Microsoft enforced neue Subsite Limits für SharePoint Online ab Februar 2023

Haben Sie auf Microsoft SharePoint mehr als 2.000 Subsites angelegt? Wenn ja, dann sollten Sie jetzt unbedingt weiterlesen. Denn mit Februar 2023 hat Microsoft eine harte Grenze eingezogen und die Erstellung von Seiten limitiert. In diesem Beitrag erfahren Sie, was das neue Subsite Limit für Ihr Unternehmen bedeutet und wie Sie jetzt Ihre Architektur neu organisieren, wenn Sie mehr als 2.000 Subsites nutzen.

Subsites-Limit: Das ist der Plan von Microsoft

Für das Anlegen von Subsites gab es von Microsoft bislang nur klar formulierte Empfehlungen, nun tritt allerdings ein explizites Subsite Limit in Kraft, das aus zwei Elementen besteht:

• Maximal 2.000 Subsites pro Site-Collection
• Maximal 500 Links unter jedem Navigationselement (Seite, Hub, Global, Footer)

Die Umstellung soll laut Microsoft bis Ende April abgeschlossen sein, nachdem die Regeländerung eigentlich für Oktober 2022 geplant war. Die aktuelle Stellungnahme von Microsoft wurde bisher nicht korrigiert, sodass mit einem Inkrafttreten des Subsite Limits in 2023 definitiv zu rechnen ist.

Quelle: Microsoft Learn zu SharePoint Limits [15.2.2023]

Frage #1: Warum kommt die Umstellung überraschend?

Die Nachricht über die Regelverschärfung kommt für viele SharePoint Kunden überraschend, da Microsoft sie aktiv lediglich über das Nachrichtencenter in Microsoft 365 informierte.

Bei corner4 empfehlen wir unseren Kunden, das Nachrichtencenter regelmäßig zu überprüfen, um über Änderungen frühzeitig Bescheid zu wissen und zeitnah handeln zu können. Wichtige Informationen über Änderungen werden auch von Seiten der corner4 an Kunden ausgeschickt, um frühzeitig in Aktion treten zu können.

Tipp: Richten Sie ein Abo für das Nachrichtencenter in Microsoft 365 ein, um automatisch über eingehende Nachrichten per Mail informiert zu werden und wichtige Updates nicht zu verpassen.

Frage #2: Was bedeutet das neue Limit für laufende Systeme?

Mit der Regeländerung lassen sich zu Anwendungen, die das Limit von 2.000 Subsites überschreiten, keine neuen Unterseiten mehr hinzufügen. SharePoint wird die Erstellung blockieren und folgenden Fehlercode über die API ausgeben:

ERROR_SHARING_BUFFER_EXCEEDED

Bestehende Site-Collections bleiben aber auch mit mehr als 2.000 Subsites weiter bestehen und lauffähig. Für aktiv betriebene Systeme bedeutet dies jedoch trotzdem, dass ab dem Einführungszeitpunkt und ab Erreichung der genannten Limitationen keine weiteren zusätzlichen Strukturen angelegt werden können und somit der Betrieb der Lösung im produktiven (nicht Archiv) Umfeld deutlich eingeschränkt ist.

Frage #3: Sind alle SharePoint Versionen vom neuen Subsite Limit betroffen?

Die neuen Limits betreffen aktuell nur SharePoint Online. Wenn Sie diese Plattform nutzen, sollten Sie sich darauf einstellen, dass Ihr Unternehmen schon bald von den Änderungen betroffen ist. Denn die Cloudversion von SharePoint wird zentral von Microsoft verwaltet und automatisch aktualisiert.

Frage #4: Warum führt Microsoft das Subsite Limit ein?

Microsoft denkt rund um die Einführung von Teams seit einiger Zeit in flachen Strukturen. Subsites widersprechen diesem Ansatz und wir gehen davon aus, dass der Hersteller nun Nägel mit Köpfen macht, auch wenn er selbst bisher auf eine weitere Begründung für die Einführung der Limits verzichtet.

Letztlich sind die neuen Limits eine Tatsache, sodass Sie sich nun darauf konzentrieren sollten, die Auswirkungen auf Ihre Organisation zu ermitteln und die Architektur den neuen Anforderungen anzupassen.

