audit4

Auditierung im Griff
Internes Audit verwalten mit audit4

Die Einhaltung von geforderten Standards geht in einem modernen Unternehmen mit der Erf├╝llung und Zertifizierung hoher Qualit├Ątsstandards einher. Sowohl in Bezug auf Prozesse als auch auf Richtlinien. Unsere Audit-L├Âsung begleitet Sie durch diese Prozesse und hilft Ihnen, die Qualit├Ąt im Unternehmen langfristig und nachhaltig sicherzustellen.

audit4

L├Âsungsansatz

Mit audit4 als Komplettl├Âsung beginnt die Unterst├╝tzung bereits bei der j├Ąhrlichen Planung und Budgetierung von einzelnen Audits bzw. ganzer Audit-Serien.

Dieser Planungsprozess wird normalerweise mit einer Freigabe der durchzuf├╝hrenden Audits beendet. Weiters begleitet Sie audit4 sukzessive durch die Umsetzung aller n├Âtigen Auditplanungen.

Durch die Auditplanung und die damit einhergehende Genehmigung behalten Sie stets den ├ťberblick, auch ├╝ber Kosten und Aufgaben, um Audits zeitgerecht abzuschlie├čen. Somit gew├Ąhrleisten Sie auch im Prozess und der Durchf├╝hrung eine ganzheitliche Qualit├Ątskontrolle.

audit4 begleitet Sie durch jedes Audit und stellt Ihnen zur richtigen Zeit die richtigen Inhalte zur Verf├╝gung
Mit audit4 sind Ihre zuk├╝nftigen Audits die Basis f├╝r Optimierung und Verbesserung im Unternehmen
Prozesse optimieren mit definierten Fragenkatalogen, automatisierten Ma├čnahmen und Wirksamkeitspr├╝fung

Funktionsumfang zur Auditierung

Der gesamte Auditprozess wird an einer zentralen Stelle abgebildet. Alle relevanten Inhalte sind f├╝r die berechtigten Personen leicht zug├Ąnglich.

F├╝r jedes Audit wird dabei eine berechtigte Aktenstruktur erzeugt. Basierend auf einer definierten Vorlage werden die jeweils relevanten Informationen zur Verf├╝gung stellt. Diese Akten werden entweder direkt oder nach einer Genehmigung der Auditplanung automatisch erstellt.

Auditakten

Damit die ├ťbersichtlichkeit zu jedem Zeitpunkt gewahrt wird, erstellt audit4 f├╝r jedes Audit eine eigene Akte, in welcher die relevanten Informationen abgelegt sind.

Dazu z├Ąhlt das Auditprogramm, in dem das Audit selbst geplant wird (Zeitplanung ÔÇô Terminierung mit den einzelnen Bereichen). Aufgrund der ausgew├Ąhlten Fragenkataloge werden alle Fragen in der Auditakte angelegt und k├Ânnen direkt bewertet werden. In der Praxis ist das so gedacht, dass die Fragenbewertungen am Tag der Auditierung in der audit4-Akte vonstattengehen und die Ergebnisse sofort sichtbar werden.

Dabei wird jede Frage mit Punkten (Skala pro Frage, um eine Gewichtung zu erm├Âglichen) bewertet. Es erfolgt sofort eine Klassifizierung nach definierten Kriterien (Erf├╝llt, Verbesserungspotenzial, Abweichung oder nicht relevant). Sobald eine Frage als Abweichung oder Verbesserungspotenzial klassifiziert wird, generiert das System automatisch eine Ma├čnahme. Somit wird sichergestellt, dass der aufgezeigte Handlungsbedarf auch eine ├änderung ausl├Âst. Im Bereich der Fragenbewertung ist nach dem Audit auch eine Gesamtauswertung aller Fragen verf├╝gbar. So k├Ânnen Sie Ihre Qualit├Ątskontrolle optimieren und z.B. die Zertifizierung von Standards effizient erreichen oder behalten.

Auditplanung und Freigabe

Unterschiedlichste Prozesse und Aufgaben werden in einem Unternehmen geplant. Genau so soll es auch bei der Auditierung sein.

Jeder Bereich, der in irgendeiner Form auditiert wird, oder selbst Audits durchf├╝hrt, kann bei audit4 die Auditplanung verwenden und eine Jahresplanung f├╝r die Auditierung erstellen.

Diese Planung inkludiert nicht nur das Audit selbst (inkl. kurzer Beschreibung und Anzahl der Audits pro Periode). Auch die Plankosten f├╝r jedes einzelne Audit werden ber├╝cksichtigt. Diese Kostenaufstellung beinhaltet auch die oft vernachl├Ąssigten internen Kosten, welche solche Pr├╝fungen verursachen. Um diese Kosten zu ber├╝cksichtigen, gibt es bei audit4 einen Genehmigungsschritt f├╝r die Auditplanungen.

Leistungen

Fragenkatalog zur Zertifizierung

audit4 erm├Âglicht es allgemein g├╝ltige Fragenkataloge zu erstellen und diese in unterschiedlichen Audits zu verwenden. Sie erfassen zum Beispiel an einer zentralen Stelle Standardfragenkataloge f├╝r die ISO-Normen 9001 oder 14001. Bei einer neuen Auditierung w├Ąhlen Sie aus, welche Fragenkataloge zu verwenden sind. Die Kombination mehrerer Fragenkataloge wird von audit4 ebenfalls unterst├╝tzt. Ein Beispiel hierf├╝r w├Ąre die Kombination der ISO Fragenkataloge mit Fragen, welche Sie ganz speziell im eigenen Unternehmen auditieren. Bei der Erstellung der Auditakten werden die einzelnen Fragen der ausgew├Ąhlten Fragenkataloge in der Auditakte erstellt und k├Ânnen dort zu einem sp├Ąteren Zeitpunkt bzw. w├Ąhrend des Audits bewertet werden.

Ma├čnahmen im Auditprozess

Wird eine Frage als Abweichung oder Verbesserungspotenzial eingestuft, kann der Auditor sofort bei der Frage eine Ma├čnahme erstellen. Sobald die Frage einem Verantwortlichen zugewiesen wird, erstellt das System automatisch eine Aufgabe. Dieser wird per E-Mail informiert und hat nun die Aufgabe, die Ma├čnahme noch genauer zu definieren und diese einem Mitarbeiter zur Abarbeitung zuzuweisen. Der Status der Aufgabe ist in der Audit-Software ersichtlich und Verantwortliche sehen auf einen Blick, welche Ma├čnahmen noch nicht umgesetzt sind.

Wirksamkeitspr├╝fung

Zu jeder Ma├čnahme kann optional eine Wirksamkeitspr├╝fung definiert werden. Dabei wird im Ma├čnahmenformular der Bereich der Wirksamkeitspr├╝fung bef├╝llt. Nach Abschluss der Ma├čnahme durch einen zugewiesenen Mitarbeiter wird eine weitere Aufgabe (Wirksamkeitspr├╝fung) f├╝r den im Formular eingetragen Verantwortlichen erstellt. Wird bei der Wirksamkeitspr├╝fung festgestellt, dass die Ma├čnahme nicht zufriedenstellend umgesetzt wurde, kann daraus eine Wiederholung der Ma├čnahme mit erneuter Wirksamkeitspr├╝fung resultieren.