employee4

employee4
Mit employee4 bleiben für Ihre Mitarbeiter keine Fragen offen

Sind meine Reisespesen genehmigt? Welchen Status hat mein Urlaubsantrag? Welche PIN hat mein Smartphone? Genau für diese Fragen Ihrer Mitarbeiter wurde unser Portal employee4 entwickelt. Das auf SharePoint basierende employee4 bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionalitäten, die Sie organisatorisch unterstützen und Prozesse im Unternehmen automatisiert abbilden.

employee4

Lösungsansatz:

Mit employee4 bieten wir Ihnen Module, die bei Bedarf einzeln oder als Gesamtpaket zum Einsatz kommen. Dabei liegt der Fokus auf höchster Standardisierung in Kombination mit der notwendigen Flexibilität, um Ihre internen Prozesse abzubilden.

Basis aller Module sind die bestehenden Mitarbeiterstammdaten, welche entweder als Liste am SharePoint manuell verwaltet werden, oder auf Wunsch aus Ihrem Active Directory (AD) abgegriffen und am SharePoint weiterverwendet werden.

Je nach Anwendungsgebiet verwenden wir entweder nur die Personendaten der Mitarbeiter oder auch andere Felder aus dem AD, wie zum Beispiel die Informationen zum Vorgesetzten.

employee4 hilft Ihnen bei der Verwaltung und Organisation von Mitarbeitern, Stammdaten und Assets
Mit der Urlaubsverwaltung können Mitarbeiter selbst Abwesenheitsanträge erstellen und sich über den Resturlaubsstand informieren
Die integrierte Reisekostenabrechnung ermöglicht eine schnelle und einfache Verwaltung von Diäten und Spesen inklusive lückenloser Nachverfolgung

Mitarbeiterakte:

Diese Akte dient zur Verwaltung von mitarbeiterrelevanten Dokumenten und ist aufgeteilt in Bibliotheken für Mitarbeiter, Vorgesetzte und die HR-Abteilung.

Mitarbeiterdokumente:

Hier sind für den Mitarbeiter relevante Dokumente zu finden. (z.B.: Dienstvertrag, Zusatzvereinbarungen, Zielvereinbarungen, Zertifikate, …). Die Dokumente werden von der HR-Abteilung verwaltet und sind für den Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten verfügbar (Leserechte).

 

HR-Dokumente:

Dieser Bereich ist ausschließlich für die HR-Abteilung sichtbar und dient als Ablage für mitarbeiterrelevante Informationen, die weder der Mitarbeiter noch der Manager sehen (Digitale Personalakte)

Managerdokumente:

In dieser Bibliothek kann der Vorgesetzte Dokumente ablegen, die weder der Mitarbeiter noch die HR-Abteilung sehen (z.B.: Dokumente für das Mitarbeitergespräch oder Notizen zum Mitarbeiter).

Urlaubsverwaltung:

Die Urlaubsverwaltung bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit, selbst seine Abwesenheitsanträge zu erfassen und sich über den Resturlaubsstand zu informieren. Für die HR-Abteilung ist das Modul eine zentrale Verwaltungsstelle, die durch automatisierte Prozesse zum Beispiel Urlaubsansprüche erstellt und verwaltet. Funktionen im Detail:

  • Jeder Mitarbeiter sieht seinen Resturlaubsanspruch, seine beantragten und schon genehmigten Urlaube.
  • Mitarbeiter können sehr einfach neue Anträge erfassen und sehen den Status ihrer Anträge.
  • Ein automatischer Genehmigungsprozess erstellt Aufgaben für den Vorgesetzten.
  • Automatische Generierung der jährlichen Urlaubsansprüche für jeden Mitarbeiter unter Berücksichtigung des Urlaubsanspruchs und des Eintrittsdatums.
  • HR hat Zugriff auf alle Anträge und kann Zubuchungen bzw. Korrekturen direkt vornehmen.
  • Zur Planung gibt es einen Abwesenheitskalender, der entweder die Urlaube und Abwesenheiten einer Abteilung oder einer frei wählbaren Gruppe von Personen zeigt.

Das Berechtigungssystem erlaubt eine sehr granulare Steuerung der zugreifenden Personen. Basierend auf Ihrer schon bestehenden Benutzerverwaltung aus dem Microsoft Active Directory können wir Benutzergruppen erstellen, welche unterschiedliche Rollen einnehmen und dementsprechend Zugriff haben.

Für die Praxis heißt das, wenn eine Gruppe von „Vertragsmanagern“ definiert wird, können genau diese Personen neue Verträge erstellen und in weiterer Folge auch das Vertragsteam selbst festlegen.

Auch das Vertragsteam wird in weitere Rollen unterteilt. Hier gibt es Benutzer mit vollen Rechten, eine Gruppe mit eingeschränkten Rechten und optional auch eine ManagementRolle, welche lesenden Zugriff auf alle Verträge hat. Technisch ist auch möglich, externe Partner für die Mitarbeit einzuladen und diesen Personen Zugriff auf Dateien oder Bibliotheken zu erteilen.