employee4

employee4
das Mitarbeitermanagement Portal

Sind meine Reisespesen genehmigt? Welchen Status hat mein Urlaubsantrag? Welche PIN hat mein Smartphone? Genau für diese Fragen Ihrer Mitarbeiter wurde unser Portal employee4 entwickelt. Das auf SharePoint basierende employee4 bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionalitäten, die Sie organisatorisch unterstützen und Prozesse im Unternehmen automatisiert abbilden.

employee4

Lösungsansatz

Mit employee4 bieten wir Ihnen Module, die bei Bedarf einzeln oder als Gesamtpaket zum Einsatz kommen. Dabei liegt der Fokus auf höchster Standardisierung in Kombination mit der notwendigen Flexibilität, um Ihre internen Prozesse abzubilden und Ihr Mitarbeitermanagement zu optimieren.

Basis aller Module sind die bestehenden Mitarbeiterstammdaten, welche entweder als Liste am SharePoint manuell verwaltet werden, oder auf Wunsch aus Ihrem Active Directory (AD) abgegriffen und am SharePoint weiterverwendet werden.

Je nach Anwendungsgebiet verwenden wir entweder nur die Personendaten der Mitarbeiter oder auch andere Felder aus dem AD, wie zum Beispiel die Informationen zum Vorgesetzten.

employee4 hilft Ihnen bei der Verwaltung und Organisation von Mitarbeitern, Stammdaten und Assets
Mitarbeiter können selbst Abwesenheitsanträge erstellen und sich über den Resturlaubsstand informieren
Schnelle und einfache Verwaltung von Diäten und Spesen inklusive lückenloser Nachverfolgung

Mitarbeiterakte

Diese Akte dient zur Verwaltung von mitarbeiterrelevanten Dokumenten und ist aufgeteilt in Bibliotheken für Mitarbeiter, Vorgesetzte und die HR-Abteilung.

Mitarbeiterdokumente

Hier sind für den Mitarbeiter relevante Dokumente zu finden. (z.B.: Dienstvertrag, Zusatzvereinbarungen, Zertifikate, …). Die Dokumente werden von der HR-Abteilung verwaltet und sind für den Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten verfügbar (Leserechte).

HR-Dokumente

Dieser Bereich ist ausschließlich für die HR-Abteilung sichtbar und dient als Ablage für mitarbeiterrelevante Informationen, die weder der Mitarbeiter noch der Manager sehen (z.B.: Digitale Personalakte).

Managerdokumente

In dieser Bibliothek kann der Vorgesetzte Dokumente ablegen, die weder der Mitarbeiter noch die HR-Abteilung sehen (z.B.: Dokumente für das Mitarbeitergespräch oder Notizen zum Mitarbeiter).

Audit Leistungen

Urlaubsverwaltung

Die Urlaubsverwaltung bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit, selbst seine Abwesenheitsanträge zu erfassen und sich über den Resturlaubsstand zu informieren. Für die HR-Abteilung ist das Modul eine zentrale Verwaltungsstelle, die durch automatisierte Prozesse zum Beispiel Urlaubsansprüche erstellt und verwaltet. Funktionen im Detail:

  • Jeder Mitarbeiter sieht seinen Resturlaubsanspruch, seine beantragten und schon genehmigten Urlaube.
  • Mitarbeiter können sehr einfach neue Anträge erfassen und sehen den Status ihrer Anträge.
  • Ein automatischer Genehmigungsprozess erstellt Aufgaben für den Vorgesetzten.
  • Automatische Generierung der jährlichen Urlaubsansprüche für jeden Mitarbeiter unter Berücksichtigung des Urlaubsanspruchs und des Eintrittsdatums.
  • HR hat Zugriff auf alle Anträge und kann Zubuchungen bzw. Korrekturen direkt vornehmen.
  • Zur Planung gibt es einen Abwesenheitskalender, der entweder die Urlaube und Abwesenheiten einer Abteilung oder einer frei wählbaren Gruppe von Personen zeigt.

Asset-Verwaltung

Das Mitarbeitermanagement inkludiert auch die Verwaltung von Assets die im Unternehmen verteilt werden. Behalten Sie die Übersicht aller verteilten Güter wie Mobiltelefone, Notebooks, Schlüssen, etc. mit employee4.

  • Lückenlose Nachverfolgung
  • Überischt der verfügbaren/vergebenen Assets
  • Verteilungshistorie
  • Asset-Lebenszyklus inkl. Anzahl der Vergaben, Nutzungsdauer, Gerätealter
  • Informationenverwaltung z.B.: Mitarbeiterzugriff auf eigenen PIN des Telefons

Reisekostenabrechnung

Zur Verfügung gestellte Vorlagen ermöglichen es Mitarbeitern Reisekosten, Diäten und Spesen selbstständig zu verwalten. Ein definierter Genehmigungsporzess gibt die Beträge frei.

  • Automatische Erstellung von Datensätze für jeden Mitarbeiter
  • Vorlagen gewährleisten korrekte Verrechnungssätze
  • Belege werden gescannt und in eine eigene Bibliothek hochgeladen
  • Möglichkeit zur kontinuierlichen Erfassung und Genehmigung
  • Statusanzeigen indizieren die Bearbeitungsstufe