | Rath AG
Erfolgsgeheimnis: Gemeinsame Entwicklung der Software-Projekte
Das Projekt beginnt mit gemeinsamer Planung und Ideenfindung. Was allerdings die Umsetzung betrifft, verlässt man sich in weiterer Folge bei der Rath AG auf die Expertise und Erfahrung von corner4.
Der idealtypische Verlauf bei der App-Entwicklung verläuft dann zumeist nach folgendem Muster:
- Analyse der Bedürfnisse und Vorstellungen des Kunden.
- Anfertigung eines Grundkonzepts unter Berücksichtigung der Kundenwünsche.
- Freigabe der Applikation an den Kunden; nach erfolgter Freigabe erfolgt die Durchführung der Befüllung der Datenbasis.
- Testphase mit Key-Usern im Unternehmen.
- Abschließende Optimierungen und Feintuning der App.
Gerade am Anfang liegt der Fokus auf dem Austausch mit den Experten im Unternehmen. Synergien können insbesondere dann lukriert werden, wenn bereits ähnliche Problemstellungen gelöst wurden oder beide Seiten aufgrund ihrer Erfahrungen zur Verbesserung des Projekt-Settings beitragen können. Dies bedeutet konkret: Wochenlanger, reger Austausch zwischen den Projektpartnern, um die Projektanforderungen im Detail zu entwickeln und die Erwartungen und Projektergebnisse zu definieren.
Erst wenn die App intensiv getestet wurde und problemlos läuft, wird sie produktiv geschaltet und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Auch in dieser ersten Praxisphase tauchen manchmal noch Ideen und Verbesserungsvorschläge auf. Und selbst nach der Übergabe leistet corner4 noch unkompliziert Support und Tipps zur Selbsthilfe.
Bei der Rath AG schätzt man insbesondere diese problemlose und unkomplizierte Kooperation mit corner4: Ein fairer und vernünftiger Austausch. Zusätzlich gibt es zu allen Projekten eine seriöse Dokumentation und entsprechende Backups dazu – grundsätzlich alles, was man braucht, um die Apps auch unabhängig vom Entwickler nutzen zu können.
„Eine bessere Zusammenarbeit kann man sich nicht wünschen: Man macht sich nicht vom Zulieferer abhängig, sondern wird in die Lage versetzt, die App auch tatsächlich selbstbestimmt einzusetzen.„
Konstantin Korntner, IT-Spezialist | Rath AG
Eine weitere App – das “Access Request Tool” – ist ebenfalls bereits in Echtbetrieb. Mit diesem Tool wird die Verwaltung von Freigabeprozessen für bestimmte Verzeichnisse wesentlich vereinfacht. War es bisher mit großem administrativen Aufwand verbunden, einem Mitarbeiter Zugriff auf einen bestimmten Shared Folder oder ein Postfach zu gewähren, so wird dieser Prozess nunmehr durch das Access Request Tool signifikant beschleunigt. Der Benutzer macht konkrete Angaben zu Zweck und Art des gewünschten Zugriffs, auf deren Basis die Genehmigung erteilt werden kann.
Dieser Genehmigungsprozess involvierte bis dahin eine Reihe von Genehmigungen entscheidungsrelevanter Personen und bedurfte regelmäßig zahlreicher E-Mails und Rückfragen. Das Access Request Tool reduziert diesen Kommunikationsaufwand auf ein Minimum und die Bearbeitungszeit beträgt damit nur noch ein paar Minuten. Das spart Zeit und macht auch die entsprechende Dokumentation effektiver: Die Genehmigungsprozesse liegen standardisiert, nachvollziehbar und darüber hinaus übersichtlich aufbereitet vor.
Der Ablauf der Freigabe sieht folgendermaßen aus:
- Der User wählt im Portal den gewünschten Zugriff aus. In diesem Schritt muss auch eine Begründung für die geforderte Berechtigung angeführt werden.
- Das Tool sucht automatisiert den Zuständigen und versendet eine Anfrage.
- Der Verantwortliche kann die Genehmigung dann manuell bestätigen oder ablehnen.
