Personalmanagement effizient und einfach
employee4 - Software zur Mitarbeiterverwaltung
Sind meine Reisespesen genehmigt? Welchen Status hat mein Urlaubsantrag? Welche PIN hat mein Smartphone? Genau für diese Fragen Ihrer Mitarbeiter wurde unser Portal employee4 entwickelt. Die auf SharePoint basierende Personalmanagement Software employee4 bietet Ihnen verschiedenste Funktionalitäten, die Sie organisatorisch unterstützen und Prozesse im Unternehmen automatisiert abbilden.
Lösungsansatz
Mit employee4 bieten wir Ihnen Module, die bei Bedarf einzeln oder als Gesamtpaket zum Einsatz kommen. Dabei liegt der Fokus auf höchster Standardisierung in Kombination mit der notwendigen Flexibilität, um Ihre internen Prozesse abzubilden und Ihr Personalmanagement zu optimieren.
Basis aller Module sind die bestehenden Mitarbeiterstammdaten, welche entweder als Liste am SharePoint manuell verwaltet, oder auf Wunsch aus Ihrem Active Directory (AD) abgegriffen und am SharePoint weiterverwendet werden.
Je nach Anwendungsgebiet verwenden wir entweder nur die Personendaten der Mitarbeiter oder auch andere Felder aus dem AD, wie zum Beispiel die Informationen zum Vorgesetzten.
employee4 hilft Ihnen bei der Verwaltung und Organisation von Mitarbeitern, Stammdaten und Assets
Mitarbeiter können selbst Abwesenheitsanträge erstellen und sich über den Resturlaubsstand informieren
Schnelle und einfache Verwaltung von Diäten und Spesen inklusive lückenloser Nachverfolgung
Mitarbeiterakte
Diese Akte dient zur Verwaltung von Mitarbeiter-relevanten Dokumenten und ist aufgeteilt in Bibliotheken für Mitarbeiter, Vorgesetzte und die HR-Abteilung.
Mitarbeiterdokumente
Hier sind für den Mitarbeiter relevante Dokumente zu finden. (z. B.: Dienstvertrag, Zusatzvereinbarungen, Zertifikate, …). Die Dokumente werden von der HR-Abteilung verwaltet und sind für den Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten verfügbar (Leserechte).
HR-Dokumente
Dieser Bereich ist ausschließlich für die HR-Abteilung sichtbar und dient als Ablage für Mitarbeiter-relevante Informationen, die weder der Mitarbeiter noch der Manager sehen (z. B.: digitale Personalakte).
Managerdokumente
In dieser Bibliothek kann der Vorgesetzte Dokumente ablegen, die weder der Mitarbeiter noch die HR-Abteilung sehen (z. B.: Dokumente für das Mitarbeitergespräch oder Notizen zum Mitarbeiter).
Urlaubsverwaltung
Die Urlaubsverwaltung bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit, selbst seine Abwesenheitsanträge zu erfassen und sich über den Resturlaubsstand zu informieren. Für die HR-Abteilung ist das Modul eine zentrale Verwaltungsstelle, die durch automatisierte Prozesse zum Beispiel Urlaubsansprüche erstellt und verwaltet. Funktionen unseres Mitarbeitermanagement-Tools im Detail:
- Mitarbeiter sehen Resturlaubsanspruch, beantragte und genehmigte Urlaube
- einfach neue Anträge erfassen und Status überprüfen
- automatischer Genehmigungsprozess erstellt Aufgaben für Vorgesetzte
- Automatische Generierung der jährlichen Urlaubsansprüche unter Berücksichtigung des Urlaubsanspruchs und des Eintrittsdatums
- HR-Zugriff auf alle Anträge, Zubuchungen bzw. Korrekturen können direkt vorgenommen werden
- der Abwesenheitskalender zeigt entweder Urlaube und Abwesenheiten einer Abteilung oder einer frei wählbaren Gruppe von Personen
Asset-Verwaltung
Das Personalmanagement inkludiert auch die Verwaltung von Assets die im Unternehmen verteilt werden. Behalten Sie die Übersicht aller verteilten Güter wie Mobiltelefone, Notebooks, Schlüssel, etc. mit employee4.
- Lückenlose Nachverfolgung
- Übersicht der verfügbaren/vergebenen Assets
- Verteilungshistorie
- Asset-Lebenszyklus inkl. Anzahl der Vergaben, Nutzungsdauer, Gerätealter
- Informationsverwaltung z. B.: Mitarbeiterzugriff auf PIN des Telefons
Reisekostenabrechnung
Zur Verfügung gestellte Vorlagen ermöglichen es Mitarbeitern Reisekosten, Diäten und Spesen selbstständig zu verwalten. Ein definierter Genehmigungsprozess gibt die Beträge frei.
- Automatische Erstellung von Datensätzen für jeden Mitarbeiter
- Vorlagen gewährleisten korrekte Verrechnungssätze
- gescannte Belege werden in eine Bibliothek hochgeladen
- Möglichkeit zur kontinuierlichen Erfassung und Genehmigung
- Statusanzeigen indizieren die Bearbeitungsstufe
