job4

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Mit job4 haben Sie Ihren Recruitingprozess immer unter Kontrolle

Die Verwaltung von Bewerbern und einhergehend die Besetzung vakanter Positionen im Unternehmen sind zentrale Prozesse im HR-Bereich. Die Koordination von unterschiedlichen offenen Stellen, den Bewerbern mit deren individuellen Skills und den verantwortlichen Personen der suchenden Abteilungen sind eine spannende Herausforderung, die am Ende über den Erfolg im Recruiting entscheidet. Mit job4 decken wir diesen Prozess ab und unterstützen darüber hinaus sowohl die HR-Abteilung als auch die Fachabteilungen in allen Phasen des Recruitings.

job4

Erfassung:

Dieser Prozess beginnt in job4 bei der Erfassung offener Stellen, entsprechend der Anforderungen aus der Fachabteilung. Schon bei der Erfassung im System werden bei den einzelnen Stellen neben einem zukünftigen Manager/Vorgesetzten auch die benötigten Anforderungen/Skills, die Art der Anstellung (Vollzeit, Teilzeit, Praktikum, …) und auch ein Jobstatus (geplant, genehmigt, besetzt, …) erfasst.

Überblick:

Da job4 als SharePoint Lösung umgesetzt ist, ergeben sich hier durch vorgegebene Berechtigungsstufen schon die ersten Vorteile. Jeder Manager, der auf das Portal berechtigt ist, sieht auf einen Blick seine ausgeschriebenen Stellen. Die HR-Abteilung sieht alle Jobs und kann eventuelle Überschneidungen oder Gleichheiten nutzen. Es ist interessant zu wissen, dass vielleicht unterschiedliche Abteilungen Personen mit gleichen Skills benötigen, aber es ist noch wichtiger, diverse Bewerber aufgrund derer Skills den richtigen Jobs zuzuweisen.

Datenschutz:

Die Vertraulichkeit der personenbezogenen Informationen ist sehr wichtig und über das Berechtigungskonzept von job4 wird sichergestellt, dass immer nur der richtige Kreis an Personen Zugriff auf sensible Daten hat. Wenn die rechtliche Situation es verlangt, werden alle personenbezogenen Daten und die gesamte Bewerberakte nach dem Bewerbungsprozess gelöscht!

job4 als Schaltzentrale für HR und Management
Verwaltung aller relevanten Dokumente, Termine und Bewerberinformationen
Datenschutz und Vertraulichkeit durch das job4 Berechtigungskonzept

Bewerberakte:

Nachdem die Jobs entweder auf der Webseite, auf Job-Portalen, bei Agenturen oder auf diversen anderen Kanälen publiziert sind, beginnt die Erfassung der Bewerber selbst. Die Stammdaten dieser Personen werden eingetragen und im Zuge dessen wird eine Bewerberakte erstellt. In dieser werden alle mit der Bewerbung verbundenen Dokumente (Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe oder interne Notizen) abgelegt und stehen der HR-Abteilung und dem späteren Manager zur Verfügung. Mit jedem Bewerber können die angegebenen Skills erfasst und auf einfache Art und Weise mit allen verfügbaren offenen Stellen abgeglichen werden. Dadurch erhält man einen nach Skills gewichteten Vorschlag, welche Stellen am besten zu einem Bewerber passen. Dem Bewerber können im Deckblatt nach Priorität Jobs zugewiesen werden (mittels Jobzuweisung und automatischer Relevanzberechnung werden die besten „Matches“ automatisch gefunden).

Bewerbungsablauf:

Als nächster Schritt werden die Bewerbungsgespräche durch HR koordiniert. Entweder als Vorauswahl noch ohne den zukünftigen Manager oder schon gemeinsam mit diesem. Jedes Gespräch wird als Termin am SharePoint erfasst und es entsteht ein lückenloser Ablauf des Bewerbungsprozesses. Eine Bewertung (Schulnotensystem 1-5, mit Kommentarfeld) des Gesprächs findet direkt im Termin-Element statt und steht dadurch sofort in job4 als Information zur Verfügung. Nach dem letzten Bewerbungsgespräch wird eine offene Stelle direkt einem der Bewerber zugewiesen und der Prozess abgeschlossen. Für den Fall, dass sich kein passender Bewerber findet, kann die Stelle auch als „Nicht besetzt“ markiert werden und steht für einen späteren Zeitpunkt wieder zur Verfügung.

Flexibel:

Generell werden unterschiedliche Statuswerte im System unterstützt und so können zum Beispiel Bewerber und auch Jobs in eine Warteposition gestellt werden. Wichtig ist, dass keine Informationen verloren gehen und dass Bewerber und Manager immer über den aktuellen Stand informiert werden. Wenn die rechtliche Situation es erlaubt, können auch frühere Bewerber in Evidenz gehalten werden und zu einem späteren Zeitpunkt für eine neue zu besetzende Stelle reaktiviert werden.

Übergang:

Erhält ein Bewerber eine ausgeschriebene Stelle, können die erfassten Stammdaten und Bewerbungsdokumente direkt an das Personalsystem für Mitarbeiter übergeben werden. Der Datensatz in job4 wird deaktiviert oder gelöscht.