Mein Tipp: Verzichten Sie generell auf Subsites. Denn unabhängig von der geplanten Anzahl sind heute alternative Architektur-Varianten klar die bessere Lösung.

Frage #5: Mehr als 2.000 Subsites in SharePoint: Was tun?

Sobald das neue Subsite Limit von 2.000 Subsites pro Site-Collection ausgerollt ist, gilt es ausnahmslos für alle SharePoint Kunden. Benötigen Anwendungen mehr Subsites, ist daher in jedem Fall eine Neukonzeption der Architektur notwendig.

SharePoint Nutzer mit komplexen Websites stehen jetzt vor der Mammutaufgabe, die bestehende Architektur mit Subsites, Bibliotheken, Listen und Ordnern regelkonform umzubauen, ohne die Funktionalität des Gesamtsystems zu gefährden.

Bei corner4 haben wir unsere Kunden daher bereits Ende letzten Jahres über die anstehende Änderung informiert und früh mit der Erarbeitung zukunftsfähiger Lösungen & Architektur-Ansätze begonnen.

Als Betroffene sollten Sie im ersten Schritt verstehen, wie Ihre Architektur konkret betroffen ist und herauszufinden, ob der Umbau einzelner Elemente ausreichend oder eine Neukonzeption der Architektur notwendig ist. Auf dieser Basis entwickeln und vergleichen Sie dann mögliche Lösungsansätze, um ein tragfähiges Migrationsszenario zu erarbeiten.

Frage #6: Wie lange dauert die Umstellung im Unternehmen & wie kann ich effizient weiter arbeiten?

In einer komplexen SharePoint Architektur greifen alle Elemente wie Zahnräder ineinander, sodass die bestehenden Funktionen möglichst exakt nachgebaut werden müssen, um die Integrität des Gesamtsystems zu gewährleisten. Die Neuplanung der SharePoint Architektur ist daher so individuell wie das zugrunde liegende System und eine belastbare Einschätzung von Aufwand und Zeithorizont der Umstellung können wir bei corner4 daher nur nach einem gemeinsamen Workshop geben, in der wir Ihre konkrete Situation und Ihre spezifischen Herausforderungen analysieren.

Nachdem Microsoft den Roll-out des Subsite Limits bereits einmal verschoben hatte, wird das Unternehmen den geplanten Termin Ende April 2023 erfahrungsgemäß einhalten.

Theoretisch kann das Limit ab jetzt jederzeit in Kraft treten, sodass Sie in jedem Fall zeitnah mit den besonderen Herausforderungen auseinandersetzen sollten, die sich aus der neuen Regel für Ihr System ergibt.

Frage #7: Was ändert sich für den Endanwender durch das SharePoint Limit?

Das Subsite-Limit zwingt viele Unternehmen zum Umbau ihrer Architektur. Für den Endnutzer sollte sich dadurch im Idealfall allerdings nichts ändern. Bei corner4 haben wir einige Lösungsansätze entwickelt, die Unternehmen einen möglichst reibungslosen Umstieg ermöglichen, ohne allzu stark von der Standard Umgebung abzuweichen. Hieraus würde sich nämlich eine Reihe neuer Probleme ergeben.

Unter Umständen lassen sich mit diesen Lösungsansätzen aber nicht alle durch die neuen Einschränkungen entstehenden Szenarien deckungsgleich abbilden. Daher unterstützen wir Unternehmen im Rahmen eines Workshops gerne bei der Identifikation kritischer Bereiche und erarbeiten gemeinsam mit dem lokalen IT-Team individuelle Lösungsansätze und Migrationsszenarien.

Fazit: Subsite-Limit für SharePoint Online kommt – jetzt neue Architektur anlegen!

Spätestens ab Ende April sind 2.000 Subsites das Limit für Ihre Site Collections in SharePoint. Als Nutzer sollten Sie daher schnellstmöglich herausfinden, wie Sie betroffen sind, um dann eine zukunftsfähige SharePoint Architektur aufzubauen.

Sie brauchen dabei professionelle Unterstützung, damit das SharePoint Update in jedem Fall reibungslos abläuft? Dann sprechen Sie jetzt mit unseren Experten!