- Bei einer erfolgreichen Bestätigung erhält die IT-Abteilung eine Verständigung und erteilt dann die technische Freigabe.
Dieser Genehmigungsprozess involvierte bis dahin eine Reihe von Genehmigungen entscheidungsrelevanter Personen und bedurfte regelmäßig zahlreicher Emails und Rückfragen. Das Access Request Tool reduziert diesen Kommunikationsaufwand auf ein Minimum – die Bearbeitungszeit beträgt damit nur noch ein paar Minuten. Das spart Zeit und macht auch die entsprechende Dokumentation effektiver: die Genehmigungsprozesse liegen standardisiert, nachvollziehbar und darüber hinaus übersichtlich aufbereitet vor.
Der Ablauf der Freigabe sieht folgendermaßen aus:
1. Der User wählt im Portal den gewünschten Zugriff aus. In diesem Schritt muss auch eine Begründung für die geforderte Berechtigung angeführt werden.
2. Das Tool sucht automatisiert den Zuständigen und versendet eine Anfrage.
3. Der Verantwortliche kann die Genehmigung dann manuell bestätigen oder ablehnen.
4. Bei einer erfolgreichen Bestätigung erhält die IT Abteilung eine Verständigung und erteilt dann die technische Freigabe.
App-Entwicklung – Usability is key!
Auch das Access Request Tool kommt bei den Mitarbeitern gut an. Das liegt einerseits daran, dass die Freigabeprozesse von den Usern in Microsoft Teams abgeschlossen werden können, sehr einfach zu verwenden sind und außerdem in zwei Sprachen vorliegen. Somit können sie auch von den Mitarbeitern in den Niederlassungen außerhalb Österreichs problemlos verwendet werden.
Wie lange es dauert, bis festgestellt werden kann, ob eine App gut angenommen wird, liegt in erster Linie an der Nutzungsintensität: Die Urlaubs- und Home-Office-App etwa wurde sofort akzeptiert, weil das Timing perfekt war. Durch die breite Nutzung von Remote Work wurde sie dementsprechend häufig verwendet und war daher bald im Alltag integriert.
„Wenn die IT wenig von den Mitarbeitern hört, bedeutet das, dass die App gut ist!„
Konstantin Korntner, IT-Spezialist | Rath AG
Gemeinsam in die Zukunft: Weitere Projekte in Kooperation mit corner4
Die Umsetzung der Vacation Request App und des Access Request Tools markiert den Startpunkt einer produktiven und fortdauernden Zusammenarbeit der Rath AG mit corner4. Denn mittlerweile wurde auf Basis einer bestehenden App für Werbemittel („Give Away und Broschüren“) auch eine neue App für Hardware-Bestellungen realisiert, die einheitliche Standards im IT-Bereich des Unternehmens etabliert.
Und wir haben noch viel mehr vor: Auch kommende Projekte will die Rath AG wieder mit corner4 realisieren. Unser Partner ist nach mehreren erfolgreich umgesetzten Tasks davon überzeugt, dass wir unseren Anspruch auch wirklich leben. Wir wollen nicht einfach ein Produkt verkaufen, sondern für jeden Kunden eine praxistaugliche Lösung entwickeln, die wirklich Sinn macht. Und die Stärke von corner4 liegt eindeutig darin, Abläufe schnell und einfach zu automatisieren.
Fazit: Effizienzsteigerung durch Akzeptanz
Es hat sich bestätigt, dass einer der Hauptfaktoren für die erfolgreiche Implementierung neuer Softwarelösungen die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist. Die Rath AG hat es sich zum Ziel gesetzt, durch umfassende Miteinbeziehung der Mitarbeiter ein hohes Level an Transparenz und Raum für wirklich nützliche Softwareentwicklungen zu schaffen. Da die Apps mit einem echten Mehrwert im Arbeitsalltag verbunden sind, ist die Akzeptanz der Mitarbeiter sehr hoch.
© Rath AG
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Michael Herger begeistert seit 2020 seine Kunden als Senior Consultant mit innovativen Lösungen. Speziell im Bereich Microsoft Power Platform, also Power Apps und Power Automate, ist Michael Ihr Experte.
